Un sistema di gestione della qualità è un insieme di processi definiti e implementati per consentire a un’organizzazione di soddisfare le esigenze dei propri clienti. Si tratta di un approccio definito e documentato che guida tutti i livelli di gestione, tutti i reparti di un’organizzazione e tutti i fornitori dell’organizzazione a marciare verso un obiettivo comune: comprendere le esigenze e i requisiti dei clienti e fornire prodotti e servizi che soddisfino le loro necessità.
Ora, per comprendere e utilizzare il concetto di QMS nel nostro business e nelle operazioni, esploriamo le seguenti aree:
- Qual è lo scopo del Sistema di Gestione della Qualità?
- Quali sono gli elementi di un efficace sistema di gestione della qualità?
- Quali sono i suoi benefici?
- Quali tipi di aziende e organizzazioni hanno bisogno di un sistema di gestione della qualità?
- La ISO 9001 e il QMS sono la stessa cosa?
Discutiamo queste domande una per una…
Qual è lo scopo del QMS?
La mia organizzazione ha un team Qualità che si occupa di tutte le attività relative alla Qualità. Ho davvero bisogno di un QMS?
Sì, indipendentemente dal fatto che un’azienda abbia o meno un team di qualità interno, il QMS è un must per tutte le organizzazioni che vogliono fornire ed eccellere nel soddisfare le esigenze dei loro clienti.
QMS non è limitato alle attività svolte da un team di qualità. Infatti, le attività del team qualità sono solo una piccola percentuale degli elementi che fanno parte del QMS. Un’enorme fetta viene eseguita da diversi processi e funzioni. Come già discusso, il QMS è attribuito a tutti i dipartimenti di un’organizzazione e si estende anche ai fornitori. Il team di qualità permette e sostiene l’implementazione di successo del QMS in un’organizzazione. Il QMS è uno strumento e il team della qualità è un driver che usa lo strumento per il miglioramento dell’organizzazione
Quali sono gli elementi di un QMS efficace?
Dalla definizione di QMS, possiamo derivare facilmente gli elementi del QMS. L’obiettivo del QMS è di fornire e soddisfare le esigenze dei clienti. Pertanto, l’attenzione al cliente è parte integrante di qualsiasi QMS. Per lavorare verso questo obiettivo, ogni organizzazione avrà una visione, una missione e un obiettivo di qualità. Questo sarà l’elemento successivo di un QMS. Per raggiungere questo obiettivo, l’organizzazione concepirà i processi, le politiche per i vari dipartimenti.
Poi l’organizzazione assegnerà le risorse per i processi da eseguire. Poi, per assicurare che questi processi non abbiano colli di bottiglia e che le risorse siano utilizzate efficacemente, l’organizzazione userà un approccio analitico basato sui dati e un processo di miglioramento continuo. Quindi, gli elementi sopra evidenziati sono parte integrante di un efficace QMS.
Figura 1: Elementi del sistema di gestione della qualità
Oltre a questo, un manuale della qualità (un documento che descrive come un’organizzazione gestirà tutti questi elementi) è anche una parte principale del SGQ. Un manuale di qualità ha:
- Politica della qualità
- Processi e loro descrizioni
- Risorse che devono essere utilizzate
- Prodotto/servizio che deve essere fornito
- Approccio per il miglioramento continuo
- Registri e documenti che devono essere documentati e gestiti
- Meccanismo di verifica della conformità al SGQ
- Approccio per l’analisi basata sui dati e la correzione dei processi
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un SGQ?
- QMS porta un approccio definito per raggiungere gli obiettivi di un’organizzazione. Pertanto, fornisce al team di gestione un percorso chiaramente definito che porterà al successo.
- Fissa un requisito standardizzato per tutte le funzioni e i reparti. Pertanto, valutare le prestazioni del processo o fornire loro le aspettative della gestione diventa un compito semplice
- L’implementazione del QMS aumenta il livello di fiducia dei clienti sul vostro prodotto/servizio. Così le entrate e la quota di mercato di un’organizzazione salgono.
- QMS assicura che gli obiettivi dell’organizzazione siano collegati alle esigenze del cliente e quindi crea una perfetta catena del valore
- L’implementazione del QMS aumenta l’uso efficace delle risorse
- Imposta obiettivi chiari per ogni ruolo lavorativo e ogni squadra, e quindi si evitano comunicazioni errate e ambiguità nel modo di lavorare.
- Permette a un’organizzazione di capire le sue aree di sofferenza, i reclami e le preoccupazioni dei clienti, e di lavorare in tal senso.
Quindi ci sono enormi benefici nell’ideare un QMS robusto e nell’implementarlo in tutta la sua portata.
Quali tipi di organizzazioni possono utilizzare il QMS?
Tutte le organizzazioni che forniscono qualsiasi tipo di prodotto o servizio a pagamento possono utilizzare il QMS per garantire che il loro obiettivo sia raggiunto in modo strutturato. Compagnie aeree, società di software, produttori di automobili, unità di tintura, università, enti governativi, aeroporti, supermercati e così tante organizzazioni usano il QMS nel loro business quotidiano.
Sono ISO 9001 e QMS lo stesso?
La risposta è “Sì” così come “No”.
Sì perché, ISO 9001 è un QMS che è usato in tutto il mondo da un numero enorme di organizzazioni. ISO 9001 è uno standard sviluppato da ISO (International Organization for Standardization).
No perché, ISO non è l’unico QMS. Le organizzazioni possono sviluppare il loro proprio QMS per soddisfare le loro esigenze di business. Può includere i principi di ISO 9001 o adottare l’intero standard ISO 9001, o essere un QMS totalmente diverso. Dipende dall’organizzazione e dalle sue esigenze di gestione.