Se assumete dipendenti domestici – o impiegati domestici – come tate, giardinieri o custodi anziani, siete tenuti a pagare e trattenere le tasse per la sicurezza sociale e Medicare.
Dovrete ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) e fornire ad ogni dipendente un W-2 entro e non oltre il 31 gennaio.Se avete un commercialista o un servizio paghe che vi aiuta, compilare le tasse per i dipendenti domestici dovrebbe essere facile. Tuttavia, se è la prima volta che lavori con dipendenti nazionali, le regole e i regolamenti possono essere molto difficili da accettare. Assicurati di evitare queste situazioni comuni e considera di lavorare con un consulente esperto per assicurarti che la compilazione delle tasse vada liscia.
I contraenti indipendenti differiscono dai dipendenti nazionali. Questi includono persone come idraulici o riparatori che forniscono servizi al pubblico. Gli appaltatori indipendenti forniscono i propri strumenti e controllano come eseguono il lavoro. D’altra parte, voi controllate chi, cosa, quando, dove e come un dipendente domestico esegue il suo lavoro. Con questo controllo arriva la responsabilità di identificare correttamente i vostri dipendenti e di pagare le tasse appropriate.
Questo è importante perché gli appaltatori indipendenti gestiscono le loro tasse in modo diverso dai dipendenti. Mentre un appaltatore indipendente riceve un modulo 1099 alla fine dell’anno fiscale, i vostri dipendenti domestici riceveranno un W-2. Gli appaltatori indipendenti sono responsabili per il 100% delle loro tasse, mentre le tasse dei lavoratori domestici sono divise tra il datore di lavoro e il dipendente.
Non scambiate un dipendente domestico per un appaltatore indipendente! Classificare male i lavoratori può portare a multe e accuse di evasione fiscale.
Non reclamare i tuoi dipendenti nelle tue deduzioni fiscali
Se hai già un’attività, non puoi reclamare i tuoi dipendenti domestici nelle tue deduzioni fiscali. L’IRS dice che siccome gli impiegati domestici non sono membri contribuenti del vostro business, dovete gestire i loro salari attraverso il processo fiscale personale. Funziona così perché le imprese hanno diritto a deduzioni fiscali sulle spese del libro paga, ma i lavoratori domestici non stanno operando come parte del tuo business.
Puoi solo presentare le loro dichiarazioni dei redditi attraverso il tuo business se possiedi una ditta individuale o se gestisci un’azienda agricola a scopo di lucro.
Non ignorare gli straordinari
I lavoratori domestici, come le tate, sono considerati lavoratori non esenti secondo il Fair Labor Standards Act. Questo significa che i datori di lavoro devono pagare gli straordinari quando i dipendenti lavorano più di 40 ore per una settimana lavorativa di sette giorni. Gli straordinari devono essere pagati almeno 1,5 volte il tasso di paga regolare. L’eccezione a questo è se il vostro dipendente vive con voi, come una tata live-in.
Tentare di aggirare questa regola offrendo uno stipendio invece di un salario orario è illegale, e si può affrontare ripercussioni molto tempo dopo aver terminato un dipendente. I dipendenti possono venire da te e presentare una controversia sul salario, il che significa che dovrai pagare salari arretrati, tasse arretrate, sanzioni e interessi.
Stabilisci un accordo salariale che tenga conto degli straordinari, e non dovresti avere problemi a pagare la giusta quantità di tasse nella stagione delle tasse.
Se sei d’accordo su un salario che si basa su oltre 40 ore settimanali, includi il calcolo degli straordinari nel tuo contratto di lavoro. Per esempio, potreste accettare di pagare la vostra tata 550 dollari a settimana per 50 ore di lavoro. Nel vostro accordo, dovreste delineare che siete d’accordo di pagare $10/ora con $15/ora per gli straordinari.
Non trattenere i calcoli dal vostro dipendente
Come nel mondo commerciale, i dipendenti hanno diritto a vedere i dettagli della loro busta paga. Per ogni periodo di pagamento, i dipendenti domestici dovrebbero ricevere una busta paga che elenca le tariffe orarie e gli straordinari, nonché il numero di ore pagate per quel periodo. Dovresti anche dettagliare tutte le deduzioni per la previdenza sociale, Medicare, e le imposte sul reddito federali e statali che stai trattenendo.
Non aspettare fino al periodo delle tasse per affrontare le tasse
Se è la prima volta che assumi un lavoratore domestico, potresti pensare di essere troppo occupato per affrontare le questioni fiscali al momento dell’assunzione di un nuovo dipendente. Tuttavia, se aspettate fino al periodo delle tasse, c’è una buona possibilità che abbiate già fatto diversi errori che il vostro CPA deve risolvere, creando un processo lungo e costoso per tutti.
Invece, contattate un consulente fiscale con esperienza nei collaboratori domestici al momento dell’assunzione. Questo vi aiuterà a prepararvi per la stagione delle tasse con meno urti lungo la strada.
Non pagate in nero
Pagare in nero si riferisce alla mancata segnalazione dei salari pagati. Alcune persone cercano di aggirare questo problema pagando in contanti, dato che questo è un mezzo di trasferimento di denaro difficile da tracciare. Tuttavia, questo può mettervi in grossi guai. Sia che stiate lasciando tutto fuori dai libri contabili o solo una parte di esso, questo è un grande no-no. Può portare ad accuse di frode fiscale. Se le vostre tasse non vengono pagate, potreste trovarvi di fronte ad accuse di reato che vi colpiranno per il resto della vostra vita.
Non è così facile farla franca come si potrebbe pensare. Per esempio, se licenziate una tata e lei in seguito fa domanda di disoccupazione, potrebbe dichiarare la quantità di denaro che ha effettivamente guadagnato per massimizzare i suoi benefici. Se avete tenuto porzioni del suo reddito fuori dai libri contabili, ora siete stati scoperti, e non c’è prescrizione per le tasse sul lavoro non pagate.
Ricorda, devi segnalare quanto segue come salario di un dipendente domestico:
- Salario e bonus
- Overtime
- Vacanza e malattia
- Tasse non trattenute dalla busta paga
- Indennità per l’auto
- Gift card
- Altri benefici in denaro
Siate onesti, e tieni registri dettagliati, e non dovresti affrontare multe o accuse penali in futuro.
Con queste precauzioni in mente, potete avvicinarvi alle tasse sui dipendenti nazionali nel modo giusto per evitare problemi o controversie che potrebbero sorgere in futuro. Se siete confusi o semplicemente non avete il tempo di affrontare questi problemi da soli, consultate un avvocato autorizzato, o lavorate con un servizio di libro paga per saperne di più su come gestire la vostra situazione personale.
Kathleen Webb ha co-fondato HomeWork Solutions nel 1993 per fornire servizi di libro paga e tasse alle famiglie che impiegano lavoratori domestici. Kathy ha una vasta esperienza nella preparazione delle tasse sui salari ‘nanny tax’. È autrice di numerosi articoli su questo argomento ed è stata descritta nel Wall Street Journal, nel Kiplinger’s Personal Finance e nel Congressional Quarterly. Si è anche consultata con lo staff del Senato nella stesura della legge sulla Nanny Tax del 1994.
Webb si è laureata magna cum laude al Boston College. È l’ex presidente dell’International Nanny Association, la principale associazione professionale nel settore della cura dei bambini a domicilio.