プロジェクトのライフサイクルでは、ステークホルダーと多くのミーティングを行うことになります。 ほとんどのミーティングでは、あなたとチームメンバーが、プロジェクトの状況、問題、および計画について話し合います。 その他にも、経営陣やクライアントとのミーティングもあります。
これらのミーティングにはそれぞれ意義がありますが、キックオフミーティングは独特です。
PMIはPMBOKガイドの第6版でキックオフミーティングを導入しました。
キックオフミーティングとは
新しいプロジェクトや新しいフェーズを開始する際に、プロジェクト関係者の間で行われる最初のミーティングのことです。
このミーティングには、プロジェクトスポンサー、経営陣、プロジェクトマネージャーなどのハイレベルなステークホルダーと、数名のチームメンバーが参加します。 しかし、プロジェクトチームの中では、プロジェクトマネージャーとチームメンバーが参加します。 この会議では、プロジェクトマネージャーが共通の目標を定義し、コンセンサスを得る機会が与えられます。
キックオフミーティングは、プロジェクトの目標達成に向けてチームメンバーのモチベーションを高めるための貴重なツールです。
When Does the Kickoff Meeting Take Place?
小規模なプロジェクトの場合、キックオフミーティングは開始段階の直後に行われ、すべてのチームメンバーが参加します。 多くのメンバーにとっては、他のメンバーと初めて会うことになるので、他のメンバーを知る機会にもなります。
小規模なプロジェクトでは、キックオフミーティングは1回だけです。
大きなプロジェクトでは、計画が完了し、実行が始まろうとしているときにキックオフ・ミーティングを実施します。 プロジェクトが複数のフェーズに分かれている場合は、各フェーズの最初にキックオフ・ミーティングを行うことができます。
プロジェクトが広い地域にまたがっている場合は、インターネットでコミュニケーションがとれるように、バーチャル・キックオフ・ミーティングを行います。
キックオフ・ミーティングの目的
プロジェクト・チームは新しいメンバーで構成されているので、慣らし運転が不可欠です。 このセッションは、チームメンバーがお互いに知り合い、信頼関係を築き、相互理解を促進する機会となります。
このセッションでは、プロジェクトの目的、前提条件、制約条件、成果物、課題、方法論、手順、計画、作業環境、各ステークホルダーの役割などを話し合うことができます。
キックオフミーティングを成功させることで、プロジェクトの方向性を決めることができます。 ステークホルダーが同じ考えを持ち、プロジェクトの目的について共通の理解をしていることを確認します。
キックオフミーティングの成功は、プロジェクトの方向性を決めるものです。
キックオフミーティングは、クライアントがプロジェクトチームとの関係を築き、プロジェクトの進め方を理解するのに役立ちます。
How Do You Conduct a Successful Kickoff Meeting?
内部キックオフミーティングは、プロジェクトを理解するために、チームメンバーと経営陣の間で行われます。
チームメンバーがクライアントとのミーティングに備えて、不要な質問をしないようにするためです。 チームメンバーの自信にもつながります。
社内キックオフミーティングを行った後は、クライアントとの社外キックオフミーティングを行います。 これは、クライアントとその期待を理解し、疑問点を解消し、プロジェクト遂行のプロセスを説明する機会となります。
キックオフミーティングを成功させるためには、以下のステップを踏んでください。
- Set the Agenda
- Conduct the Meeting
- Close the Meeting
Set the Agenda
ミーティングで議論するトピックを決めておきましょう。
導入セッションを含め、プロジェクトとその目的、マイルストーン、前提条件、制約条件を紹介し、最後に質疑応答を行います。
プレゼンテーションを使って、理由を説明します。
会議を行う前にこのアジェンダを送り、出席者が準備して積極的に貢献できるようにします。
会議の開催
自己紹介をして、他の人にも同じことをしてもらいます。 その後、あなたはアジェンダを入札し、会議で議論されるトピックを説明します。
その後、プロジェクト、その目的、プロジェクトスコープの簡単な説明、チームメンバーの役割と責任を説明します。
コミュニケーションとレポーティングのシステムについて説明します。例えば、どのようにステークホルダーと情報を伝達するかなどです。 クライアントと議論するためのアジェンダを設定します。 最後に、Q&Aセッションを行います。
プロジェクト憲章とその内容を説明します。 これは初期段階であり、詳細なプロジェクト管理計画を策定するためには、彼らの助けが必要であることを伝えます。
期待されることを設定します。 例えば、仕事の割り当て、ローテーション、休暇の手順などを説明します。
重要なステークホルダー、そのニーズと役割について説明する。 コミュニケーションと報告システムを説明する。 例えば、報告書のフォーマットやコミュニケーションの頻度などを指定します。
最後に、プロジェクトとそのビジネスニーズ、そしてなぜそれがクライアントと会社にとって不可欠なのかを説明します。 この部分はクライアントと一緒に行います。 事前にクライアントに伝えておくと、ミーティングの準備ができます。
プロジェクトが直面する可能性のある重大なリスクや制約があれば、それをどのように克服するかを話し合います。
会議の終了
最後に質疑応答を行い、参加者が疑問に思っていることを解消するよう促します。
最後に、参加者に感謝の意を表し、何か不明な点があれば連絡してほしいと伝えます。
会議が終わったら、議事録を作成し、出席者や会議に参加しなかった人に送ります。
キックオフミーティングのメリット
キックオフミーティングには次のようなメリットがあります。
- チームメンバーがお互いを知ることができる。
- 利害関係者がプロジェクトのマイルストーン、リスク、仮定、制約を理解することができます。
- プロジェクトマネージャーが利害関係者から支持を得ることを支援します。
- 出席者が疑問点を明らかにする機会を提供します。
- 利害関係者が同じページに立つことができます。
まとめ
キックオフミーティングは、プロジェクトを成功させるための重要な要素です。 妨害を最小限に抑えてプロジェクトを実行、完了させることができます。 自分の能力を発揮し、プロジェクトに対するステークホルダーの信頼を築くことができる瞬間です。 プロジェクトに対するステークホルダーの期待値を設定する場でもあります。