あなたの会社の現在のビジネストラベルのやり方を評価してください。
社員をどのくらいの頻度で海外に派遣しているのか、1回の出張にどのくらいの費用をかけているのか、そしてその出張で何を達成しているのか。
さらに重要なことは、社員が出張の際によく抱える問題や不満は何かということです。 一つは、出張中に出張者の所在を把握するのが難しいということです。 また、飛行機が遅れたときの会社と出張者の間の調整を改善したい。
それを知るためには、自社の出張データを集め、傾向を把握する必要があります。
会社の出張の目標を明確にする
各出張で何を達成しようとしているのか？
コーポレート・トラベル・ポリシーを作成または改訂する際には、それが会社の目標達成に役立つことを確認してください。
ポリシーを作成することで、あなたが最も達成したいことを明確にすることも大切です。 例えば、最優先事項はコスト削減でしょうか？ 例えば、最優先事項はコスト削減なのか、それとも社員の出張時の柔軟性を高めることなのか。
どの程度の柔軟性を持たせるか
従業員にどの程度の余裕を持たせるか。 例えば、予算の範囲内であれば、航空券や宿泊施設を自由に選ぶことができるようにすることです。
マッキンゼーによると、アジアのビジネス・トラベラーは、ヨーロッパのビジネス・トラベラーの2倍の確率で、週末を含めた旅行日程を予約しています。 この傾向は「ブリージャー」トラベルと呼ばれ、出張を延長してレジャーを楽しむものです。
代替手段の検討
現在の出張慣行で従業員がホテルに限定されている場合は、Airbnbのような代替手段を検討してみてください。 とはいえ、シェアードサービスを利用することの長所と短所を見極める必要があるでしょう。
出張時にシェアードサービスの利用を好む社員がいる場合は、良い面も悪い面も含めて経験談を聞いてみましょう。
ポリシーをどのように実施するかを決める
出張の管理は外部機関が行うのか、それとも自社の管理チームが行うのか。 前者の場合、十分な予算があるかどうかを確認してください。一般的に、外部の出張管理パッケージは中小企業よりも大企業にメリットがあります。
一方で、最近はデジタルツールを使ってポリシーを自動適用する企業が増えています。 これは通常、アプリや管理システムにポリシーをアップロードすることで行われます。このシステムは、予約やその他の出張の手配も行い、ポリシー遵守のための管理も実施します。 デジタルツールは、従業員が自分で航空券や宿泊施設を予約できるようにしている小規模な企業にも適しています。
ポリシーを実施する際の容易さや複雑さもテストしてみましょう。
ポリシーを書いたりフォーマットしたりする際には、読者のことを考えてください。
非常にフォーマルな言葉で書かれたテキストのみの文書である必要はありません。 結局のところ、あなたの目的は、従業員がポリシーを読んで理解することです。 空白のない、人間のために書かれたとは思えない文書を読みたいと思う人はいないでしょう。
短くシンプルにすることで、企業のトラベルポリシーを覚えやすくしましょう。 最良の結果を得るためには、明確でわかりやすく、具体的な言葉を使うことです。 必要に応じて、写真や図、チャートを使用します。
上記のガイドラインに従ったら、いよいよポリシーを作成（改訂）しましょう。