第一印象：そのチャンスは二度とありませんが、Ruby®受付嬢はその第一印象を素晴らしいものにしたいと考えています。
バーチャル受付嬢にとって、電話応対は「超フレンドリー」をアピールするチャンスです。 企業の挨拶は、電話をかけてきた人に完璧な印象を与える上で重要な役割を果たします。
早速ですが、電話応対の際にRubyが認めた3つの要素をご紹介します。
ショックですよね。
でも、まず最初に、会社名を言うだけでは不十分です。 会社の挨拶は、”Hello “や “Thank you for calling “で始めましょう。また、電話をかけてくる人の多くが同じ時間帯にいる場合は、”Good morning/afternoon “を使ってみましょう。
電話をかけてきた人に何かを言う前に、温かい言葉で歓迎の意を表しましょう。
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会社名
さて、「こんにちは」は挨拶の始まりとしては素晴らしい方法ですが、それだけでは挨拶にはなりません。 もし、あなたの会社が「こんにちは」だけで電話応対をしているなら、すぐに会社のミーティングを招集して、そのくだらなさを解消しましょう。 実際、「Hello」だけでは、電話をかけてきた人は混乱してしまいますし、正しい番号をダイヤルしたのかどうか疑問に思ってしまうでしょう。 電話を受けるときは、必ず会社名を名乗りましょう。
援助の申し出
“How may I help you?”。 なんと美しい言葉でしょう。 挨拶の最後に質問をすることで、電話をかけてきた人に、あなたがその日を楽しみにしていることを伝えましょう。 “How may I help you today? “と “How may I assist you? “の2つが確実な選択肢です。 電話に出るとき、質問に答えるのではなく、電話を転送していませんか？ “How may I direct your call?” を試してみてはいかがでしょうか。 電話をかけてきた人に必ず聞くべき質問がありますか？ それを聞いてみてください。
すべてのお客様は配慮されていると感じたいので、挨拶の最後に役立つ質問をすることで、すべてのステップで素晴らしいカスタマー エクスペリエンスを得ることができます。
Your Gleaming Greeting:
すべてが終わった後、完成品は次のようになります。 “おはようございます。 おはようございます！ABC社にお電話いただき、ありがとうございます。 今日はどのようなご用件でしょうか？”
これを読むだけで気分がいいですね。
もちろん、あなたの挨拶は、驚くべき、記憶に残る、無敵のコールハンドリング方程式の一部にすぎません。 詳しくは、コールハンドリングの総合ガイドをご覧ください。