プロジェクトの期間中、関係者は常に何かを学ぶべき問題に遭遇します。 このような問題は定期的に議論され、チームメンバーは、そのような問題が再び起こったときに適用できる実用的な何かを得ることができます。 このような問題は、経験から得た情報が失われないように、教訓テンプレートに記録されます。
教訓のテンプレート
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なぜ教訓が重要なのか
世界で最も収益性の高いプロジェクトであっても浮き沈みがあり、一般的には浮き沈みは浮き沈みと同じくらい大きな影響を与えます。
これらの教訓を教訓文書に書き留めることは、多くの目的を果たすため、プロジェクトの基本的な部分となるべきです。
これらの教訓を教訓文書に書き留めることは、多くの目的のために、プロジェクトの基本的な部分となるべきです。教訓フォーマットの完全な文書化は、通常、プロジェクトのクローズアウト プロセスで行われますが、プロジェクトの期間中、すべての教訓を記録する必要があります。
- 便利で重要なツールです
各プロジェクトから得られたすべての教訓は、特に同じようなプロジェクトにアサインされたときに、重要なツールとなります。
その教訓は、プロジェクト中にうまくいかなかったことや、将来同じようなことが起こらないようにするための推奨事項が書かれていなければなりません。
また、うまくいったプロジェクトの側面も書かれていなければなりませんし、同じようなプロジェクトがそのような情報からどのような恩恵を受けることができるかについても書かなければなりません。 - プロジェクトから学んだ教訓を記録する
プロジェクトの教訓の主な目的は、プロジェクトで学んだ教訓を公式の文書にまとめ、将来的に同様のプロジェクトに割り当てられた他のプロジェクトマネージャーと共有することです。 - プロジェクトでうまくいったことがすべて書かれている
教訓のフォーマットは、他のプロジェクトマネージャーが取った行動を生かすために、プロジェクトでうまくいったこととその理由も詳しく書かなければなりません。 また、他のプロジェクト マネージャは、プロジェクト チームのメンバーが誰であったかを調べて、今後のプロジェクト計画のためにフィードバックや提案を募るのもよいでしょう。
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プロジェクトマネジメントにおける教訓とは
教訓は、特にプロジェクトを振り返って見るときに、非公式な議論になることがあります。
教訓は、プロジェクトの終了後、あなたと顧客側、請負業者側の主要な代表者が出席する会議で行われるのが一般的ですが、いくつかの組織があれば、さらに洞察力を高めることができます。 教訓のための会議では、プロジェクトに関わった全員が、プロジェクトに対する考え、変更したい点、学んだこと、改善すべき点などをそれぞれの視点で共有します。
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lessons learned registerとは
各プロジェクトでは、プロジェクト中に得た知識を現在のプロジェクトで使用するために記録し、後に lessons learned registerに記入して将来参照できるようにするための文書が必要です。 この文書の主な目的は、組織全体で学んだ教訓を集めることです。 プロジェクトに関連する重要な情報を一貫して記録することで、他のチームメンバーが関連する教訓を調べてピンポイントで把握するのに役立ちます。
教訓登録簿を使用し、共有ドライブやクラウドで共有することができます。 また、コラボレーションを促進するために教訓のフォーマットをカスタマイズすることもできます。 ドキュメント内の値やカテゴリーを要件に合わせて変更することができます。
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教訓のテンプレートの作り方
プロジェクトの教訓のもう一つの使い方は、継続的な適応管理と改善に取り組む組織の文化の主要な構成要素としてです。 より簡単に言えば、教訓の例を使って、より効果的な方法で知識を伝え、仕事のプロセス、活動、計画に役立つ情報が含まれるようにすることができます。
- Define your project
これは、教訓の必要性を認識し、教訓を収集するプロセスとチームを確立する最初のステップです。
教訓の目的と必要性、製品を使用する人、プロジェクトのチームのメンバーを確立することが重要です。
教訓文書を作成する人は、プロジェクトに関する特定の知識や専門性、その他の重要なスキル（特に文章力やコミュニケーション能力）を持った人を選びます。 - データの収集
これには、プロジェクトの批評、会議、文書などの非構造化または構造化されたプロセスを通じた情報の収集が含まれます。
この教訓は、組織の目標を達成したポジティブな経験と、望ましくない結果をもたらしたネガティブな経験の両方をベースにすることができます。 - 検証と統合
提出された教訓は、その適用性と正確さを保証するために検証されなければなりません。 - 保存
教訓の文書のこの側面は、将来の普及と共有を目的として、教訓を共有データベースに組み込むことです。 - Dissemination
この最後の要素は最も重要であり、学んだ教訓の普及を含みます。 学んだ教訓が、その恩恵を受けることができる人々に使用され、配布されなければ、ほとんど、というか全く利益はありません。 普及のプロセスには、作業プロセスの改訂、日常的な配布、トレーニングなどが含まれます。
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ミーティングを行うための教訓テンプレートを使用する
プロジェクト中およびプロジェクト後にチームおよび個人の推奨事項を収集するために教訓テンプレートを使用します。
これらの報告会をプロジェクトの立ち上げまで残しておくと、立ち上げ前にもかかわらず情報が失われてしまう可能性があります。
- 間違いから学び、将来同じ間違いを犯さないようにするため。
- ベストプラクティスを決定し、その知識を将来の他のプロジェクトに伝えるため。
- チームメンバーや株主との信頼関係を築くため。
これらのことから、教訓ミーティングは単に怒りや不満の感情を共有する場ではないことがわかります。
- チーム全体で会議を行う場合は、小グループに分かれて会議終了までに結果を発表するメンバーがいるでしょう。
- 出席者が数人しかいない教訓会議では、発表の必要なく全員の結論を議論することができます。
しかし、多くの場合、一人のメンバーが勇気ある行動をとることで、その場が和みます。
しかし、よくあることですが、一人のメンバーが勇気を出して発言すると、他のメンバーもそれに追随して、率直に批判をし始めます。
もし、参加者が口を開くのをためらう傾向があると感じたら、例えば、ユーモアと謙虚さを示すために、いくつかの自虐ネタを配置するなど、事前に議論のポイントを計画することを検討してみてはいかがでしょうか。 例えば、ユーモアと謙虚さを表現するために、いくつかの自虐ネタを用意しておくといいでしょう。これは、自分自身やチームのメンバーを自己批判することが、まったく問題ないことを示すものです。