コミュニケーションの目的を定義したり、ステークホルダーやチャネルを特定したりする必要があるかどうかにかかわらず、このコミュニケーション プラン テンプレートを使用して、プロジェクトのコミュニケーションをスケジュールし、全員が最新の情報を得られるようなフィードバック ループを確立することができます。
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Why You Need a Communication Plan Template
コミュニケーションは、あらゆるプロジェクトのバックボーンです。 つまり、良いコミュニケーションです。
このテンプレートでは、プロジェクトチームや利害関係者に情報を共有する方法を説明していますので、正しく聞き取られ、適切な関係者を対象とすることができます。
このテンプレートには、プロジェクトチームやステークホルダーに情報を共有する方法が書かれています。 それだけでなく、このコミュニケーションプランのテンプレートには、コミュニケーションに関連する目標、ステークホルダー、戦略、活動を記載することができます。
このコミュニケーションプランのテンプレートは、以下のように考えてください。
- コミュニケーションの目的の保管場所、
- その目的をどのように実現するか、
- その目標を達成するためにどのくらいの期間と労力を要するか、そして最後に、
- 成功したかどうかを測る指標。
コミュニケーションプランのテンプレートを使用するタイミングは、他のタイミングよりも良い場合があります。 例えば、大規模なプロジェクトで、多くのリソース、ベンダー、マネージャーなどを抱えている場合、コミュニケーションのためのより構造的な配信が必要になるでしょう。
プロジェクトの成功には、インフォーマルなコミュニケーションの必要性も欠かせません。
この無料テンプレートは、あくまでも静的な文書です。
ProjectManager.comはクラウドベースで、いつでもどこでもアクセスできます。 私たちの受賞歴のあるツールは、GartnerのGetAppで、プロジェクトマネジメントのカテゴリーで何度も1位を獲得しています。
コミュニケーションプランのテンプレートの使い方
コミュニケーションプランのエクセルテンプレートをダウンロードしたら、いよいよプロジェクトに活用していきましょう。
まず、テンプレートの以下のセクションに記入してください。
背景
このセクションでは、利害関係者やチーム メンバーから賛同を得るために、コミュニケーション計画を文脈に沿って説明します。
- Vision and Objectives (ビジョンと目標)。 なぜコミュニケーションプランが必要なのかを明確にします。 いくつかの理由が考えられますが、それは何でしょうか？
- 目標と時間枠：コミュニケーション計画を立てる理由を明確にします。 目標を明確にすると同時に、その目標を一定の時間枠の中に置くことも必要です。
- コミュニケーションスタッフとツール。 コミュニケーションを機能させるためには、そのプロセスにオーナーシップを持つ人やグループが必要です。
- コミュニケーションのスタッフとツール：コミュニケーションを機能させるためには、プロセスにオーナーシップを持つ人やグループが必要です。彼らは誰で、どのようなツールを使ってメールやテキストなどの連絡事項を配信しているのでしょうか？ 結果を測定していなければ、コミュニケーションが実際に届いているかどうかを知る方法はありません。 コミュニケーションプランがどの程度機能しているかを確認するための指標を用意し、過去の事例としてデータを保管しておきましょう。
- 計画を立てる。 もちろん、これらすべてを計画しなければならないことは言うまでもありませんが、明確に、はっきりと言うべきかもしれません。 まず計画を立てずにプロジェクトを開始することはありませんから、自分のアドバイスに従って、コミュニケーションプロセスを設定する前に計画を立てましょう。 測定プロセスの一環として、プロジェクトが終了した後、コミュニケーションプランが全体的にどれだけ効果的だったかを確認する時間を取りましょう。
状況分析
ここでは、コミュニケーション計画に内在する強み、弱み、機会、および脅威を取り上げます。 強みには、あなたのチームがコミュニケーションにおいて優れている点が含まれますが、弱みには、コミュニケーションがうまくいっていない部分が記されています。 機会については、改善できる部分を見つけることです。 脅威とは、コミュニケーション全体を崩壊させかねない問題です。
教訓
さて、いよいよ組織におけるコミュニケーションの歴史をスケッチして、傾向を把握し、ポジティブなものをサポートし、ネガティブなものから遠ざけるにはどうしたらよいかを考えてみましょう。 まず、これまでに行われた基本的なコミュニケーションをリストアップしてみましょう。 これらのコミュニケーションはどのように行われ、どの程度成功したのか？
目的
背景を概説したので、次は未来に向かって、このコミュニケーション計画で何を達成するかを表現します。
まず、トップ3の目的をシンプルにリストアップします。 この基準は、S.M.A.R.T.という頭文字で覚えておくといいでしょう。
ガイドライン
目的ができたところで、それをどうやって達成するか。 コミュニケーションを取るためのガイドラインが役立ちます。 コミュニケーションをどのように広めたいかをリストアップしてください。 それには、定期的なフィードバックやミーティング、送信前の承認、適切な情報のみの伝達などがあります。
ステークホルダー
プロジェクトのキーパーソンの名前、続いて役割、そして彼らが知る必要のある情報をリストアップします。 その後、彼らと連絡を取るべき頻度を示します。
メッセージ
キーメッセージは何ですか？ プロジェクトの定期的なコミュニケーションには、プロジェクトの状況、プロジェクトの課題、プロジェクトのリスク、プロジェクトの成果物、プロジェクトのリソースなどがあります。
配信チャネル
どのようなメカニズムでコミュニケーションを広めるのでしょうか？ ターゲット オーディエンスの好みのチャネルは何でしょうか。
情報収集
チャネルが決まったら、そのチャネルで発信する情報を収集する文書を作成します。
コミュニケーション スケジュール
さて、いよいよコミュニケーションプランの準備ですが、まずはスケジュールから始めます。 ガント チャートでスケジュールを作成し、ミーティング、ニュースレター、ソーシャル イベント、会議、セミナー、アラートなどのコミュニケーションの頻度を視覚化することができます。
コミュニケーション イベント
最後に、チーム メンバーがこれらのイベントを時間通りに完了できるように、コミュニケーション スケジュールのイベントを詳細に記述したいと思います。
Templates to Complement Your Communication Plan
コミュニケーション計画は、プロジェクトのほぼすべての側面に関わっています。 コミュニケーションがうまくいけばいくほど、成果物を成功させる可能性が高くなります。 コミュニケーションプランをさらに充実させるために、当サイトのプロジェクト管理用無料テンプレートのページをご覧ください。 このページでは、プロジェクトの各段階で役立つツールをご紹介しています。
プロジェクトプランテンプレート
無料のプロジェクトプランテンプレートは、タスク、リソース、コミュニケーションプロセスのリストを含む、プロジェクトプランのすべての部分をまとめるのに役立ちます。 コミュニケーションは、計画をチームに伝え、実行方法を知ってもらうためのものですが、ステークホルダーにとっても重要です。
RACIチャート
コミュニケーションはターゲットを絞ります。 明確な言葉を使っても、間違った相手に届けば、情報は役に立たず、混乱を招くことにもなります。 誰に何を伝えるかを知るためには、RACIチャートのテンプレートを使う必要があります。 このテンプレートは、プロジェクトに参加している人をRACI（責任者、説明責任者、相談役、情報提供者）で定義することで、誰が何を聞く必要があるかを判断するのに役立ちます。
ステータスレポート
ステータスレポートは、ある特定の時間におけるプロジェクトを記録したものです。 これは、パフォーマンスを追跡し、実際の進捗がこの時点で計画したものと一致していることを確認するのに最適な方法です。 言い換えれば、ステータスレポートは、プロジェクトマネージャーが作業をモニターし、またその作業をステークホルダーに伝えるためのコミュニケーションツールです。
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構造化された計画からリーダーシップの基礎となる柱まで、あらゆる形態のコミュニケーションについて書かれており、ProjectManager.comではビデオ チュートリアルの題材にもなっています。
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