ハラスメントがもたらす影響についてのニュースには事欠きません。 ハラスメントは、たとえ職場外で起こったとしても、雇用主の評判や利益に影響を与えます。 従業員から具体的な主張を伴うハラスメントの訴えがあった場合、調査が必要となります。 例えば、従業員が無礼さについて漠然とした不満を述べただけであれば、調査は必要ないかもしれません）。 裁判所は、調査を行わなかった場合、差別にあたると判断しています。
セーフハーバーの1つに、Faragher/Ellerth Defenseと呼ばれるものがあります。 Faragher v. City of Boca RatonとBurlington Industries, Inc. v. Ellerthは、1998年の2つのケースです。 これらのケースでは、裁判所は、3つの条件の下で敵対的な職場でのハラスメントに対して雇用者が責任を負わない可能性があると判断した。 一つ目は、訴えを起こした従業員が、降格や解雇などの雇用上の不利益を被っていないこと。 もう一つは、ハラスメント行為が速やかに是正されたこと。 3つ目の条件は、Faragher/Ellerth弁護団が最もよく知られているもので、苦情を言った従業員が、雇用者に改善の機会を与えるような確立された報告手続きを利用しなかったことである。
この3つ目の条件は、従業員ハンドブックにハラスメント報告手順を明記する正当な理由となります。 通常、この手順では、従業員がハラスメントの苦情を上司や人事部に伝えること、あるいは従業員が必要だと感じた場合には、直属の上司よりも上位の人に伝えることを求めています。
適切な言葉で書かれた報告ポリシーと、それを従業員が知っていることを確認する手段に加えて、雇用主は次に来るもの、すなわち調査のためのポリシーと手順を確立する必要があります。 法律はこの段階でもセーフハーバーを提供しています。
1998年にカリフォルニア州で起きたCotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc.事件は、よくその例として挙げられます。
この事件では、従業員がセクハラで訴えられ、調査を行った後、雇用主が彼を解雇し、彼は訴えました。 裁判所は、調査が適切に行われたかどうかを問題にしました。 最終的に裁判所は、調査（従業員の不正行為の証拠を発見）は適切に行われたので、雇用主は解雇された従業員を不当に扱っていないと判断しました。 このように、雇用主にとっての第二のセーフハーバーは、適切な調査を行うことである。 コトランを別の観点から考えると、雇用主はハラスメントを法廷のように徹底的に証明する必要はない。 例えば、職場での調査は、警察の調査のような厳格なルールに従う必要はない。
調査の注意点
幸いなことに、雇用主にとっては、苦情があったときに何をすべきかについて、いくつかのガイダンスがあります。
- 調査の完了を遅らせたり、怠ったりしないこと。 苦情が出された時点で、時計の針は動き始めています。 苦情が出された後に何も起こらなければ、裁判所は容赦ない結論を出すでしょう。 また、調査は速やかに終了させるべきです。そうしないと、裁判所は調査が意図的に未解決のまま放置されたと推測するかもしれません。
- 申し立て者に面倒な手続きをさせない。 報告手順はシンプルであるべきです。 書面を必要としたり、申し立て者の継続的な協力を必要としたりする必要はありません。 具体的な苦情が寄せられたら、調査を開始すべきです。
- 誠実な調査を怠らないこと。 疑わしいと思われる苦情であっても、雇用主は調査を行う方が良いのです。 文書や電子通信を求める。 目撃者にインタビューする。 出席、監視、カレンダー、コンピュータの記録などを確認する。
- Don’t leak. 守秘義務を守ることが重要です。 告発者、目撃者、そして不正行為を告発された人は、あなたが他の人に話すのではないかと心配することなく、証拠を提示することができなければなりません。 従業員は黙っている義務はないので、噂が広まることはあっても、自分から言いふらすべきではないことを覚えておいてください。 報復は別の法律違反です。
- Don’t fail to reach an conclusion. 調査を行った後は、たとえ証拠が「言った、言われた」以上のものでなくても、雇用主は何かをする義務があります。
このリストで明らかなように、ほとんどの「してはいけないこと」は、苦情に対して行動を起こさなかったことになります。
調査のあるべき姿
調査を行う最善の方法は、用意されたマニュアルに記載された手順に従って行うことです。 苦情が法廷に持ち込まれた場合、雇用主は適切な手順に従うことで善意の行動であることを示すことができます。
- 記録を残すこと。 苦情を受け取った日、苦情の詳細、苦情が解決するまでの調査措置が取られた日を記録します。 記録の保存期間は法律によって異なるので、地域の法律を確認してください。
- 準備したマニュアルに記載されている手順に従ってください。
調査を行う際の推奨される手順は何ですか？ 気をつけなければならないのは、職場での調査の手順は、警察の調査のように厳密に定められているわけではないということです。 雇用主は、社内で調査を行うことも、外部の調査員を雇うこともできます。 また、従業員が労働組合に所属している場合や、その他の特別な事情がある場合には、従わなければならない追加の手続きがあります。 しかし、一般的には、調査が誠実に行われる限り、裁量が認められています。
調査の機密性を保つ
プライバシーと機密性が保たれる個室を使用すること。 調査を行う人は、正確なメモを取るのが得意でなければなりません。 これは、録音されていない方が人は話しやすいということがよくあるからです。
Stay impartial
メモは後に法廷で証拠として登場する可能性があるので、専門外のコメントがないようにし、後から編集したり、「整頓」したりしてはいけません。 調査員は、出来事の年表を作成し、インタビューを受ける人のリストを準備し、調査の終了希望日を設定することができます。 調査員は公平でなければならない。
正直であること
インタビュアーは、インタビュイーに対して率直であるべきです。 約束をしたり、結論が出ていると言ったり、脅したりしてはいけません。 また、自分が誰を代表しているのか（ほとんどの場合、雇用者）についても正直に話すべきである。
徹底したインタビューを行う
インタビューは多くの場合、原告から始まります。 調査員は、次のような自由形式の質問をすることができます。 “
インタビューは多くの場合、被害者から始まります。 すべてのインタビュー対象者は、電子メール、テキスト、その他の文書などの証拠を提出するよう求められることがあります。 調査員は、インタビューを受けた人に具体的な内容にこだわるよう求めることで、物事を順調に進めることができます。 その他の質問には次のようなものがあります。 “その時、あなたは何を言ったか、何をしたか？” “そのことを誰かに話しましたか？”
次のインタビューでは、ハラスメントを告発した人が登場するかもしれません。 この人には、インタビューを受ける理由を伝え、原告と同じタイプの質問をします。 “
さらに、申し立てられた行為について話せる人がいるかどうかについても質問します。 “Was anyone else there?” “Do you know of anyone else who may have been involved?” “
これらのインタビューから、目撃者がいればそのリストを作成し、目撃者にも同じように公平な方法でインタビューを行うことができます。 このようにして、タイムラインを記入し、合意された事実の要約を作成することができます。
証拠の収集
電子メール、テキスト、カレンダーなど、調査に関連するあらゆる文書や記録を収集します。
合理的で誠実な決定を下す
最後に、雇用主はインタビューで収集した証拠を検討した後、どのような行動を取るべきかを決定し、それを文書化して調査報告書に記載しなければなりません。
さらに、その決定は合理的でなければなりません。 いくつかのトレーニングとメモで問題を解決することは可能かもしれませんが、善意の調査では、一方の当事者の信頼性が他方の当事者よりも高い状態で終わり、それに付随する結果が生じることがあります。
結論
ハラスメントへの全国的な注目が続く中、雇用主は職場でのクレームに対応し、それから守るための準備をしなければなりません。 この準備には、文書化された報告ポリシーと確立された調査手順が含まれます。 このような準備をしておくことで、雇用主はハラスメントの申し立てによる責任を制限するセーフハーバー・ルールを利用することができます。