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How to create templates in Microsoft Word for legal documents

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法律事務所でのほぼすべての役割において、クライアント、ケース、財務目的のために複数の文書を作成することになります。

テンプレートを作成し、全社的に使用するために保存しておけば、特定のデザインやスタイルをすぐに使用できるようになります。

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なぜ法律事務所にテンプレートが不可欠なのか

従来は、新しい情報を入力するために古い文書を「検索、名前の変更、修正」することが珍しくありませんでした。 しかし、これではミスの余地が大きく、前のファイルのメタデータを引き継いでしまう危険性が高くなります。

ここでは、作業の効率化に役立つテンプレート作成のステップバイステップのガイドをご紹介します。

新しく始める

既存のドキュメントを使い、そこからテンプレートを作りたくなることがあります。 しかし、そのような誘惑には負けないでください。 そのドキュメントのフォーマット変更や不整合は、次のドキュメントに引き継がれ、ミスの可能性が高まります。

代わりに、このようにしてテンプレートを始めましょう。

  1. ファイルをクリック > 名前を付けて保存
  2. ダブルをダブルクリックします
  3. テンプレートに名前を付けます
  4. ドキュメントの種類を選択します
  5. 保存して完了です

テンプレートを開始します

これで、今までにない新鮮なテンプレートを手に入れることができました。 現在および将来の目的のために完成させるための、新鮮で新しいテンプレートができました。

注意：このプロセスは、以下のプログラムで動作します。 Excel、Word、PowerPoint、Access 2016 および 2013 エディション、ならびに Visio Standard 2016 および Visio 2013 です。

ファイルを「Custom Office Templates」フォルダーに保存することで、2013 および 2016 の旧バージョンの Office のテンプレートを使用することもできます。 古いバージョンのOfficeで作業している場合は、Word 2003のテンプレートについてはこのガイドをご利用ください。

デフォルトのドキュメントテンプレートの書式設定

Wordを開くと、デフォルトのドキュメントには、フォント（Calibri）、サイズ（11）、基本的な余白（全周1インチ）など、さまざまな設定が行われています。 仕事の文書で異なる設定が必要だとわかっている場合は、簡単に変更することができます。

デフォルトのフォントについて。

新しいテンプレートのページ上で任意の場所を右クリックします

  1. [フォント]をクリックします
  2. [フォント]ダイアログボックスで好みのフォントスタイルとサイズを設定します
  3. 左下の[デフォルトとして保存]をクリックします
  4. このテンプレートのみのデフォルトとして設定するか、すべてのドキュメントに設定するかを選択します。

Default Font

デフォルトの余白について。

  1. [レイアウト]タブをクリック
  2. [余白]の下にある小さな矢印をクリック
  3. 好みの余白を設定
  4. ダイアログ ボックスの左下にある[既定値に設定]を選択

同じ方法で、[段落のインデント]と[スペーシング]の既定値を開いて設定することができます

Word 2010 の場合は、このスペーシング ガイドを使用します。

ほぼすべての間隔、フォント、またはスタイルのオプションは、デフォルトとして設定することができます。

スタイルを設定する

デフォルトの設定ができたら、スタイルを設定することができます。 スタイル機能では、カスタマイズされたフォーマット オプションを作成したり、見出し、タイトル、リストなどに適用されるフォント、色、インデントのオプションを含む既存のフォーマットを変更することができます。

Word 2016でスタイルを設定するには、以下の通りです。

  1. フォント、サイズ、色などを選択して、テキストを思い通りに整形する。
  2. フォーマットされたテキストを選択する
  3. テキストを右クリックする（「フォント」ダイアログボックスが開きます）
  4. スタイルギャラリーの横にある矢印をクリックする
  5. 「スタイルの作成」オプションを選択する
  6. スタイルの名前を選択して「OK」をクリックする

必要な数だけスタイルを作成することができます。

More quick tips

  • 作成した各テンプレートやスタイルの変更には、説明性の高いタイトルを付けてください。 たとえば、あなたが複数のクライアントを抱えているバーチャル パラリーガルであれば、各クライアントの名前やドキュメントの種類に基づいて、見出しやテンプレートを保存したいと思うでしょう。
  • 元のデフォルトの Word テンプレートに戻す必要がある場合は、[標準] テンプレートを探してください。
  • [挿入] タブを使用して、空白ページや表紙を追加したり、[ヘッダー]、[フッター]、[ページ番号] の設定を変更したりします。

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