先生にメールを書いて、返事が遅かったり、質問に答えていないメールを受け取ったりしたことはありませんか？ 一段落もしないうちに、あなたのメールは読んだ人に印象を与え、それが返答の適時性や正確さに影響を与えます。 高校生でも大学生でも、先生や教官とのメールのやりとりはよくあることです。 ある時、課題についての質問があり、その答えを得るためにメールを作成することがあるでしょう。 ここでは、先生の時間を尊重しつつ、迅速で親切な回答を得られる可能性を高める、優れたメールを送るためのヒントをご紹介します。
注：この記事では「講師」と「先生」は同義語として使われています。 高校の先生や大学の先生に書く場合も、同じ原則が適用されます。
フォーマルな挨拶を使う
学生がメールを始めるときに、「Hey」で始めたり、全く挨拶をしなかったりすることがよくありますが、これは間違いです。 必ず挨拶から始めましょう。これは、受信者にとって親しみやすく、礼儀正しいものです。 例えば、”Dear Mr. Gonzalez “や “Hi Ms. Smith “のように。 もし、その講師や先生に初めて会った場合（たぶん、フルクラスに入ろうとしているとか、セクションを変えようとしているとか）は、常に “Dear, “から始めましょう。
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Dear ,
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Hi ,
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Good morning ,
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Good evening ,
フォーマルな締めくくりを使う
特に最初のメールでは、必ず見送りの言葉を入れるようにしましょう。 “Sincerely “は常に良い選択肢です。 “All the best “や “best regards “もフォーマルで適切な選択肢です。 敬意と礼儀正しい印象を与えるために、挨拶や締めくくりを必ず入れましょう。
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Sincerely,
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Best regards,
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All the best,
挨拶には名前を入れてパーソナライズし、スペルをダブルチェックする
もしあなたが「Good morning」や「Hi」というシンプルなメールを受け取ったら、そのメールが自分にパーソナライズされていると感じるでしょうか？ 特定の個人に送る場合は、必ず挨拶文に相手の名前を入れましょう。 学校のウェブサイト、教職員名簿、シラバスなどで名前を確認しましょう。 名前のスペルは必ず、ダブルチェックしてください。 名前のスペルが間違っていると、マイナスの印象を与えてしまいます。 時間をかけて正しいアドレスを書いたことを講師にアピールしましょう。
フォーマルな肩書きを使い、それに倣う
先生や講師が特にファーストネームでも構わないと言っている場合を除き、常にフォーマルな肩書きから始めましょう。 特に大学の先生の場合は、メールの署名にも気を配りましょう。 Molly “や “Julio “と署名していれば、次のメールではファーストネームで呼びかけることができます（彼らは自分のことをこのように呼んでいるからです）。 もし、相手にどのような肩書きを付ければいいのかわからない場合は（例：「Dr. 」「Professor」「Mrs. 」「Mr. 」）、学校のウェブサイトで検索し、シラバスを確認してください。 その人は自分にどんな肩書きを使っていますか？
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「Dear Molly」の代わりに「Dear Dr. Morales」
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「Dear Mr. Johnson” instead of “Dear Julio”
メールプログラムではなく、Microsoft Wordで作成する
メールはメールプログラム自体ではなく、ワープロソフトで作成してください（つまり、GmailやOutlookなどで作成しないようにしてください…）。 メールの作成と校正が終わる前に誤って送信ボタンを押してしまうと、恥ずかしい思いをします。 ワープロソフトで作成すると、メールを送信する前にスペルチェックや文法チェックを行うことができます。 メールの作成が終わったら、コピーしてメールソフトに貼り付けましょう。
講師のコンテキストを提供する
特に大学では、講師が何百人もの学生を抱えていることがあります。 自分がどのクラスのどのセクションにいるのか、メールで明確にしましょう。 具体的なクラスとセクションを伝えることで、講師はあなたのリクエストを最も早く理解し、効率的に回答することができます。 あなたがどのクラスに所属しているかを把握しなければならない場合、講師は時間を無駄にしてしまい、回答が遅れてしまいます。 例えば、”I’m in your SOC 101, Sec. 8 class on MWF from 10-11am.”
お礼を言う
誰でもお礼を言われるのは嬉しいものです。 あなたの先生やインストラクターは喜んであなたを助けてくれますが、彼らは忙しいのです。 彼らの時間は（あなたと同じように）貴重であることを認め、メールのどこかに感謝の言葉を書きましょう。 例えば、”Thank you for your time” や “Thanks for your help; I really appreciate it!”
さらに好印象を与えたいと思いませんか？
Keep it concise
150ワード以下にしましょう。 この単語数は厳密なルールではありませんが、関連する情報をすべて含みつつ、より簡潔なメールであればあるほど、すぐに返事をもらえる可能性が高くなります。 長文のメールに目を通し、生徒が何を求めているのかを判断しなければならないとなると、教師はより多くの時間を費やすことになります。 簡潔にすることで、先生に何を伝えようとしているのか、実際に何を尋ねようとしているのかを考えさせられます。
実際に会うことを検討する
言いたいことを150語以内で表現できない？ もしかしたら、直接訪問したほうがいいかもしれません。 オフィスアワーや講師との1対1のミーティングは、講師と個人的な関係を築く絶好の機会となります。 学校での経験を最大限に生かすために、オフィスアワーを活用してみてはいかがでしょうか。
Proofread, spellcheck, and capitalize
講師が略語や大文字でない単語（「i」など）、スペルミスのある「text-lingo」のメールを受け取ると、生徒が「だらしない」「怠け者」であると思われてしまいます。 講師には、メールを読み直してこれらのタイプミスを見つけるほど授業に関心がないと思われたくないでしょう。 自分自身をプロとして位置づけ、メールを将来の職場でのコミュニケーションの練習として活用しましょう。
具体的な件名を書く
メールの最も重要な要素の一つが件名です。 件名は、メールの受信者に何についてのメッセージなのかを即座に伝えます。 また、”Class “や “Question “といった曖昧なものよりも、明確で具体的な件名の方が、正確で効率的な回答を得られる可能性が高くなります。 件名には、クラスと具体的なリクエストを入れます。 例えば、「ENGL 201: Question about homework” や “CHEM 112: In-paper or Canvas submission for Lab 1?” などです。
これらの原則を使った、大学の先生へのメール例をご紹介します。
From: [email protected]
Subject: BIOL 112: Citation Style Preference for Paper 1
Dear Professor Gonzalez,
私は、1号館のTTH 1-3pmにあるあなたのBIOL 112 Sec.002コースに参加しています。 9月30日に提出するBIOL 112の文献レビューの課題では、どの引用スタイルを使うべきでしょうか？ APA、MLA、または他のスタイルですか？
Thanks for your time and help!!!
Sincerely,
Mindy Manners
Works Consulted/Additional Resources
Panter, M. (2019). プロのメールの書き方。 AJE Scholar. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). 英語で完璧なプロのメールを書くには：7つの有用なヒント。 Grammarly. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). 軍隊のような正確さでメールを書く方法。 ハーバード・ビジネス・レビュー」。 https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision