ビジネスレターは正式な手紙です。
見出し
見出しには、最後の行に日付の入った返信用の住所が書かれています。 時には、日付の前に、電話番号、ファックス番号、または電子メールアドレスを記載した行を入れる必要があります。 多くの場合、住所と日付の間には1行が省略されています。 返信用の住所がすでに印刷されている便箋を使用する場合は、返信用の住所を入力する必要はありませんが、必ず日付を使用してください。
Example:
Ms. Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
June 28, 2011
Recipient’s Address
これはあなたが手紙を送る住所です。 宛先に届くように、できるだけ完全な形で記入してください。 知っている人は必ずタイトル名（Dr.など）を入れます。 これは、他のアドレスと同様に、左の余白に書きます。 標準的な8 ½インチ×11インチの用紙を3つ折りにして標準的な9インチのビジネス封筒に入れた場合、内側の住所は封筒の窓（窓がある場合）から見えるはずです。 見出しの後、受取人の住所の前で必ず1行飛ばし、内住所の後、挨拶の前でさらに1行飛ばしてください。
The Salutation
ビジネスレターのSalutation（挨拶）は常にフォーマルです。 多くの場合、”Dear {Person’s name}”で始まります。 繰り返しになりますが、相手の肩書きを知っている場合は必ず記載してください（Ms.、Mrs.、Mr.、Dr.など）。 相手の肩書きや性別がわからない場合は、ファーストネームを使います。
敬称は常にコロンで終わります。
本文
本文はあなたの手紙の肉部分です。 ブロックレターやモディファイドブロックレターの場合は、各段落をシングルスペースにして左揃えにします。 ただし、どのフォーマットであっても、各段落の間には必ず空行を入れてください。
The Complimentary Close
Complimentary Closeは、手紙の最後を飾る短くて丁寧な言葉です。 クローズは、日付と同じ丁度の位置から始まり、本文の最後の段落の1行後に記述します。 クロージングの最初の単語（Thank you）を大文字にし、クロージングと送信者の名前の間に署名用の4行を残します。
署名欄
署名用にクローズの後に少なくとも4行空け、署名する名前を入力します。 この手紙を印刷して郵送する場合は、ペンで名前を署名します。 この行には名字と名前が入り、必須ではありませんがミドルイニシャルを入れることもよくあります。
Enclosures
履歴書などの同封物がある場合は、リストの1行下に「Enclosures」と入力してその旨を示します。
Format and Font
多くの組織がビジネスレターの書き方に独自のスタイルを持っていますが、ここでは一般的な例を紹介します。
Block
ビジネスレターの最も一般的なレイアウトは、ブロック・フォーマットと呼ばれます。
Modified Block
Modified Blockもビジネスレターの中ではポピュラーなタイプです。 手紙の本文と、送信者と受信者の住所は、左揃えでシングルスペースです。
セミブロック
最も使われていないスタイルはセミブロックと呼ばれるものです。
フォント
ビジネスレターの標準的なフォントはTimes New Roman, size 12です。
Sample Letter
{NOTE: your name goes only at the bottom}
Your Return Address (no abbreviation of Street, Avenue, etc.).)
Your City, YC zip
Date (June 4, 2004のように書き出すか、4 June 2004のように書き出すか)
First and Last Name of the Person to you write
Address
City, ST zip
Dear Mr./Ms. Whomever:
最初の段落では、何について書いているのか、相手に何を求めているのかを紹介します。
その後の段落では、あなたの問題の本質を説明し、相手があなたのために何ができるのかを説明します。
その後の段落では、自分の問題点と相手がしてくれることを説明し、喧嘩腰にならず、要点を絞って説明します。
また、あなたが相手に連絡することや、質問があればあなたに連絡することも伝えましょう。
Sincerely yours,
{four space so that you signature may appear here}
Jane Doe