前払い費用は、最初は損益計算書に計上されません。
企業が費用を前払いすると、その費用は貸借対照表上で前払い資産として認識され、同時に企業の現金（または支払勘定）を同額減少させる項目が記録されます。
そして、費用が発生したときに、前払費用勘定を費用の額だけ減らし、費用が発生した期の損益計算書で費用を認識します。
前払い費用の代表的なものに保険がありますが、これは通常、前払いされます。 たとえば、ABC社は次年度の役員賠償責任保険に12,000ドルの保険料を支払います。 この会社は保険料を前払いし、毎月、発生した保険料を調整項目として計上しています。 最初の入力では、前払い費用勘定を借方に、費用の支払いに使用した勘定を貸方にして、次のようになります。
そして、1か月後には、使用した保険の調整項目を作成します。 適切な費用勘定に借方をし、前払い費用勘定に貸方をして資産価値を下げます。 ABC社の月次調整額は、12,000ドルを12ヶ月で割った額、つまり毎月1,000ドルとなります。 各月末の調整項目は以下のようになります。
Rent as a Prepaid Expense?
ビジネスでは、割引を受けるために数ヶ月分の家賃を前払いする場合もあれば、借り手の信用を考慮して家主が前払いを要求する場合もあります。 いずれにしても、XYZ社が6ヶ月分のオフィススペースを前払いし、合計24,000ドルを支払ったとします。 最初の入力は次のようになります。
その後です。 月が終わるごとに、貸借対照表の前払い家賃勘定は、毎月の家賃額（24,000ドルを6ヶ月で割った額、つまり毎月4,000ドル）だけ減ります。 同時に、損益計算書には4,000ドルの賃貸費用が計上されます。 したがって、月次の調整項目は以下のようになります。
Other Prepaid Expenses
企業が前払いする可能性のある追加的な費用には、利息や税金があります。 利息の前払いは、企業が支払期日を前倒しして支払うことで発生することがあります。 一方、税金については、将来発生する可能性のある税金を見積もって、期限前に支払う企業もあります。
例として、建設作業のために機器をレンタルしているCompany Build Inc.を考えてみましょう。 同社は2019年4月1日に1,000ドルを支払い、1カ月後に行われる仕事のために機器をレンタルしました。 同社は当初の取引を以下のように認識します。
その後です。
では、機器が使用され、実際に費用が発生したときに、次のように入力して前払い資産勘定を減額し、レンタル費用を損益計算書に表示させます。
保険料、家賃、光熱費、その他の費用にかかわらず、すべての費用が発生しています。 保険料、家賃、光熱費など、前払いする費用にかかわらず、適切な前払い資産勘定に計上します。
なぜ前払い費用は当初、損益計算書に記載されないのか？
一般に認められた会計原則（GAAP）では、前払費用は損益計算書には含まれません。 特に、GAAPの整合性の原則では、発生主義会計が要求されています。 発生主義会計では、現金やお金のやりとりがあっても、収益や費用は発生したときと同じ期間に計上することが求められます。 つまり、費用は発生した時点で計上する必要があります。 したがって、前払費用は発生していないため、支払った時点では損益計算書に計上されません。