Wenn Sie ein Unternehmen führen, haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine Proforma-Rechnung an einen Kunden ausgestellt. Proforma-Rechnungen unterscheiden sich jedoch stark von einer Standardrechnung. In diesem Artikel erkläre ich, was Proforma-Rechnungen sind, wie sie sich von Standard-Rechnungen unterscheiden und ob Sie eine Zahlung auf einer Proforma-Rechnung akzeptieren können.
Die einfache Antwort ist nein, eine Zahlung kann nicht auf einer Proforma-Rechnung erfolgen. Um zu verstehen, warum das so ist, müssen wir jedoch in das Thema eintauchen, wie sich Proforma-Rechnungen und Standard-Rechnungen unterscheiden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Standard-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das an den Kunden geschickt wird, bevor die Details des Verkaufs abgeschlossen sind. Sie hat in der Regel das gleiche Format wie eine Standardrechnung, enthält jedoch den Vermerk „Proforma-Rechnung“.
Eine Rechnung hingegen ist ein Dokument, das dem Kunden ausgestellt wird, sobald alle Details abgeschlossen sind und ein Zahlungstermin festgelegt wurde. Sie ist ein juristisches Dokument, das die verkauften Produkte und Dienstleistungen sowie den geschuldeten Betrag beschreibt.
Obwohl beide Dokumente sehr ähnlich aussehen, enthält eine Proforma-Rechnung keine Rechnungsnummer, dafür aber die Bezeichnung „Proforma“.
Eine Proforma-Rechnung ist im Wesentlichen ein ‚Rechnungsentwurf‘ und hat daher nicht die gleiche rechtliche Bedeutung wie eine Standardrechnung. Das bedeutet, dass:
- Der Kunde ist rechtlich nicht verpflichtet, den Betrag auf einer Proforma-Rechnung zu bezahlen
- Proforma-Rechnungen können nicht zur Rückforderung der Mehrwertsteuer verwendet werden
- Die auf einer Proforma-Rechnung angegebenen Beträge werden nicht in die Buchhaltungsberichte aufgenommen
Warum Zahlungen auf Proforma-Rechnungen nicht möglich sind
Zunächst einmal ist eine Proforma-Rechnung kein rechtliches Dokument. Das bedeutet, dass der Kunde keine rechtliche Verpflichtung hat, den Betrag auf der Proforma-Rechnung zu zahlen.
Eine vollständige Rechnung muss ausgestellt werden, um Zahlungen zu akzeptieren, die Zahlung mit der Rechnung zu verknüpfen und die Zahlung in Ihren Buchhaltungsberichten wie der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zu erfassen.
Ein weiterer Grund ist, dass eine Proformarechnung nicht den Anforderungen an eine Rechnung entspricht. Eine Rechnung muss eine Rechnungsnummer und ein Rechnungsetikett enthalten, die auf einer Proforma-Rechnung nicht erscheinen.
Warum sollte ich eine Proforma-Rechnung ausstellen, wenn ich die Zahlung nicht akzeptieren kann?
Sie fragen sich vielleicht, warum Sie eine Proforma-Rechnung ausstellen sollten, wenn der Kunde nicht gesetzlich verpflichtet ist, sie zu bezahlen. Der Grund ist, dass der Kunde sich zum Verkauf verpflichtet hat, aber noch nicht die endgültigen Details bestätigt hat. Mit anderen Worten: Der Verkauf kommt zustande, aber die Rechnung kann sich ändern.
Proforma-Rechnungen werden in einem anderen Stadium des Verkaufsprozesses ausgestellt. Proforma-Rechnungen werden ausgestellt, wenn der Verkauf „auf den Abschluss wartet“, während Standard-Rechnungen ausgestellt werden, wenn der Verkauf „bestätigt“ ist.
Warum sollte ich eine Proforma-Rechnung anstelle eines Angebots ausstellen?
Auch hier hängt die Antwort davon ab, in welchem Stadium sich der Verkauf befindet. Ein Angebot wird in der Regel ausgestellt, wenn ein Kunde eine Anfrage stellt, sich aber noch nicht zum Kauf verpflichtet hat und vielleicht gar keinen Kauf tätigt. Bei einer Proforma-Rechnung hat sich der Kunde bereits zum Verkauf verpflichtet, aber die Details noch nicht bestätigt.
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Hier ist ein Beispiel für eine Proforma-Rechnung, die mit Debitoor erstellt wurde:
Wenn die Proforma-Rechnung bearbeitet werden muss, weil sich die Details geändert haben, ist das mit wenigen Klicks erledigt.
Bestätigt der Kunde die Angaben auf der Proforma-Rechnung, können Sie diese anschließend in eine vollständige Rechnung umwandeln und an seine E-Mail senden.
Sie können auch bestimmte Zahlungsanbieter anbinden, um eine „Jetzt bezahlen“-Schaltfläche direkt in die Rechnung einzufügen, so dass Sie die Zahlung sofort akzeptieren können, sobald der Kunde seine Kreditkartendaten sicher eingegeben hat.
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