Kommunikationsplan-Vorlage

Ob Sie Kommunikationsziele definieren oder Stakeholder und Kanäle identifizieren müssen, mit dieser Kommunikationsplan-Vorlage können Sie die Projektkommunikation planen und eine Feedbackschleife einrichten, die alle Beteiligten auf dem Laufenden hält. Indem Sie Ihren Kommunikationsplan im Vorfeld des Projekts formulieren, stellen Sie sicher, dass die Informationen klar und korrekt an alle verteilt werden, die sie benötigen.

Laden Sie die kostenlose Vorlage für einen Kommunikationsplan herunter:

Warum Sie eine Vorlage für einen Kommunikationsplan benötigen

Kommunikation ist das Rückgrat eines jeden Projekts. Das heißt, eine gute Kommunikation. Mit dieser kostenlosen Vorlage für einen Kommunikationsplan können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektdokumentation, Nachrichten, Daten und Berichte so klar und effektiv wie möglich sind.

Diese Vorlage beschreibt die Art und Weise, wie Sie Informationen an Ihre Projektteams und Stakeholder weitergeben, damit sie richtig gehört werden und an die richtige Stelle gelangen. Sie legt auch den Zeitrahmen fest, in dem Sie dies tun werden. Und nicht nur das: In dieser Vorlage für den Kommunikationsplan können Sie die Ziele, Stakeholder, Strategien und Aktivitäten notieren, die sich auf Ihre Kommunikation beziehen.

Zugeordnet: Projektplanungssoftware

Betrachten Sie diese Kommunikationsplan-Vorlage als:

Eine Ablage für Ihre Kommunikationsziele;
Wie Sie planen, diese Ziele zu erreichen;
In welchem Zeitrahmen und mit welchem Aufwand Sie diese Ziele erreichen wollen; und schließlich,
Die Messgrößen, um zu messen, ob Sie erfolgreich sind.

Einige Zeiten sind besser als andere, wenn es darum geht, wann Sie Ihre Kommunikationsplan-Vorlage verwenden. Wenn Sie zum Beispiel an einem großen Projekt mit vielen Ressourcen, Lieferanten, Managern usw. arbeiten, werden Sie eine strukturiertere Übermittlung für die Kommunikation wünschen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllt werden.

Der Bedarf an informeller Kommunikation ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg eines Projekts. So nützlich diese Vorlage für den Kommunikationsplan auch sein mag, sollten Sie dennoch nicht vergessen, auch informelle Gespräche mit Teammitgliedern, Stakeholdern und sogar Lieferanten zu führen.

Diese kostenlose Vorlage ist allerdings nur ein statisches Dokument. Wenn Sie Ihre Planung, Nachverfolgung und Berichterstattung auf die nächste Stufe bringen wollen, dann sollten Sie sich mit einer Online- und kollaborativen Projektmanagement-Software beschäftigen.

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ProjectManager.com ist cloudbasiert und überall und jederzeit zugänglich. Unsere preisgekrönten Tools wurden von Gartner’s GetApp wiederholt auf Platz 1 in der Kategorie Projektmanagement gesetzt. In die Software sind viele Möglichkeiten zur individuellen Kommunikation und zu Gruppenchats integriert, die so zugeschnitten sind, dass Sie nur die Personen erreichen, mit denen Sie sprechen möchten.

Wie Sie diese Kommunikationsplan-Vorlage verwenden

Nachdem Sie Ihre Excel-Vorlage für den Kommunikationsplan heruntergeladen haben, ist es nun an der Zeit, sie in Ihrem Projekt zu verwenden. Obwohl dieses Dokument ideal für größere Projekte ist (da die Kommunikation bei kleineren Projekten weniger komplex ist), ist es auch bei kleineren Projekten gut, wenn Sie wissen, wie Sie die Kommunikation organisieren und durchführen, wenn Sie schließlich ein größeres Projekt leiten.

Um loszulegen, füllen Sie die folgenden Abschnitte der Vorlage aus:

Hintergrund

In diesem Abschnitt werden Sie aufgefordert, Ihren Kommunikationsplan im Kontext zu beschreiben, um die Zustimmung von Stakeholdern und Teammitgliedern gleichermaßen zu erhalten. Zu den Dingen, die Sie hier ansprechen werden, gehören:

Vision und Ziele: Seien Sie sich darüber im Klaren, warum es einen Kommunikationsplan gibt. Es könnte mehrere Gründe geben – welche sind es? Achten Sie darauf, die Ziele für diese Kommunikation zu notieren, damit von Anfang an alles klar ist.
Ziele und Zeitrahmen: Wenn Sie die Ziele im Detail beschreiben, sollten Sie sie auch in einen bestimmten Zeitrahmen setzen. Nichts wird ohne eine Deadline erledigt.
Kommunikationspersonal und Werkzeuge: Damit die Kommunikation funktioniert, muss es eine Person oder Gruppe geben, die die Verantwortung für den Prozess hat. Wer sind diese Personen und welche Tools werden verwendet, um die Mitteilungen zu verteilen, E-Mail, Text usw.?
Überprüfung der Effektivität: Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, ob Ihre Kommunikation tatsächlich ankommt, wenn Sie die Ergebnisse nicht messen. Legen Sie Messgrößen fest, um zu sehen, wie gut Ihr Kommunikationsplan funktioniert, und bewahren Sie diese Daten für einen historischen Präzedenzfall auf.
Machen Sie einen Plan: Es versteht sich von selbst, dass Sie das alles planen müssen, aber vielleicht sollte es klar und deutlich gesagt werden. Sie würden kein Projekt beginnen, ohne es vorher zu planen, also befolgen Sie Ihren eigenen Rat und erstellen Sie einen Plan, bevor Sie einen Kommunikationsprozess einrichten.
Ergebnis aufzeichnen: Nehmen Sie sich als Teil Ihres Messprozesses nach Abschluss des Projekts die Zeit, um zu sehen, wie effektiv der Kommunikationsplan insgesamt war. Sie werden viel lernen: was Sie beim nächsten Mal wiederholen und was Sie ändern sollten.

Situationsanalyse

Hier gehen Sie auf die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren ein, die der Kommunikationsplan mit sich bringt. Zu den Stärken gehören die Bereiche, in denen Ihr Team in der Kommunikation überragend ist, während die Schwächen die Bereiche aufzeigen, in denen die Kommunikation nicht gut funktioniert. Bei den Chancen handelt es sich um Bereiche, die Sie finden und die verbessert werden können. Eine Bedrohung ist ein Problem, das den gesamten Kommunikationsprozess zu Fall bringen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie sich über diese vier Bereiche im Klaren sind und notieren Sie sie hier im Detail.

Lessons Learned

Jetzt ist es an der Zeit, eine Historie der Kommunikation in Ihrer Organisation zu skizzieren, um ein Bild von Trends zu bekommen und zu sehen, wie man das Positive unterstützen und vom Negativen abrücken kann. Beginnen Sie mit einer Auflistung der grundlegenden Kommunikationen, die bereits stattgefunden haben. Wie wurden diese Kommunikationen durchgeführt und in welchem Ausmaß waren sie erfolgreich? Dokumentieren Sie abschließend, was Sie aus dieser Untersuchung gelernt haben.

Ziele

Sie haben den Hintergrund skizziert, jetzt wollen Sie in die Zukunft gehen und ausdrücken, was Sie mit diesem Kommunikationsplan erreichen wollen.

Starten Sie mit einer einfachen Liste Ihrer Top-Drei-Ziele. Achten Sie darauf, dass diese sehr spezifisch, messbar, umsetzbar, relevant und zeitnah sind. Sie können sich diese Kriterien mit dem Akronym S.M.A.R.T.

Leitfaden

Nun, da Sie Ziele haben, wie werden Sie sie erreichen? Richtlinien, die Ihnen bei der Kommunikation helfen, sind hilfreich. Machen Sie eine Liste, wie Sie die Kommunikation verbreiten wollen. Das kann regelmäßiges Feedback oder Meetings beinhalten, Genehmigung vor dem Senden, nur relevante Informationen zu kommunizieren, usw.

Stakeholder

Machen Sie eine Liste der Schlüsselpersonen im Projekt mit Namen, gefolgt von ihrer Rolle und dann den Informationen, die sie wissen müssen. Danach können Sie die Häufigkeit angeben, in der mit ihnen kommuniziert werden soll. Lassen Sie diese Liste von den Personen darauf absegnen, um sicherzustellen, dass Sie das, was sie wollen und wann sie es wollen, richtig aufgeschrieben haben.

Nachrichten

Was sind Ihre wichtigsten Nachrichten? Einige regelmäßige Mitteilungen für Projekte sind: Projektstatus, Projektprobleme, Projektrisiko, Projektleistungen und Projektressourcen. Dies sind Markierungen, die in den meisten Ihrer Kommunikationsnachrichten enthalten sein werden.

Delivery Channels

Mit welchen Mechanismen werden Sie Ihre Kommunikation verbreiten? Was ist der bevorzugte Kanal Ihrer Zielgruppe? Es könnte eine E-Mail oder ein Text oder sogar eine Drucksache sein, aber finden Sie heraus, was es ist, und nutzen Sie diesen Zugangspunkt, der Ihre Leser tatsächlich erreicht.

Informationssammlung

Wenn Sie sich für einen Kanal entschieden haben, sollten Sie ein Dokument erstellen, das die Informationen sammelt, die Sie über diesen Kanal verschicken werden. Schreiben Sie den Namen des Kanals, die benötigten Informationen, wer der Informationsgeber ist und den Zeitrahmen.

Kommunikationsplan

Nun sind Sie bereit für den Kommunikationsplan, der mit einem Zeitplan beginnt. Sie können einen Zeitplan in einem Gantt-Diagramm erstellen, um die Häufigkeit der Kommunikation zu visualisieren, einschließlich Meetings, Newsletter, soziale Veranstaltungen, Konferenzen, Seminare, Warnmeldungen usw.

Kommunikationsereignisse

Schließlich wollen Sie die Ereignisse in Ihrem Kommunikationsplan detailliert beschreiben, um den Teammitgliedern zu helfen, diese Ereignisse rechtzeitig zu erledigen. Nummerieren Sie also die Ereignisse, nennen Sie sie, beschreiben Sie sie, schreiben Sie, was ihr Zweck ist, die Häufigkeit und dann das Datum.

Vorlagen zur Ergänzung Ihres Kommunikationsplans

Kommunikationspläne berühren fast jeden Aspekt Ihres Projekts. Je besser Sie kommunizieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie ein erfolgreiches Ergebnis einfahren. Um Ihren Kommunikationsplan zu unterstützen, schauen Sie sich unsere Seite mit kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen auf unserer Website an. Dort finden Sie Tools, die Sie durch jede Phase des Projekts begleiten.

Projektplan-Vorlage

Die kostenlose Projektplan-Vorlage hilft Ihnen, alle Teile Ihres Projektplans zusammenzustellen, einschließlich der Auflistung von Aufgaben, Ressourcen und eines Kommunikationsprozesses. Die Kommunikation ist die Art und Weise, wie Sie den Plan an Ihr Team weitergeben, damit es weiß, wie es ihn ausführen soll – aber sie ist auch für Ihre Stakeholder entscheidend. Sie haben ein berechtigtes Interesse an dem Plan und müssen auf dem Laufenden gehalten werden.

RACI-Diagramm

Kommunikation ist zielgerichtet. Sie können noch so klar formulieren, wenn die Information an die falsche Stelle gelangt, ist sie nutzlos oder sogar störend. Um zu wissen, wer was bekommt, müssen Sie die kostenlose RACI-Diagramm-Vorlage verwenden. Sie hilft Ihnen zu bestimmen, wer was hören muss, indem Sie die Personen im Projekt nach RACI oder responsible, accountable, consulted, informed definieren. Die Vorlage listet alle Projektmitarbeiter und ihre Abteilungen auf und kodiert dann deren Bedarf mit Hilfe des RACI-Diagramms farblich, um Ihre Kommunikation genauer zu machen.

Statusbericht

Ein Statusbericht erfasst das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt. Er ist eine gute Möglichkeit, Ihre Leistung zu verfolgen und sicherzustellen, dass der tatsächliche Fortschritt dem entspricht, den Sie zu diesem Zeitpunkt geplant haben. Mit anderen Worten, ein Statusbericht ist ein Kommunikationsinstrument für Projektmanager, um die Arbeit zu überwachen und diese Arbeit auch den Stakeholdern zu kommunizieren. Diese kostenlose Vorlage für einen Statusbericht ist ein Kommunikationswerkzeug, mit dem Sie sicherstellen können, dass Sie alle relevanten Informationen sammeln und sie klar und deutlich präsentieren, so dass sie leicht zu verstehen sind.