Ein weiterer Monat in den Büchern…aber jetzt ist es an der Zeit, den Vormonat abzustimmen und abzuschließen. Wenn Ihr Buchhaltungsteam den letzten Monat ausgebügelt und abgeschlossen hat, geht es weiter zum nächsten.
Ein weiterer Monat in den Büchern…aber jetzt ist es an der Zeit, den letzten Monat abzustimmen und abzuschließen. Wenn Ihr Buchhaltungsteam den Vormonat ausgebügelt und abgeschlossen hat, geht es schon weiter zum nächsten. Der Monatsabschluss ist ein Bereich, in dem Unternehmen damit kämpfen können, das Gleichgewicht zwischen dem Einsatz von zu vielen Ressourcen und dem Einsatz von zu wenig zu finden. Wir werden die beiden grundlegenden Ansätze für den Abschluss einer Periode identifizieren und erklären: 1) den Hard Close, & 2) den Soft Close, sowie einige wichtige Überlegungen, die bei der Wahl des richtigen Ansatzes angestellt werden sollten.
Der Hard-Close-Ansatz:
Beim Hard Close strebt ein Unternehmen an, diesen Monat fast wie ein „Jahresende“ zu behandeln. Ihr Buchhaltungspersonal stimmt die Bilanzkonten ab (Forderungen, Verbindlichkeiten, sonstige Rückstellungen, abgegrenzte/unrealisierte Umsätze usw.) und feilt an der entsprechenden Umsatz-/Aufwandsabgrenzung, wie sie für die Gewinn- und Verlustrechnung gilt. Unabhängig von der Dauer Ihres Monatsabschlusses bleiben die Bücher des Vormonats im Buchhaltungssystem offen, so dass die entsprechenden Buchungen rückwirkend vorgenommen werden können, um das Ende des betreffenden Monats zu korrigieren. Der Vorteil, dies jeden Monat zu tun, besteht darin, dass das Unternehmen letztendlich für jeden einzelnen Monat einen Abschluss nach GAAP („Generally Accepted Accounting Principles“) mit voller Periodenabgrenzung erstellt. Das Management kann diese Informationen nutzen, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Der Nachteil ist die zeitaufwendige Natur dieses Prozesses und die Ressourcen, die für seine Durchführung aufgewendet werden.
Der Soft-Close-Ansatz:
Im Gegensatz dazu kann ein Unternehmen einen Soft-Close-Prozess nutzen, bei dem das Buchhaltungsteam einen wesentlichen Teil des Abstimmungsprozesses zum Monatsende eliminiert. Beim Soft Close lässt das Management die Bücher des Vormonats in der Regel nicht sehr lange offen, sondern sperrt sie für die Bearbeitung. Fünf Tage nach Monatsende kommt eine Lieferantenrechnung für die Leistungen des Vormonats herein und der Monat ist gesperrt… was tun Sie? Unter Soft Close buchen Sie es einfach in die aktuelle Periode.
Schlüsselüberlegungen:
- Wie wichtig ist es für das Management und die Eigentümer, zum Zwischenabschluss einen vollständigen GAAP-Abschluss auf Periodenbasis zu haben? Können Sie damit leben, dass Einnahmen und Ausgaben aufgrund von Zeitproblemen in den Folgemonat gebucht werden?
- Was ist mit Dritten? Verlangt die Bank monatliche oder vierteljährliche GAAP-Abschlüsse?
- Während ein Soft-Close-Prozess in der Zwischenzeit funktionieren kann, ist es wichtig zu beachten, dass Sie nach dem Jahresende wahrscheinlich immer noch einen Hard-Close durchführen müssen.
- Wenn sich Ihr Unternehmen für einen Soft-Close in den ersten elf Monaten des Jahres und dann für einen Hard-Close zum Jahresende entscheidet, gibt es dann irgendwelche Fallstricke, die es schwieriger machen würden, die Zahlen zum Jahresende abzustimmen, nachdem diese Arbeit in der Zwischenzeit nicht gemacht wurde? Wenn dies ein Problem darstellt, ist es vielleicht eine Option, einen Hard Close am Ende jedes Quartals und einen Soft Close für die verbleibenden acht Monate durchzuführen.
Kontaktieren Sie uns mit Ihren Fragen
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, um herauszufinden, welche Monatsabschlussverfahren für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, kontaktieren Sie unsere Experten von The Innovative CPA Group unter 203-489-0612. Oder kontaktieren Sie uns online.