Hoe een handtekening in een Word document invoegen

Microsoft Word is nog steeds ’s werelds leidende tekstverwerkings software. Voor velen is het de software bij uitstek voor het schrijven van voorstellen, offertes, contracten, en andere verkoopdocumenten. Daarom is het begrijpelijk dat mensen snel en gemakkelijk hun handtekening aan het eind van deze documenten willen zetten, zonder het gedoe van afdrukken, handtekenen en scannen.

Het goede nieuws is dat het toevoegen van een handtekening aan een Word-document goed te doen is. Er zijn ook veel functies die u het leven gemakkelijker maken – zoals de optie om automatisch meer tekst onder uw handtekening op te nemen (zoals uw gedrukte naam en adres).

Hoe voeg ik een digitale handtekening toe aan een Word-document

Note: om deze methode te gebruiken, moet u eerst een digitaal certificaat verkrijgen en een digitale handtekening maken.

U vraagt zich misschien af: “Zijn een digitale handtekening en een elektronische handtekening niet hetzelfde?”

Helaas gezegd, nee. Digitale handtekeningen zijn zeer veilige, gecodeerde digitale tekens die speciale software vereisen en een digitaal certificaat van zowel de verzender als de ontvanger. Een elektronische handtekening daarentegen is niet meer dan een virtueel merkteken dat aan een document wordt toegevoegd – meestal in de vorm van een afbeelding van een handtekening of handgetypte tekst. Afhankelijk van de software waarmee het document wordt ondertekend, kunnen elektronische handtekeningen extra veiligheidskenmerken hebben, zoals certificaten die de tijd en datum van de handtekening bevatten. Zowel elektronische als digitale handtekeningen zijn legaal, veilig en volledig uitvoerbaar.

Als u een digitale handtekening aan een Word-document wilt toevoegen, volgt u deze stappen:

1. Verplaats uw cursor naar het gebied dat u wilt ondertekenen in het Word-document.
2. Selecteer het tabblad Invoegen.
3. Selecteer de groep Tekst en open de lijst Handtekenregel.
4. Klik op Microsoft Office Handtekeningregel en het dialoogvenster Handtekening instellen zou moeten verschijnen.
5. Voer de juiste gegevens in – naam van de ondertekenaar, titel, e-mailadres en eventuele verdere instructies – en vink de vakjes aan indien nodig (als u ondertekent zullen dit uw gegevens zijn). Klik op OK.
6. Klik met de rechtermuisknop op het veld voor de handtekening en typ uw naam of upload een afbeelding van uw handtekening.

Hoe voeg je een elektronische handtekening toe aan Word-documenten

De meeste mensen zullen elektronische handtekeningen (in tegenstelling tot digitale handtekeningen) aan hun documenten willen toevoegen. Gelukkig maakt Microsoft Word dit gemakkelijk. Als u eenmaal bent ingesteld, kost het maar een paar klikken.

Volg de onderstaande stappen om een elektronische handtekening aan uw Microsoft Word-documenten toe te voegen:

1. Handschrijf uw handtekening in het midden van een leeg stuk wit papier.
2. Scan de handtekening en sla deze op uw computer op in een van de volgende bestandsindelingen: .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Open het afbeeldingsbestand in Microsoft Word door op het tabblad Invoegen te klikken en Afbeeldingen te selecteren.
4. Klik op de afbeelding en bewerk deze met behulp van het tabblad Afbeeldingshulpmiddelen opmaken.
5. Wanneer u klaar bent met het bewerken van de afbeelding, klikt u met de rechtermuisknop op de afbeelding en selecteert u Opslaan als afbeelding.
6. Wanneer u een elektronische handtekening aan een document wilt toevoegen, selecteert u Invoegen en Afbeeldingen en zoekt u het bewerkte afbeeldingsbestand op en sleept u het naar de juiste plaats in het document.

Hoe voegt u een ondertekeningsregel toe aan een Word-document

Microsoft Word biedt u ook de mogelijkheid om ondertekeningsregels aan documenten toe te voegen. Dit is handig om aan te geven waar de ontvanger moet ondertekenen.

Om een ondertekeningsregel aan een document toe te voegen, volgt u deze stappen:

1. Linksklik op de plaats in het document waar u de ondertekeningsregel wilt hebben.
2. Selecteer Handtekeningsregel in de vervolgkeuzelijst Invoegen. Er zou een dialoogvenster moeten verschijnen.
3. Selecteer de gewenste opties en klik op OK.

En hoe zit het met apps van derden?

De functionaliteit van Word is solide, maar het biedt niet zoveel opties als andere tools. Apps van derden, zoals PandaDoc en DocuSign, bieden een groot aantal functies die u het leven gemakkelijker kunnen maken als het gaat om het verzenden of ontvangen van documenten.

Als u een app voor handtekeningen wilt gebruiken, moet u rekening houden met het volgende:

• Compatibel met verschillende apparaten

Microsoft Word heeft verschillende functies voor handtekeningen op verschillende apparaten en apparaatplatforms (zoals Apple en Android). Met een app kunt u op al uw apparaten dezelfde software met dezelfde functies gebruiken.

• Voegt een extra beveiligingslaag toe

Apps die expliciet zijn ontworpen voor het ondertekenen van documenten hebben een extra beveiligingslaag, zoals het direct aanmaken van een certificaat wanneer een document is ondertekend, met daarin de tijd en datum waarop de handtekening is gezet.

• Transponeerbaar naar andere indelingen

Als u een ondertekend document als PDF wilt verzenden, in plaats van Microsoft Word, dan kunt u het downloaden en verzenden in de indeling van uw keuze.

Hoe voeg ik een handtekening toe in Word met de PandaDoc Add-In

andaDoc is geïntegreerd met Word en is beschikbaar in de Microsoft Store, waardoor eSign eenvoudiger is dan ooit tevoren! U kunt nu veilig documenten direct vanuit Word verzenden en ondertekenen.

Om de PandaDoc integratie te gebruiken, volgt u deze stappen:

1. Installeer de invoegtoepassing vanuit Microsoft Marketplace of open een willekeurig document, klik op Invoegen>Invoegtoepassingen, zoek PandaDoc, en klik op Installeren.
2. Klik op een actie onder het PandaDoc tabblad. Een paneel wordt geopend aan de rechterkant om ofwel in te loggen in uw account of een nieuwe Free eSign account aan te maken. Volg de instructies.
3. Als u bent ingelogd, selecteert u de gewenste actie (document zelf ondertekenen, handtekeningen aanvragen of documentstatus controleren).
4. Voeg uw handtekening toe of verstuur dit document voor een handtekeningverzoek naar andere ontvangers.
5. Wanneer het document door alle partijen is ondertekend, downloadt u een juridisch bindend document rechtstreeks vanuit Word dat een digitaal certificaat bevat dat de echtheid van de handtekeningen bevestigt.

Stap-voor-stap aanwijzingen voor het gebruik van PandaDoc met Word Online vindt u hier.

Hoe een handtekening toevoegen aan een Word document met PandaDoc applicatie

Hier ziet u hoe u een elektronische handtekening toevoegt aan een Microsoft Word document met behulp van PandaDoc elektronische handtekening software:

1. Log in PandaDoc en selecteer de “Nieuw Document” knop.
2. Klik op het tabblad Uploaden en sleep het Word-bestand of selecteer Kies een lokaal bestand.
3. Selecteer de knop Weergeven zoals het is. Het document verschijnt in de PandaDoc editor.
4. Klik op de Handtekening tab in het rechter menu om een handtekening veld naar het document te slepen.
5. Selecteer het handtekening vak en wijs jezelf toe als ontvanger of voeg een nieuw contact toe.
6. Maak de handtekening door te dubbelklikken op het vak. U kunt een afbeelding uploaden, de handtekening tekenen of handmatig invoeren.
7. Selecteer de knop Voltooien en download het bestand in het door u gewenste formaat.

In samenvatting

Elektronische handtekeningen hebben de manier veranderd waarop bedrijven en particulieren zaken doen. De grote vraag is of de ingebouwde tools die beschikbaar zijn in Word al dan niet voldoende zijn voor uw behoeften. Als je alleen maar afbeeldingen aan het eind van documenten wilt toevoegen, of een digitale handtekening wilt zetten, dan zijn deze tools waarschijnlijk geschikt voor jou.

Maar als je een uitgebreidere set functies nodig hebt, dan is een “slimme” handtekening-app misschien iets voor jou. Met tools als PandaDoc kun je handtekeningen bijhouden en opslaan, terwijl het ook een extra beveiligingslaag biedt en integreert met je bestaande technologie. Als je slimme apps nog niet hebt geprobeerd, zul je verbaasd zijn hoeveel gemakkelijker je leven is en hoeveel tijd je hebt bespaard.