Como inserir uma assinatura num documento Word

Microsoft Word continua a ser o software de processamento de texto líder mundial. Para muitos, é o software de eleição para escrever propostas, orçamentos, contratos, e outros documentos de vendas. Portanto, é compreensível que as pessoas queiram rápida e facilmente adicionar a sua assinatura no final destes documentos, sem o incómodo de imprimir, assinar à mão, e digitalizar.

A boa notícia é que adicionar uma assinatura a um documento Word é exequível. Há também muitas características que facilitam a sua vida – como a opção de incluir automaticamente mais texto sob a sua assinatura (como o seu nome e endereço impressos).

Como adicionar uma assinatura digital a um documento Word

Nota: Para utilizar este método, é necessário primeiro obter um certificado digital e criar uma assinatura digital.

P>Pode estar a perguntar-se: “Não serão uma assinatura digital e uma assinatura electrónica a mesma coisa?”

Felizmente, não. As assinaturas digitais são marcas digitais altamente seguras e encriptadas que requerem um software especial e um certificado digital tanto do remetente como do destinatário. É necessário adquirir um certificado a uma empresa emissora.

Uma assinatura electrónica, por outro lado, é apenas uma marca virtual acrescentada a um documento – mais frequentemente sob a forma de uma imagem de assinatura ou texto dactilografado à mão. Dependendo do software em que o documento é assinado, as assinaturas electrónicas podem vir com elementos de segurança extra, tais como certificados que incluem a hora e a data da assinatura. Tanto as assinaturas electrónicas como digitais são legais, seguras e totalmente aplicáveis.

Se quiser adicionar uma assinatura digital a um documento Word, siga estes passos:

1. Move o cursor da área que pretende assinar no documento Word.
2. Selecione o separador Inserir.
3. Selecione o grupo Texto e abra a lista Linha de Assinatura.
4. Click Microsoft Office Signature Line and the Signature Setup dialog box should appear.
5. Insira os dados apropriados – nome do signatário, título, endereço de correio electrónico, e quaisquer outras instruções – e marque as caixas se necessário (se estiver a assinar estas serão os seus dados). Clique OK.
6. Clique com o botão direito do rato no campo da assinatura e escreva o seu nome ou carregue uma imagem da sua assinatura.

Como adicionar uma assinatura electrónica aos documentos Word

A maior parte das pessoas vai querer adicionar assinaturas electrónicas (em oposição às assinaturas digitais) aos seus documentos. Felizmente, o Microsoft Word torna isto fácil de fazer. Uma vez configurado, são necessários apenas alguns cliques.

Seguir os passos abaixo para adicionar uma assinatura electrónica aos seus documentos do Microsoft Word:

1. Escreva a sua assinatura no meio de uma folha de papel branco.
2. Escreva a assinatura e guarde-a no seu computador num dos seguintes formatos de ficheiro: .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Abrir o ficheiro de imagem no Microsoft Word clicando na aba Insert e seleccionando Pictures.

li>Clique na imagem e edite-a utilizando a aba Picture Tools Format.

4. Quando tiver terminado de editar a imagem, clique com o botão direito do rato sobre a imagem e seleccione Save as Picture.
5. Quando quiser adicionar uma assinatura electrónica a um documento, seleccione Insert e Pictures e localize o ficheiro de imagem editado, arraste-o para o local apropriado no documento.

Como adicionar uma linha de assinatura a um documento Word

Microsoft Word também permite adicionar linhas de assinatura aos documentos. Isto é útil para mostrar onde o destinatário deve assinar.

Para adicionar uma linha de assinatura a um documento, siga estes passos:

1. Li>Clique no local no documento onde quer que a linha de assinatura vá.
2. Seleccionar Linha de Assinatura a partir do menu suspenso Inserir. Deve aparecer uma caixa de diálogo.

li>Seleccionar as opções necessárias e clicar em OK.

E que tal aplicações de terceiros?

Embora a funcionalidade fornecida pelo Word seja sólida, não oferece tantas opções como outras ferramentas. Aplicações de terceiros como PandaDoc e DocuSign dão uma série de características que podem tornar a sua vida mais fácil quando se trata de enviar ou receber documentos.

>p>Considere o seguinte ao escolher usar uma aplicação de assinatura:

• Compatível entre dispositivos

Microsoft Word tem diferentes funcionalidades de assinatura entre dispositivos e plataformas de dispositivos (como Apple e Android). A utilização de uma aplicação permite-lhe utilizar a mesma peça de software com as mesmas características em todos os seus dispositivos.

• Adiciona uma camada extra de segurança

As aplicações explicitamente concebidas para assinar documentos têm uma camada adicional de protecção, como a criação instantânea de um certificado sempre que um documento é assinado, que inclui a hora e a data em que a assinatura foi completada.

h3>Transferível para outros formatos

Se quiser enviar um documento assinado em PDF, ao contrário do Microsoft Word, então pode descarregá-lo e enviá-lo no formato à sua escolha.

Como adicionar uma assinatura no Word com o Add-In PandaDoc

PandaDoc integrou-se com o Word e está disponível no Microsoft Store, tornando o eSign mais fácil do que nunca! Agora pode enviar e assinar documentos directamente do Word.

Para utilizar a integração PandaDoc, siga estes passos:

1. Instale o add-in do Microsoft Marketplace ou abra qualquer documento, clique Insert>Add-ins, encontre o PandaDoc, e clique Install.

li>Click em qualquer acção por baixo do separador PandaDoc. Um painel abrir-se-á à direita para iniciar sessão na sua conta ou criar uma nova conta eSign gratuita. Siga as instruções.li>Li>Nunca logado, seleccione a acção requerida (autoassinar documento, solicitar assinaturas, ou verificar o estado do documento).li>Adicionar a sua assinatura ou enviar este documento para um pedido de assinatura a outros destinatários.li>Quando o documento é assinado por todas as partes, descarregue um documento legalmente vinculativo a partir do Word que inclui um certificado digital confirmando a autenticidade das assinaturas.

Direcções passo a passo para a utilização do PandaDoc com Word Online podem ser encontradas aqui.

Como adicionar uma assinatura a um documento Word com aplicação PandaDoc

Aqui está como adicionar uma assinatura electrónica a um documento Microsoft Word utilizando o software de assinatura electrónica PandaDoc:

1. Logar no PandaDoc e seleccionar o botão “Novo Documento”.
2. Clique no separador Upload e arraste o ficheiro Word ou seleccione Choose A Local File.
3. Seleccionar o botão Display As Is. O documento aparecerá no editor PandaDoc.
4. Clique no separador Assinatura no menu do lado direito para arrastar e largar um campo de assinatura no documento.
5. Seleccionar a caixa de assinatura e atribuir-se a si próprio como destinatário ou adicionar um novo contacto.
6. Faça a assinatura clicando duas vezes sobre a caixa. Pode carregar uma imagem, desenhar a assinatura, ou introduzi-la manualmente.

li>Seleccionar o botão Complete e descarregar o ficheiro no seu formato preferido.

Em resumo

Assinaturas electrónicas alteraram a forma como empresas e indivíduos fazem negócios. A grande questão é se as ferramentas integradas disponíveis com o Word são ou não suficientes para as suas necessidades. Se tudo o que quer fazer é adicionar imagens simples ao final dos documentos, ou fornecer funcionalidade básica de assinatura digital, então estas ferramentas provavelmente funcionarão para si.

Mas se precisar de um conjunto mais abrangente de características, então uma aplicação de assinatura “inteligente” pode ser o caminho a seguir. Ferramentas como o PandaDoc permitem-lhe localizar e armazenar assinaturas, ao mesmo tempo que proporcionam uma camada adicional de segurança e se integram com a sua pilha de tecnologia existente. Se ainda não experimentou aplicações inteligentes, ficará surpreendido com o quanto a sua vida é mais fácil e quanto tempo poupou.