Het Werknemers Begeleidings Formulier kan helpen bij het begeleiden en documenteren van een werknemersbegeleidingssessie. Een werknemer counseling sessie is een kans voor een toezichthouder te ontmoeten met een werknemer en een aspect van de prestaties van de werknemer te bespreken. Het is geen vorm van straf op zich, maar eerder een manier om de prestaties te verbeteren. De sessie kan gaan over een bepaald iets dat de werknemer heeft gedaan of meegemaakt, een taak die de werknemer heeft voltooid of nagelaten te voltooien, een neiging of gewoonte van de werknemer, of het algemene werk van de werknemer voor het bedrijf. Ongeacht het doel van de sessie, kan het gebruik van een vooraf voorbereid formulier zowel de supervisor als de werknemer helpen meer uit de counseling te halen door duidelijk te maken welke informatie moet worden besproken en geregistreerd. Door het formulier te gebruiken en te bewaren kan het bedrijf aantonen dat het de juiste maatregelen heeft genomen, mochten er zich later problemen voordoen.
- Voor de sessie
- Wat moet er in een counselingformulier voor werknemers staan
- Stap-voor-stapcounseling proces
- Voordelen van werknemer counseling
- Het kiezen van de juiste counselor
- (Video) Hoe documenteer je werknemersbegeleiding
Vóór de sessie
De leidinggevende moet de werknemer van tevoren inlichten om een geschikt tijdstip voor de sessie te vinden, en ervoor zorgen dat de sessie privé en zonder onderbreking kan plaatsvinden. Vooral als de reden voor de sessie een incident is waarbij de werknemer betrokken was of een probleem met zijn of haar prestaties, moet de supervisor het volgende doen:
- de nodige documentatie verzamelen in verband met het incident of het probleem;
- een duidelijke uitleg formuleren over hoe het gedrag van de werknemer niet aan de verwachtingen voldoet; en
- uitleggen hoe deze tekortkoming schadelijk is voor het algemene werk van het bedrijf.
Daarbij moet worden gekeken naar hulpmiddelen, beleidsmededelingen of training die de werknemer heeft ontvangen die bewijs leveren of lacunes aan het licht brengen die het probleem hebben kunnen veroorzaken. Is de werknemer goed geïnstrueerd? Of is het probleem te wijten aan gebrekkige communicatie van het management?
De supervisor moet de werknemer laten weten waarom de counseling-sessie wordt gehouden, maar moet benadrukken dat het geen disciplinaire procedure is, hoewel het niet corrigeren van het besproken probleem uiteindelijk tot disciplinaire maatregelen kan leiden. Op een bepaald ogenblik voor de sessie begint, moet de werkgever uitleggen dat de sessie wordt gedocumenteerd. Wat er met het formulier gebeurt als het is ingevuld, moet ook van tevoren door de supervisor worden beslist, en aan de werknemer worden uitgelegd. Sommigen pleiten voor een aanpak in drie stappen. In de eerste stap blijft het document bij de supervisor die de sessie heeft geleid. In de tweede stap kan, indien de eerste sessie niet beantwoordde aan wat de werkgever nodig achtte, een nieuw begeleidingsformulier worden opgesteld en aan de personeelsafdeling van het bedrijf worden doorgegeven. In de derde stap, als er nog steeds problemen zijn, kan een aanvullend formulier worden ingevuld dat bepaalde consequenties kan hebben voor het uitblijven van verbeteringen, en kan het formulier worden toegevoegd aan het personeelsdossier van de werknemer. In welke fase van het gesprek het begeleidingsformulier zich ook bevindt, de werkgever moet open kaart spelen met de werknemer.
Wat moet er in een begeleidingsformulier voor werknemers staan?
Zoals in het voorbeeldformulier te zien is, moet een begeleidingsformulier het volgende bevatten:
- De voor- en achternaam van de werknemer die begeleiding krijgt, samen met de datum van de begeleiding.
- Het probleem dat wordt behandeld. Veel voorkomende voorbeelden zijn onprofessioneel gedrag op kantoor, gebrek aan productiviteit of kwaliteit van het werk, aanwezigheid, het niet volgen van de kledingvoorschriften, veiligheidsovertredingen op de werkplek en pesterijen. Wees bereid om niet alleen het probleem uit te leggen, maar ook hoe het specifiek de prestaties van het bedrijf schaadt
- Relevant beleid of procedures die met de persoon zijn gedeeld op het moment van indiensttreding of daarna.
- De datum van het (de) incident(en) in kwestie, details van het incident en namen van getuigen, indien van toepassing
- Als er eerdere counseling sessies over deze kwestie zijn geweest, de data van die sessies en wat, indien iets, werd overeengekomen of besloten als resultaat daarvan
- De voorgestelde actie die de werkgever de werknemer vraagt te nemen, en hoe snel de werknemer daarmee moet beginnen
- Er zijn tijdens de discussie opmerkingen van de werknemer gemaakt, inclusief meningsverschillen
- De ingangsdatum van wanneer het nieuwe gedrag wordt verwacht, en een beschrijving van hoe kan worden gecontroleerd of de werknemer dit met succes heeft gedaan
- De handtekening van de werknemer waarin hij het probleem erkent en ermee instemt het gedrag te corrigeren
- Toekomstige acties die de werkgever kan nemen als reactie op het feit dat de werknemer het gedrag niet corrigeert zoals gevraagd
Stap voor stap: Werknemer Counseling Proces
Stel het probleem vast
De werkgever moet het exacte probleem dat moet worden aangepakt in detail beschrijven. Dit kan nader onderzoek vereisen naar instrumenten, beleidsmededelingen of trainingen die de werknemer heeft ontvangen om bewijs te leveren of hiaten te identificeren die het probleem hebben kunnen veroorzaken.
Voorbereiding werknemer op counseling
De werkgever moet een bijeenkomst met de werknemer organiseren over de counseling, wat wordt verwacht en wat er tijdens de sessie zal gebeuren.
Toelating werknemer tot counseling
De werkgever moet de werknemer toelaten tot counseling en de werknemer betrekken bij een open dialoog in twee richtingen.
Voordelen van counseling
Een degelijk counselingprogramma voor werknemers brengt de volgende voordelen met zich mee:
- Hogere personeelsretentie, wat leidt tot lagere bedrijfskosten en betaalbaarheid
- Verlaagd ziekteverzuim en ziekteverzuim
- Verbetering van de bedrijfsprestaties door het wegnemen van belemmeringen en het identificeren van tekortkomingen bij zowel het management als de werknemers
- Biedt het bedrijf de mogelijkheid om het ware potentieel van een individu te analyseren. Het biedt de werkgever de mogelijkheid om een plan voor het individu op te stellen, actie te ondernemen en effectief te coachen
- Geeft het bedrijf de kans om het moreel en vertrouwen van een werknemer te verhogen
- Moedigt de werknemer(s) aan om zich uit te spreken over mogelijke problemen, in het bijzonder die waar supervisors zich misschien niet bewust van zijn, en vergroot de verantwoordelijkheid in het bedrijf
Kies de juiste counselor
In het algemeen zou de eerste persoon die een counseling-sessie voor werknemers uitvoert, de afdelingssupervisor van de werknemer moeten zijn. Als de sessie echter zover gevorderd is dat het ingevulde formulier aan personeelszaken zal worden gegeven, kan het raadzaam zijn om ook iemand van personeelszaken erbij te betrekken. Als de werkgever reden heeft om te vermoeden dat de werknemer problemen heeft met zijn geestelijke gezondheid of drugsgebruik, kan het raadzaam zijn om een aparte counseling sessie voor te stellen met een professional die getraind is om deze problemen aan te pakken.