El formulario de asesoramiento a empleados puede ayudar a guiar y documentar una sesión de asesoramiento a empleados. Una sesión de asesoramiento al empleado es una oportunidad para que un supervisor se reúna con un empleado y discuta algún aspecto del desempeño del empleado. No es una forma de castigo en sí misma, sino una manera de mejorar el rendimiento. La sesión puede versar sobre algo concreto que haya hecho o experimentado el empleado, sobre una tarea que haya realizado o dejado de realizar, sobre una tendencia o hábito del empleado, o sobre el trabajo general del empleado para la empresa. Independientemente del propósito de la sesión, recurrir a un formulario preparado de antemano puede ayudar tanto al supervisor como al empleado a sacar más provecho del asesoramiento, al dejar claro qué información debe discutirse y registrarse. Utilizar el formulario y conservarlo puede ayudar a la empresa a demostrar que tomó las medidas adecuadas en caso de que surjan problemas más adelante.
- Antes de la sesión
- Qué incluir en un formulario de asesoramiento al empleado
- Paso a paso del proceso de asesoramiento al empleado
- Paso a paso.paso a paso del proceso de asesoramiento a empleados
- Ventajas del asesoramiento a empleados
- Elección del asesor adecuado
- (Vídeo) Cómo documentar el asesoramiento al empleado
Antes de la sesión
El supervisor debe avisar al empleado con antelación para encontrar un momento conveniente para la sesión, y hacer los arreglos necesarios para que pueda llevarse a cabo en privado y sin interrupciones. En particular, si el motivo de la sesión es un incidente en el que el empleado estuvo involucrado o un problema con su desempeño, el supervisor debe hacer lo siguiente:
- reunir la documentación necesaria asociada con el incidente o problema;
- formular una explicación clara de cómo la conducta del empleado no cumple con las expectativas; y
- expresar cómo esta deficiencia es perjudicial para el trabajo general de la empresa.
- El nombre y el apellido del empleado que recibe el asesoramiento junto con la fecha del asesoramiento.
- El problema que se aborda. Algunos ejemplos comunes son el comportamiento poco profesional en la oficina, la falta de productividad o de calidad en el trabajo, la asistencia, el incumplimiento del código de vestimenta, las violaciones de la seguridad en el lugar de trabajo y el acoso. Prepárese para explicar no sólo el problema, sino cómo perjudica específicamente el rendimiento de la empresa
- Las políticas o procedimientos pertinentes compartidos con el individuo en el momento de la contratación o después.
- La fecha del incidente o incidentes en cuestión, los detalles del incidente y los nombres de los testigos, si procede
- Si ha habido sesiones de asesoramiento previas sobre este asunto, las fechas de esas sesiones y lo que se acordó o se decidió, si es que se acordó algo, como resultado de ellas
- Las medidas sugeridas que el empleador solicita que tome el empleado, y la rapidez con la que debe comenzarlas
- Cualquier comentario del empleado realizado durante la discusión, incluyendo los desacuerdos
- La fecha efectiva de cuándo se espera el nuevo comportamiento, y una descripción de cómo verificar si el empleado lo ha hecho con éxito
- La firma del empleado reconociendo el problema y aceptando remediar el comportamiento
- Las acciones futuras que un empleador puede tomar en respuesta a que el empleado no corrija el comportamiento como se le pidió
- Mayor retención del personal, lo que conlleva una reducción de los costes operativos y de la asequibilidad
- Reducción del absentismo y de las bajas laborales
- Mejora del rendimiento de la empresa mediante la eliminación de las barreras y la identificación de las deficiencias tanto de los directivos como de los empleados
- Proporciona a la empresa la oportunidad de analizar el verdadero potencial de un individuo. Proporcionará al empleador la oportunidad de crear un plan para el individuo, dirigir la acción y entrenar eficazmente
- Proporciona la oportunidad empresarial de aumentar la moral y la confianza de un empleado
- Alienta al empleado o empleados a hablar con respecto a posibles problemas, particularmente que los supervisores pueden desconocer, y aumentar la responsabilidad en la empresa
Se deben tener en cuenta las herramientas, las comunicaciones de la política o la formación que ha recibido el empleado y que proporcionarán pruebas o identificarán las lagunas que podrían haber causado el problema. Se ha instruido adecuadamente al empleado? ¿O el problema tiene su origen en una comunicación imperfecta por parte de la dirección?
El supervisor debe hacer saber al empleado la razón por la que se convoca la sesión de asesoramiento, pero debe enfatizar que no se trata de un procedimiento disciplinario, aunque el hecho de no corregir el problema tratado puede conducir eventualmente a la disciplina. En algún momento antes de que comience la sesión, el empresario debe explicar que se está documentando. El supervisor también debe decidir de antemano qué hacer con el formulario una vez completado, y explicárselo al empleado. Algunos abogan por un enfoque en tres pasos. En el primer paso, el documento se queda en manos del supervisor que ha dirigido la sesión. En el segundo, si en la primera sesión no se abordó lo que el empresario consideraba necesario, se puede crear un nuevo formulario de asesoramiento y transmitirlo al departamento de recursos humanos de la empresa. En el tercer paso, si los problemas persisten, se puede rellenar un formulario adicional que puede señalar las consecuencias particulares de no mejorar, y el formulario puede añadirse al expediente personal del empleado. Independientemente de la etapa de la discusión que documente el formulario de asesoramiento, el empleador debe ser sincero con el empleado.
¿Qué incluir en un formulario de asesoramiento para empleados?
Como se ve en el formulario de muestra, un formulario de asesoramiento debe incluir:
Paso a paso: Proceso de asesoramiento al empleado
Identificar el problema
El empleador debe detallar el problema exacto que necesita ser abordado. Esto puede requerir una investigación más profunda de las herramientas, las comunicaciones de la política o las formaciones que el empleado ha recibido y que proporcionarán pruebas o identificarán las lagunas que podrían haber causado el problema.
Preparar al empleado para el asesoramiento
El empleador debe organizar una reunión con el empleado sobre el asesoramiento, lo que se espera y lo que ocurrirá durante la sesión.
Admitir al empleado en las sesiones de asesoramiento
El empleador debe permitir que el empleado entre en la sesión de asesoramiento e involucrarlo en un diálogo abierto de dos vías.
Ventajas del asesoramiento a los empleados
Adoptar un sólido programa de asesoramiento a los empleados se asocia con los siguientes beneficios:
Elegir el Consejero adecuado
Generalmente, la primera persona que realiza una sesión de asesoramiento a empleados debe ser el supervisor del departamento del empleado. Sin embargo, si la sesión ha progresado hasta el punto de que el formulario completado se entregará a recursos humanos, puede ser aconsejable incluir también a alguien de RRHH. Alternativamente, si el empleador tiene razones para sospechar que puede haber problemas de salud mental o de abuso de sustancias asociados con el empleado, puede ser aconsejable sugerir una sesión de asesoramiento por separado con un profesional capacitado para abordar estas cuestiones.