Formularz Doradztwa Pracowniczego może pomóc w prowadzeniu i dokumentowaniu sesji doradztwa pracowniczego. Sesja doradztwa pracowniczego jest okazją dla przełożonego do spotkania z pracownikiem i omówienia jakiegoś aspektu jego pracy. Nie jest to forma kary sama w sobie, ale raczej sposób na poprawę wydajności. Sesja może dotyczyć konkretnej rzeczy, którą pracownik zrobił lub której doświadczył, zadania, które pracownik wykonał lub nie wykonał, tendencji lub nawyku pracownika lub ogólnej pracy pracownika dla firmy. Niezależnie od celu sesji, oparcie się na wcześniej przygotowanym formularzu może pomóc zarówno przełożonemu, jak i pracownikowi uzyskać więcej korzyści z doradztwa poprzez jasne określenie, jakie informacje należy omówić i zapisać. Korzystanie z formularza i jego zachowanie może pomóc firmie w wykazaniu, że podjęła odpowiednie działania w przypadku pojawienia się problemów w przyszłości.
- Przed sesją
- Co należy zawrzeć w formularzu doradztwa pracowniczego
- Proces doradztwa pracowniczegokrok po kroku proces doradztwa pracowniczego
- Wady doradztwa pracowniczego
- Wybór właściwego doradcy
- (Wideo) Jak udokumentować poradnictwo pracownicze
Przed sesją
Przełożony powinien powiadomić pracownika z wyprzedzeniem, aby znalazł dogodny czas na sesję, i zorganizować ją w taki sposób, aby mogła się odbyć na osobności i bez zakłóceń. Zwłaszcza jeśli powodem sesji jest incydent, w którym pracownik brał udział lub problem z jego wydajnością, przełożony powinien wykonać następujące czynności:
- Zgromadzić niezbędną dokumentację związaną z incydentem lub problemem;
- Sformułować jasne wyjaśnienie, w jaki sposób zachowanie pracownika nie spełnia oczekiwań; oraz
- Określić, w jaki sposób to niedociągnięcie jest szkodliwe dla całości pracy firmy.
Powinno to uwzględniać narzędzia, komunikaty dotyczące polityki lub szkolenia, które pracownik otrzymał, a które dostarczą dowodów lub zidentyfikują luki, które mogły spowodować problem. Czy pracownik został odpowiednio poinstruowany? A może problem wynika z niedoskonałej komunikacji ze strony kierownictwa?
Przełożony powinien poinformować pracownika o przyczynie zwołania sesji doradczej, ale powinien podkreślić, że nie jest to postępowanie dyscyplinarne, choć brak poprawy omawianej kwestii może ostatecznie doprowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego. W pewnym momencie przed rozpoczęciem sesji, pracodawca powinien wyjaśnić, że jest ona dokumentowana. Co zrobić z formularzem po jego wypełnieniu, również powinno być wcześniej ustalone przez przełożonego i wyjaśnione pracownikowi. Niektórzy opowiadają się za podejściem trzystopniowym. W pierwszym etapie dokument pozostaje u przełożonego, który prowadził sesję. W drugim, jeśli pierwsza sesja nie odniosła się do tego, co pracodawca uznał za potrzebne, można stworzyć nowy formularz doradczy i przekazać go do działu kadr firmy. W trzecim etapie, jeśli problemy nadal pozostają nierozwiązane, może zostać wypełniony dodatkowy formularz, który może nakreślić konkretne konsekwencje za brak poprawy, a formularz może zostać dodany do akt osobowych pracownika. Bez względu na to, jaki etap dyskusji zostanie udokumentowany w formularzu, pracodawca powinien być otwarty na współpracę z pracownikiem.
Co powinien zawierać formularz porady pracowniczej?
Jak widać na przykładowym formularzu, formularz porady powinien zawierać:
- Imię i nazwisko pracownika otrzymującego poradę wraz z datą porady.
- Problem, który jest poruszany. Typowe przykłady to nieprofesjonalne zachowanie w biurze, brak wydajności lub jakości pracy, frekwencja, nieprzestrzeganie zasad ubioru, naruszenia bezpieczeństwa w miejscu pracy i molestowanie. Bądź przygotowany, aby wyjaśnić nie tylko problem, ale także to, jak konkretnie szkodzi on wydajności firmy
- Właściwe zasady lub procedury, którymi pracownik został poinformowany w momencie zatrudnienia lub później.
- Data incydentu(ów), o którym mowa, szczegóły incydentu i nazwiska świadków, jeśli dotyczy
- Jeśli były wcześniejsze sesje doradcze na temat tego problemu, daty tych sesji i co, jeśli cokolwiek, zostało uzgodnione lub postanowione w ich wyniku
- Sugerowane działania, których podjęcia pracodawca wymaga od pracownika i jak szybko pracownik powinien je rozpocząć
- Wszelkie komentarze pracownika podczas dyskusji, w tym nieporozumienia
- Data wejścia w życie, kiedy nowe zachowanie jest oczekiwane, oraz opis sposobu sprawdzenia, czy pracownik zrobił to z powodzeniem
- Podpis pracownika przyznającego się do problemu i zgadzającego się na naprawienie zachowania
- Przyszłe działania, które pracodawca może podjąć w odpowiedzi na to, że pracownik nie poprawi zachowania zgodnie z prośbą
Krok po kroku: Proces Doradztwa Pracowniczego
Zidentyfikuj problem
Pracodawca powinien dokładnie określić problem, który musi zostać rozwiązany. Może to wymagać dalszego dochodzenia w sprawie narzędzi, komunikatów lub szkoleń, które pracownik otrzymał, a które dostarczą dowodów lub zidentyfikują luki, które mogły spowodować problem.
Przygotowanie pracownika do doradztwa
Pracodawca powinien zorganizować spotkanie z pracownikiem dotyczące doradztwa, tego, czego się oczekuje i co będzie się działo podczas sesji.
Dopuszczenie pracownika do sesji doradztwa
Pracodawca powinien dopuścić pracownika do sesji doradztwa i zaangażować go w otwarty, dwukierunkowy dialog.
Zalety doradztwa pracowniczego
Wprowadzenie solidnego programu doradztwa pracowniczego wiąże się z następującymi korzyściami:
- Większa retencja pracowników, co prowadzi do zmniejszenia kosztów operacyjnych i przystępności
- Zmniejszona absencja i absencja chorobowa
- Poprawa wyników firmy poprzez usunięcie barier i identyfikację braków zarówno wśród kierownictwa, jak i pracowników
- Daje biznesowi możliwość analizy prawdziwego potencjału jednostki. Zapewni to pracodawcy możliwość stworzenia planu dla danej osoby, ukierunkowania działań i skutecznego coachingu
- Daje biznesowi możliwość podniesienia morale i pewności siebie pracownika
- Zachęca pracownika(ów) do mówienia o potencjalnych problemach, zwłaszcza tych, których przełożeni mogą nie być świadomi, oraz zwiększa odpowiedzialność w firmie
Wybór właściwego doradcy
Zazwyczaj pierwszą osobą prowadzącą sesję doradztwa pracowniczego powinien być przełożony działu pracownika. Jednakże, jeśli sesja rozwinęła się do tego stopnia, że wypełniony formularz zostanie przekazany do działu kadr, wskazane może być włączenie do rozmowy kogoś z działu kadr. Alternatywnie, jeśli pracodawca ma powody podejrzewać, że pracownik może mieć problemy ze zdrowiem psychicznym lub nadużywaniem substancji psychoaktywnych, może być wskazane zasugerowanie oddzielnej sesji doradczej z profesjonalistą przeszkolonym do zajmowania się tymi kwestiami.