10 Melhores Sistemas de Gestão Documental para um Melhor Fluxo de Trabalho

Sistema de Gestão Documental mais utilizado:

Com o processo em curso de Digitalização, as pessoas desejam reduzir o seu trabalho em papel e esperam ter acesso aos seus documentos importantes a partir de qualquer lugar e em qualquer altura.

Sistemas de Gestão Documental são a melhor solução para tornar esta tarefa muito mais fácil. Os leitores de PDF são o melhor exemplo de um Sistema de Gestão de Documentos através do qual se pode aceder ao ficheiro PDF offline e armazená-lo para o visualizar e mesmo imprimir e publicar em qualquer altura e em qualquer lugar.

Sistemas de Gestão de Documentos também é conhecido como Sistema de Gestão de Conteúdos e é amplamente considerado como a componente da Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM). Está relacionado com a Gestão de Registos, Fluxos de Trabalho, Gestão de Activos Digitais, etc.

Neste tutorial, iremos analisar em profundidade os Sistemas de Gestão Documental mais populares que são utilizados por várias organizações de sucesso para gerir os seus documentos em papel de uma forma eficiente.

O que é Gestão Documental?

A Gestão Documental pode ser definida como a forma que é utilizada pelas organizações para gerir e seguir documentos electrónicos.

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Guia para uma melhor compreensão da gestão de documentos:

• Edição simultânea mas separada de documentos para evitar o conflito de sobrescrever.
• Para voltar à última versão exacta do documento em caso de qualquer erro.
• Controlo de versão para diferenciar entre duas versões diferentes.
• Reconstrução de documentos.

Actualmente, a Gestão de Documentos está disponível desde uma pequena aplicação autónoma até configurações em grande escala para toda a empresa que incorpora características de preenchimento de documentos padrão.

Estas características incluem:

• Local de armazenamento
• Segurança e controlo de acesso
• Auditoria e Indexação
• Classificação, Pesquisa e recuperação
• Integração com aplicação desktop

Sistemas de Gestão Documental

Sistemas de Gestão Documental refere-se à gestão e acesso electrónico aos documentos.

Sistemas de Gestão de Conteúdos de Empresas gerem e controlam documentos digitais criados utilizando Microsoft Office Suite e software de contabilidade como CAD etc.

Sistema de Gestão Electrónica de Documentos deve conter os componentes abaixo indicados para se provar eficiente:

• Importação: Para abrir um novo documento no sistema.
• Armazenamento: Para manter os ficheiros do sistema e utilizar o armazenamento.
• Identidade: Para recuperar documentos com precisão atribuindo índices.
• Exportar: Para remover itens do sistema.
• Segurança: Protecção por senha em certos ficheiros para utilizadores autorizados.

p>=> Contacte-nos para sugerir uma listagem aqui.

Sistemas de Gestão Documental mais populares

Vejamos alguns dos populares Sistemas de Gestão Documental que são amplamente utilizados para reduzir a documentação em papel e melhorar o desempenho documental de uma organização.

1. pCloud
2. HubSpot
3. Alfresco
4. LogicalDOC
5. Feng Office
6. Nuxeo
7. KnowledgeTree
8. Seed DMS
9. Casebox
10. MasterControl Documents
11. M-Files
12. Worldox
13. Dokmee
14. Ademero

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#1) pCloud

Key Features

• pCloud permitir-lhe-á definir as permissões de grupo ou os níveis de acesso individual.
• Pode controlar o acesso aos dados através de pastas partilhadas.
• Pode comentar os ficheiros & pastas.
• Pode manter registos detalhados da actividade da conta.
• Pode aceder a qualquer versão anterior dos seus ficheiros.
• Tem funcionalidades para gestão de ficheiros, partilha, segurança, versão de ficheiros, backup de ficheiros, e gestão de activos digitais.

#2) HubSpot

Características:

• HubSpot Sales Document Management and Sales Tracking Software será útil para construir uma biblioteca de conteúdos de vendas para toda a equipa.
• Você poderá partilhar documentos da sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook.
• Ele irá alertá-lo quando os potenciais clientes forem envolvidos com o conteúdo enviado por si.

>li>Fornecerá conhecimentos sobre como o conteúdo de vendas é útil para fazer avançar o seu processo de vendas, com que frequência o conteúdo é utilizado pela equipa.li>HubSpot tem um Software de Vendas tudo-em-um com muitas funcionalidades como o Seguimento de E-mails, Programação de E-mails, Automatização de Vendas, chat ao vivo, relatórios, etc.

#3) Alfresco

Key Features:

• É um ECM de código aberto que fornece gestão documental, colaboração, conhecimento e gestão de conteúdos web, registo & gestão de imagens, repositório de conteúdos, e fluxo de trabalho
• Suporta o Sistema de Ficheiros de Interface Comum (CIFS) que permite a compatibilidade de documentos com Windows, bem como com Sistemas Operativos como Unix.
• Alfresco vem com suporte API e funciona como um back-end para armazenar e recuperar os conteúdos.
• A fácil personalização e controlo de versões são as melhores características do Alfresco mas são bastante complexas de usar

Ligação Oficial: Alfresco

#4) LogicalDOC

p>Key Features:

• LogicalDOC é um sistema baseado em Java de código aberto e pode ser acessível por qualquer navegador da web
• Este sistema pode ser acedido na sua própria rede e permite criar e gerir qualquer número de documentos.
• Ajuda a melhorar a produtividade e colaboração dos sistemas de gestão documental.

li>Dispõe de acesso rápido e fácil recuperação de conteúdos.li>Utiliza frameworks Java como Hibernate, Lucene, e Spring para fornecer uma solução de Gestão Documental altamente flexível.

• Vem com um conjunto de API bem definido para integrar com aplicações de terceiros.

Ligação Oficial: LogicalDOC

#5) Feng Office

p>Key Features:

• Feng Office é um DMS de código aberto com uma plataforma de colaboração baseada na web.
• algumas boas características do Feng Office incluem o seguimento do tempo, Gráfico de Gantt, gestão de tarefas, e gestão do conhecimento.
• É de fácil utilização e permite etiquetar itens.
• Pode até rastrear e enviar o conteúdo para vários utilizadores ao mesmo tempo.
• O único inconveniente é que faz com que algumas das suas funcionalidades sejam pagas apenas com cada actualização.

Ligação Oficial: Feng Office

#6) Nuxeo

Key Features:

• Nuxeo é um sistema de código aberto que gere o fluxo de conteúdo através do ciclo de negócios.
• O sistema comprovado reduz o consumo de tempo necessário para a pesquisa e recuperação de conteúdos.
• Provê uma série de formas de capturar os conteúdos, incluindo a digitalização de imagens.
• Audit logging é uma das boas características que pode utilizar para rastrear o conteúdo e é também uma forma mais fácil.
• Serve um conjunto rico de APIs, plataforma robusta, personalização fácil, e manutenção de projectos.
• Mas é bastante complicado para principiantes e alguma personalização também pode tornar-se complexa.

Ligação Oficial: Nuxeo

#7) KnowledgeTree

p>Key Features:

• Um sistema de gestão de documentos de código aberto que permite seguir, partilhar e assegurar o conteúdo.
• Possua características como Metadados, Fluxo de Trabalho, Repositório de Documentos Controlados por Versão, e suporte WebDAV.
• Pode recuperar o conteúdo certo no momento certo.
• Funcionalidade de reprodução rápida permite ao utilizador criar e gerir as cadências do conteúdo.

Ligação Oficial: KnowledgeTree

#8) DMS semente

p>Key Features:

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DMS semente é um sistema de gestão de documentos de fácil utilização e de código aberto.

Este DMS é particularmente baseado em PHP, MySQL, e sqlite3.

Servido como uma plataforma totalmente desenvolvida para rastrear, aceder, armazenar e partilhar documentos.

Pode ser considerado como a próxima versão do LetoDMS e é totalmente compatível com ele.

Permite editar documentos disponíveis em formato HTML.

Pode preparar uma apresentação online e permite a colaboração em tempo real.

Ligação Oficial: Semente DMS

#9) Casebox

Key Features:

• Casebox é uma ferramenta extensível para alargar o conteúdo, projecto e gestão de recursos humanos.
• É concebido para apoiar a Gestão de Tarefas, Monitorização, Pesquisa de Texto Completo, Legado de Dados, etc.
• Além disso, a Casebox vem com um excelente mecanismo de controlo de versões e serve de lógica condicional para apoiar a gestão de registos.
• Casebox ajuda-o a armazenar e bloquear múltiplos ficheiros num único local com controlo do utilizador.
• Casebox também fornece alojamento seguro com a ajuda de encriptação SSL num servidor encriptado.
• A Rede Privada Virtual (VPN) pode manter a sua comunicação segura.

Ligação Oficial: Casebox

#10) MasterControl Documents

Key Features:

• MasterControl Inc. é um produto comercial baseado na nuvem que permite uma entrega mais rápida do produto, reduzindo o custo global e o consumo de tempo necessário para a gestão de documentos e conteúdos.
• Aumenta a eficiência do produto e gere com segurança a informação da empresa
• Este sistema fornece características como controlo de documentos, gestão de auditorias, gestão da qualidade, e outros processos regulamentares.
• Parte destes, existem algumas outras características servidas por esta ferramenta, tais como Gestão de Conformidade, Colaboração, Controlo de Acesso, Gestão de Impressão, Controlo de Versão, Entrega de Documentos & Indexação, Colaboração, e Pesquisa de Texto Completo.

Ligação Oficial: MasterControl

#11) M-Files

Key Features:

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M-Files ajuda a gerir a sua informação de forma segura com a sua funcionalidade Check-out.

Esta funcionalidade mantém o registo dos seus documentos com cada pequena e grande alteração.

É um sistema útil, fácil de implementar e robusto Sistema de Gestão Documental.

Também está disponível para Windows e Mac, também compatível com dispositivos Android e iOS.

Arquivos M podem ser facilmente integrados com outras aplicações e evita a duplicação.

Ligação Oficial: M-Files

#12) Worldox

p>Key Features:

• Worldox é um sistema comercial e abrangente que gere documentos e e-mails.
• Worldox vem com características de Indexação nomeadas Arquivamento e Retenção que torna os dados disponíveis instantaneamente sempre que necessário.
• Pode ser integrado com SharePoint e implantado com Windows, Android, Mac, iOS, e Cloud.
• Funcionalidades de gestão de documentos do Worldox incluem Gestão de Conformidade, Controlo de Acesso, Conversão e Indexação de Documentos, Gestão de Correio Electrónico, Controlo de Versão, e Pesquisa de Texto Completo.

p>Ligação Oficial: Worldox

#13) Dokmee

Key Features:

• Dokmee é um Sistema de Gestão Documental comercial baseado na nuvem com a eficiência e segurança dos seus documentos.
• Dokmee fornece múltiplos computadores de secretária, bem como configuração da web, interface de fácil utilização, ferramentas de captura e edição.
• Dokmee suporta excelentes características de automatização com funções de indexação de núcleo e pesquisa.

li>Permite um conjunto de ferramentas de imagem e seguimento de documentos para melhor suporte.

Link Oficial: Dokmee

#14) Ademero

p>Key Features:

• Suporta o Mecanismo de Controlo Centralizado para armazenar os seus documentos num único local.
• Os seus documentos digitais podem ser organizados rapidamente com conhecimentos lógicos e ser disponibilizados tanto na versão comercial como na versão de código aberto.
• Os seus documentos digitalizados podem ser convertidos em PDFs pesquisáveis por palavra utilizando a função de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).
• O sistema ágil baseado na web guarda o seu ficheiro na nuvem mas não faz automaticamente cópias de segurança dos seus dados e nenhum dado pode ser restaurado.
• Compatível com todos os sistemas operativos, permitindo assim uma pesquisa de texto completo e controlo de versões.

Ligação Oficial: Ademero
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Parte destes, os 12 sistemas de Gestão Documental mais importantes, ainda temos mais alguns que podem ser adicionados à lista acima. Dei uma breve introdução aos mesmos na secção abaixo.

Ferramentas Adicionais

#15) eFileCabinet: Esta ferramenta comercial pode ser integrada com todas as aplicações do Microsoft Office. Está disponível com várias versões de documentos alojados e do lado do servidor.

A funcionalidade única de Workflow do eFileCabinet permite-lhe agendar as suas tarefas de forma eficiente.

p>ligação oficial: eFileCabinet

#16) ContractZen: Ajuda a gerir os seus documentos importantes com todos os detalhes como datas e conteúdos.

Pode preparar auditorias internas e externas usando os seus documentos em ContractZen.

Ligação oficial: ContractZen

#17) MaxxVault: MaxxVault fornece Sistemas de Gestão Documental Empresarial (EDMS), Gestão de Informação Empresarial (EMI) e Soluções de Gestão Documental em Nuvem para gerir os seus documentos.

Ajuda a reduzir o custo da produtividade com total suporte de automatização.

Ligação oficial: MaxxVault

#18) DocsVault: DocsVault Document Management Systems vêm com as melhores características adequadas para gerir e seguir os seus documentos.

Envolve Controlo de Versão, Segurança de Documentos, Pistas de Auditoria & História, Fluxos de Trabalho de Documentos Electrónicos, Perfil de Documentos, e Etiquetagem, etc.

Ligação Oficial: DocsVault

#19) eVault: O eVault é um Sistema de Gestão de Documentos baseado na web. Fornece gestão de conformidade, gestão de hierarquia de múltiplos níveis, etc.

Como qualquer outro sistema de gestão de documentos, eVault também fornece Controlo de Acesso, Indexação de Documentos, Controlo de Versão, etc.

ligação oficial: eVault

#20) Catalisador: Catalyst desenvolveu múltiplos produtos comerciais tais como Catalyst Insights baseados em XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track, e OnRamp.

É desenvolvido com múltiplos serviços de apoio linguístico.

Ligação oficial: Catalyst

#21) Drupal: Drupal é um sistema de gestão de conteúdos de código aberto bem conhecido pelas suas características como Authoring Content Authoring, Performance, and Security.

Modularidade é o princípio central do Drupal. Este sistema é flexível, escalável e fácil de usar. Pode criar a sua própria estrutura digital integrada com Drupal.

Ligação oficial: Drupal.

#22) Escritório Virtual: O Virtual Office tem uma função de Pesquisa para pesquisar qualquer texto, autor, atributos, etc.

Proporciona também uma boa gestão de ficheiros com armazenamento seguro. Corresponde ao contexto empresarial e encontra a informação rapidamente no momento certo.

Further reading =>> Top Folder Lock Software For Windows 10

Ligação oficial: Virtual Office

#23) bitfarm-Archiv: bitfarm-Archiv é um Sistema de Gestão Documental de código aberto e Gestão de Conteúdos Empresariais para arquivo à prova de auditoria.

Algumas características importantes incluem Arquivamento Automático de múltiplas fontes de documentos, Pesquisa de Texto Completo, Configuração Flexível, etc.

Ligação Oficial: bitfarm-Archiv

É isso! Estamos fartos dos Sistemas de Gestão Documental mais populares.

Pode escolher um ou mais de acordo com as suas necessidades e ver qual será o mais adequado para a sua organização. Com a utilização deste software a produtividade global aumenta e também torna as tarefas muito mais fáceis e flexíveis.

Conclusão

Gestão Documental reduz a proporção de esforços e tempo gasto na gestão de documentos e conteúdos.

Gerir papelada e registos de rastreio é um trabalho aborrecido para quem o trata, mas os softwares acima mencionados são muito úteis para o tornar flexível dentro de um tempo menor.

Sistemas de Gestão de Documentos capturam e organizam documentos em documentos electrónicos para aceder, gerir e rastrear facilmente em qualquer altura de acordo com a sua necessidade. Captura e indexação são as grandes características do DMS que são utilizadas para combinar múltiplos e maiores documentos de uma só vez.

Espere que tivesse escolhido um da lista acima!!!