Durante a duração de um projecto, as pessoas envolvidas podem sempre encontrar problemas com os quais aprender algo. Estes são discutidos regularmente para que os membros da equipa possam apanhar algo prático para aplicar no caso de tais questões se repetirem. Estas ocorrências são geralmente registadas num modelo de lição aprendida, para que a informação recolhida a partir da experiência não se perca.
Modelos Aprendidos de Lições
Icon#01
#02
#03
Modelo de lições aprendidas livres 04Icon#04
#05
#06
#07
#08
#09
Porquê as lições aprendidas são importantes?
P>P>Os projectos mais rentáveis do mundo têm os seus altos e baixos e, em geral, os baixos têm um impacto tão grande como os altos. Para ser um gestor de projecto bem sucedido, deve sempre documentar e analisar as lições aprendidas num modelo de lições aprendidas e aplicá-las mais tarde quando necessário em projectos futuros.
A escrita destas lições aprendidas num documento de lições aprendidas deve tornar-se uma parte básica de qualquer projecto, uma vez que serve uma série de propósitos. Embora a documentação completa de um formato de lições aprendidas seja geralmente feita durante o processo de encerramento do projecto, deve registar cada lição aprendida durante toda a duração do projecto.
Esta medida assegura que toda a informação seja documentada de forma precisa e atempada. Seguem-se as razões mais importantes pelas quais deve criar as suas próprias lições aprendidas do projecto:
- É uma ferramenta útil e essencial
Todas as lições aprendidas de cada projecto podem servir como uma ferramenta essencial, especialmente quando se é atribuído a projectos semelhantes. Os exemplos de lições aprendidas devem descrever as coisas que correram mal durante o projecto juntamente com recomendações para evitar uma ocorrência semelhante no futuro.
No lado positivo, o documento deve também descrever os aspectos do projecto que correram bem e como projectos semelhantes podem beneficiar de tal informação. - Ajuda a assegurar a inclusão
Deve enviar o documento de lições aprendidas ao gabinete de gestão do projecto (PMO) e ao patrocinador do projecto para que este possa ser incluído nos arquivos e bens da organização como uma adição à base de dados de lições aprendidas. Se a sua organização não tiver um PMO, então deve haver algum outro meio de comunicação que assegure a inclusão de todos os gestores de projecto.
li> Capta as lições aprendidas do projecto
O principal objectivo do projecto lições aprendidas é reunir as lições aprendidas num projecto num documento oficial que poderá depois partilhar com outros gestores de projecto designados em projectos semelhantes no futuro.
O documento pode ser incorporado como parte de um novo processo de planeamento de projectos para projectos semelhantes. A sua utilização pode determinar os problemas que ocorreram, como resolveu tais problemas, e como evitá-los no futuro.li>Descreve tudo o que correu bem no projecto
O formato das lições aprendidas deve também detalhar o que correu bem com o projecto e as razões pelas quais os outros gestores de projecto capitalizaram as acções empreendidas. Seria também uma boa ideia que outros gestores de projecto descobrissem quem eram os membros da equipa do projecto, para que possam solicitar feedback e sugestões para o planeamento de projectos futuros.
Lesson Learned Formats
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Que lições aprendidas na gestão de projectos?
As lições aprendidas podem tornar-se uma discussão informal, especialmente quando se olha para projectos em retrospectiva. Normalmente acontece após a conclusão de um projecto numa reunião em que o cliente, juntamente com os principais representantes do lado do cliente e do empreiteiro estão presentes.
A reunião pode ser ainda mais perspicaz com alguma organização. Durante a reunião para as lições aprendidas, todos os envolvidos no projecto partilham as suas perspectivas sobre os seus pensamentos sobre o projecto, o que gostariam de mudar, as coisas que aprenderam e o que devem melhorar.
Documentos Aprendidos das Lições Aprendidas
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
O que é um registo de lições aprendidas?
Cada projecto deve ter um documento para registar o conhecimento adquirido durante o projecto para utilização no projecto actual e, mais tarde, inscrito no registo de lições aprendidas para referência futura. O principal objectivo deste documento é reunir as lições aprendidas em toda a organização. A recolha de informação chave relacionada com o projecto de forma consistente pode ajudar outros membros da equipa a passar e identificar lições relevantes.
Pode usar o registo das lições aprendidas e partilhá-lo através de uma unidade partilhada ou na nuvem. Também se pode personalizar o formato da lição aprendida para encorajar a colaboração. Pode adaptar quaisquer valores ou categorias no documento de acordo com as suas necessidades.
Lições Aprendidas do Projecto
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Como fazer um modelo de lições aprendidas?
Outro uso de um projecto lições aprendidas é como componente principal da cultura de uma organização que está empenhada na gestão e melhoria contínua adaptativa. Em palavras mais simples, é possível utilizar os exemplos de lições aprendidas para comunicar conhecimentos de uma forma mais eficaz e garantir que informações úteis sejam incluídas nos processos de trabalho, actividades, e planeamento. Aqui estão os passos básicos para fazer um modelo de lições aprendidas:
- Definir o seu projecto
Este é o primeiro passo em que se identifica a necessidade de lições aprendidas e se estabelece o processo, bem como, a equipa através do qual se recolhem as lições. É essencial estabelecer o propósito e a necessidade das lições, as pessoas para a utilização do produto, e os membros da equipa do projecto.
Escolha pessoas para trabalhar no documento das lições aprendidas que tenham conhecimentos específicos ou experiência do projecto e outras competências importantes, especialmente em termos de escrita e comunicação. Os membros devem estar de acordo com o formato do produto, estratégias de recolha de dados, métodos de análise, estratégias de divulgação, e outras actividades de que o projecto possa necessitar. - Armazenamento
Este aspecto do documento de lições aprendidas é sobre a incorporação de lições numa base de dados partilhada para fins de disseminação e partilha futura. A informação deve ser armazenada de tal forma que permita aos utilizadores procurar e identificar lições usando palavras-chave. - Disseminação
Este elemento final é o mais importante e envolve a disseminação das lições aprendidas. Haveria pouco ou nenhum benefício, a menos que as lições aprendidas fossem usadas e distribuídas por aqueles que delas pudessem beneficiar. O processo de disseminação pode incluir a revisão do processo de trabalho, distribuição de rotina, e formação.
li>Reagrupar dados
Aqui envolve a recolha de informação através de processos não estruturados ou estruturados como críticas de projecto, reuniões, e formulários escritos. Pode haver muitas fontes a partir das quais se podem recolher dados para o modelo de lições aprendidas.
Pode basear estas lições tanto em experiências positivas que atingem objectivos organizacionais como em experiências negativas que resultam em resultados indesejáveis. Para alguns projectos, um processo de recolha de lições de colaboração pode ser tão importante como o registo do processo.li>Verificação e síntese
As lições submetidas devem ser verificadas para assegurar a sua aplicabilidade e exactidão. O processo envolve especialistas no assunto e domínio que coordenam e conduzem revisões para descobrir se a lição tem ou não:
Relevância com outros projectos.
Qualidades únicas num determinado departamento.
Características aplicáveis a toda a organização.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
Utilizar o modelo de lições aprendidas para conduzir reuniões
Utilizar um modelo de lições aprendidas para recolher recomendações pessoais e de equipa durante e após o projecto. Deve haver uma reunião rápida com a sua equipa para analisar as lições aprendidas a meio do projecto.
Deixar estes debriefings até ao lançamento do projecto pode resultar na perda de informação mesmo antes do lançamento do projecto. Eis as principais razões pelas quais deve realizar uma reunião com o seu documento de lições aprendidas:
- aprender com quaisquer erros e evitar cometer os mesmos erros no futuro.
- determinar as melhores práticas e passar este conhecimento a outros projectos no futuro.
- construir confiança com os membros da sua equipa e os accionistas. Envolver as pessoas no processo torna-as mais favoráveis à gestão de projectos.
Tudo isto significa que as reuniões das lições aprendidas não são apenas um local para as pessoas partilharem os seus sentimentos de raiva e frustração, que é frequentemente a impressão que se sente quando as pessoas se tornam demasiado negativas.
Mas as revisões de projectos através das lições aprendidas devem sempre concentrar-se na partilha de feedback construtivo e útil para melhorar. Vamos analisar mais de perto um processo padrão para uma reunião de lições aprendidas:
- Ao realizar uma reunião com toda a equipa, terá membros que se reúnem em pequenos grupos para apresentar as suas conclusões até ao final da reunião.
- Numa reunião de lições aprendidas em que só tem alguns participantes, pode discutir a conclusão de todos sem necessidade de apresentações.
O principal desafio destas reuniões é que as pessoas podem sentir-se hesitantes em dar um feedback sincero. Temem que possam parecer tão duras, têm medo de ferir os sentimentos das outras pessoas ou mesmo de serem julgadas pelos outros.
Mas muitas vezes, haveria um membro que quebraria o gelo e exibiria uma postura mais corajosa. Quando isto acontece, outros seguem e começam a partilhar abertamente as suas críticas. Este é o tipo de atmosfera que se deve promover.
Se achar que os participantes têm essa tendência para se sentirem hesitantes na abertura, talvez queira considerar planear com antecedência alguns pontos para discussão, como por exemplo, colocar um par de auto-ajustes como uma demonstração de humor e humildade. Isto também demonstra que ser autocrítico de si próprio e dos membros da equipa é totalmente aceitável.