Um modelo de factura de serviço é um tipo de documento comercial fornecido pelas empresas aos clientes. Serve como indicação de uma transacção e destina-se a solicitar o pagamento dos serviços que a empresa prestou ao cliente. Esta factura é um instrumento de comunicação muito poderoso que assegura um pagamento atempado. Além disso, a emissão deste documento dá aos clientes uma boa impressão que, por sua vez, estabelece o cenário para uma relação profissional a longo prazo.
Modelos de facturas de serviços
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Tipos de modelos de facturas
Muitas empresas, profissionais, e freelancers podem utilizar um modelo de factura de serviços. Um modelo de factura de consultoria ou um modelo de factura pessoal para serviços oferecidos fornece aos clientes toda a informação de que necessitam para fazer o seu pagamento atempadamente.
Felizmente, muitas pessoas consideram as facturas como um incómodo, mas isto nem sempre tem de ser o caso. Pode criar um modelo de factura do Microsoft Word que se adapte ao seu negócio ou descarregar um e utilizá-lo para todos os seus clientes. Existem diferentes tipos de modelos de facturas que pode criar, incluindo:
- Basic. Este é um dos mais simples tipos de modelos que pode criar. A grande parte é que pode utilizar o modelo para diferentes fins. Devido à sua simplicidade, é adequado para freelancers, profissionais, e muito mais. Ao criar o modelo, inclua todos os campos básicos para introduzir a informação requerida pelos seus clientes.
- Facturação. Ao criar este tipo de modelo, torne-o o mais simples possível. Inclua todos os campos necessários para facturar os seus clientes. Pode também incluir o logotipo do seu negócio ou empresa, mas não acrescente mais nada. Não vale a pena adicionar demasiados campos ou gráficos que possam desorganizar o modelo e dificultar a sua compreensão.
- Em branco. Este tipo de modelo de factura de serviço é o mais versátil, porque pode utilizá-lo para diferentes fins. Se estiver a criar o modelo a partir do zero, desenhe-o como desejar. Faça-o da forma mais simples ou complicada que desejar. Basta certificar-se de que o modelo contém toda a informação relevante relativa aos serviços prestados.
- Consultor. Um modelo de facturação de consultoria funciona para diferentes tipos de empresas e profissionais. Quer seja um freelancer, um empresário ou um consultor profissional, pode utilizar este tipo de factura para informar os seus clientes de quanto devem pagar pelos seus serviços. Neste tipo de factura, pode incluir secções para as suas taxas horárias e outras taxas.
- Assistente de facturação. Com este tipo de factura, pode consultar a sua lista completa de facturas. Com ela, pode também ver todos os clientes com quem trabalha. Ao criar este modelo, inclua todas as informações ou campos necessários para gerir todas as suas relações financeiras com os seus clientes. Pode criar e gerir este modelo em Microsoft Excel.
- Invoice tracker. Este é um tipo especial de modelo de facturação que pode utilizar para acompanhar todas as facturas que enviou aos clientes. É muito útil ter este tipo de modelo, especialmente se tiver de lidar com vários clientes ao mesmo tempo.
- Proforma. Utilize este tipo de factura para estabelecer o custo de serviços e bens antes de os entregar ao seu cliente. Este tipo de modelo varia ligeiramente em relação ao tipo padrão em termos de formato. Indica a transacção planeada em vez da transacção que teve lugar.
- Vendas. Ao fazer este tipo de modelo de factura do Microsoft Word, certifique-se de que é limpo, profissional, e simples. Desenhe o modelo com os seus clientes em mente. Ao emitir tal factura aos seus clientes, eles também efectuarão os seus próprios cálculos para verificar se o pagamento que escreveu corresponde ao montante que calcularam.
- Serviço. Finalmente, este modelo de factura de serviço é muito popular entre freelancers, consultores, e diferentes tipos de negócios também. Quando criar este modelo, certifique-se de que ele inclui toda a informação relativa aos serviços que prestou. Pode também querer incluir um campo para a tarifa que está a cobrar e quantas horas prestou serviço ao seu cliente.
li> Com as horas e tarifa. Crie um modelo com aspecto profissional para dar aos seus clientes uma grande impressão. Para este tipo, inclua as horas facturáveis e a sua tarifa para informar o cliente sobre o valor exacto que deve pagar. Certifique-se de que o seu modelo de factura de consultoria contém o seu logótipo para que o cliente saiba que é de si.
Modelos de factura de consultoria
Coisas a considerar antes de fazer um modelo de factura de serviço
Se estiver a pensar em criar um modelo de factura de serviço para o seu negócio ou um modelo de factura pessoal, deve considerar primeiro um par de coisas. Antes de mais, certifique-se de que o modelo que cria não está desorganizado e tem um aspecto profissional. Isto significa que deve ser muito fácil de ler e de compreender.
Lembrar que irá emitir estas facturas aos seus clientes. Portanto, deve certificar-se sempre de que a factura dá aos seus clientes uma boa impressão. Pode optar por descarregar um modelo e utilizá-lo para criar o seu próprio modelo de factura de serviço que seja simultaneamente legível e profissional.
Como pensa no design e formato do seu modelo, certifique-se de que é fácil de utilizar. Não gostaria de gastar tanto tempo a escrever a informação no modelo porque tem demasiados campos. Pense em todos os campos que pretende incluir e apenas faça dos mais importantes a parte do seu modelo.
P>P>Tanto assim, decida se pretende utilizar um modelo de factura de serviço impresso ou um modelo de factura digital do Microsoft Word que editar no seu computador e só imprimir depois de ter introduzido toda a informação. Este último é ideal se tiver um escritório onde emite as suas facturas para os seus clientes.
Se prestar qualquer tipo de serviço, quer individualmente quer numa empresa, deve criar um modelo de factura. Certifique-se de criar um modelo que seja adequado ao seu próprio negócio ou marca. Independentemente do tipo de modelo que fizer, utilize-o sempre que precisar de pedir pagamento aos seus clientes.
Modelos de facturação pessoal
Dicas para criar um modelo de factura de serviço
Agora de saber o que deve considerar antes de criar o seu modelo de factura de serviço, é altura de aprender mais sobre como criar o modelo em si. Quer necessite de criar um modelo de factura pessoal se for um freelancer ou um modelo para a sua empresa, os passos são os mesmos.
Modelos de facturação são muito úteis para transmitir informações importantes aos clientes. Depois de preencher todas as informações requeridas no modelo, dar uma cópia ao seu cliente serve como prova de que os informou da sua obrigação financeira. Também informa o seu cliente do quanto ele lhe deve pelos serviços prestados.
Para o orientar, eis algumas dicas para criar um modelo de factura de serviço e toda a informação básica a incluir no documento:
O nome da empresa
No topo do modelo, inclua o nome da sua empresa e o endereço da sua empresa. Se trabalhar de forma independente, anote o seu título como aquele que presta o serviço aos seus clientes
O nome do cliente
Inclua um campo para o nome e o endereço do seu cliente. Este é um dos aspectos mais importantes, especialmente porque está a facturar a factura ao seu cliente.
A descrição dos serviços prestados
A duração desta secção depende do tipo de serviço que presta. Por exemplo, se prestar serviços jurídicos ou de consultoria, poderá ter de incluir uma longa descrição. Por vezes, poderá também ter de fornecer os detalhes sobre como calcular os totais de pagamento ou uma repartição dos honorários cobrados aos seus clientes.
Nesta secção, inclua outras informações relevantes como as condições de pagamento, a data de vencimento do pagamento, e mais.
Métodos de pagamento
P>Se pretende ser pago pelos serviços que prestou, certifique-se de que é fácil para o seu cliente dar-lhe o pagamento. Esta é outra secção importante uma vez que os clientes, especialmente os mais ocupados, querem sempre uma solução conveniente.
A moeda que aceita
Se trabalha num escritório e só lida com clientes na sua própria área, então não tem de incluir isto no seu modelo de factura de serviço. Mas se é um freelancer ou lida com pessoas de todo o mundo, então esta secção é muito importante. Desta forma, os seus clientes podem pagar-lhe apenas na moeda que aceita.
Depois de ter criado o seu modelo, reveja-o primeiro antes de o começar a utilizar. Guarde o modelo no seu computador para que não tenha de continuar a criar um modelo cada vez que precisar de facturar os seus clientes. Depois pode imprimir o modelo e copiá-lo ou tê-lo em espera para quando precisar de imprimir uma factura para os seus clientes.
Pode utilizar um único modelo para todos os seus clientes ou diferentes modelos para diferentes clientes ou serviços que fornece. Para estes últimos, certifique-se de ter um sistema para gerir todas as suas facturas, de modo a poder acompanhar quais os clientes que já pagaram e quais os que ainda não pagaram.