Por vezes sente-se como se passasse todo o seu tempo a gerir crises? Que a sua vida é basicamente passada a apagar um fogo proverbial atrás do outro?
No final do dia sente-se completamente despojado e drenado de energia, e no entanto não consegue apontar para nada que tenha realizado com significado real?
Sim?
Então você, meu amigo, está provavelmente a confundir o urgente com o importante.
Já falámos anteriormente sobre as muitas lições de liderança que se podem colher da vida de Dwight D. Eisenhower. Hoje vamos falar de outro – um princípio que o guiou durante toda a sua carreira de general e presidente, extremamente bem sucedida:
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”
Below analisamos a distinção que o velho Ike fez entre essas duas coisas muito diferentes, e exploramos como a compreensão do “Princípio da Decisão Eisenhower” pode ajudá-lo a tornar-se o homem que quer ser.
A diferença entre Urgente e Importante
Urgente significa que uma tarefa requer atenção imediata. Estes são os afazeres que gritam “Agora!”. Tarefas urgentes colocam-nos num modo reactivo, marcado por uma mentalidade defensiva, negativa, apressada, e estritamente focalizada.
Tarefas importantes são coisas que contribuem para a nossa missão, valores, e objectivos a longo prazo. Por vezes, tarefas importantes são também urgentes, mas normalmente não o são. Quando nos concentramos em actividades importantes, operamos num modo reactivo, o que nos ajuda a permanecer calmos, racionais, e abertos a novas oportunidades.
É uma distinção bastante intuitiva, no entanto a maioria de nós cai frequentemente na armadilha de acreditar que todas as actividades urgentes são também importantes. Esta propensão tem provavelmente raízes na nossa história evolutiva; os nossos antepassados concentraram-se mais em preocupações de curto prazo do que em estratégias de longo prazo, pois a tendência para estímulos imediatos (como um gato com dentes de sabre de carga) poderia significar a diferença entre vida e morte.
Tecnologias modernas (notícias 24 horas, Twitter, Facebook, mensagens de texto) que nos bombardeiam constantemente com informações só têm aumentado esta mentalidade profundamente enraizada. A nossa tecnologia de produção de estímulos trata toda a informação como igualmente urgente e premente. Miley Cyrus’ Twerk-gate tem o mesmo peso que importantes discussões políticas em Washington.
Nós estamos, como afirma o autor Douglas Rushkoff, a experimentar o “choque presente” – uma condição em que “vivemos num contínuo, sempre ligado ‘agora'” e perdemos o nosso sentido de narrativa e direcção a longo prazo. Em tal estado, é fácil perder de vista a distinção entre o verdadeiramente importante e o meramente urgente.
p>As consequências desta cegueira prioritária são tanto pessoais como societais. Nas nossas próprias vidas, sofremos de burnout e estagnação, e a um nível mais amplo a nossa cultura é incapaz de resolver os problemas verdadeiramente importantes do nosso tempo.
A Matriz de Decisão Eisenhower
O pensador de negócios Stephen Covey popularizou o Princípio de Decisão Eisenhower no seu livro, The 7 Habits of Highly Effective People. Nesse livro, Covey criou uma matriz de decisão para ajudar os indivíduos a fazer a distinção entre o que é importante e o que não é importante e o que é urgente e não urgente. A matriz consiste de um quadrado dividido em quatro caixas, ou quadrantes, assim rotulados: 1) Urgente/Importante, 2) Não Urgente/Importante, 3) Urgente/Não Importante, e 4) Não Urgente/Não Importante:
Below vamos entrar em detalhes sobre cada quadrante e explicar em qual deles devemos passar a maior parte do nosso tempo se quisermos ser os melhores e aproveitar ao máximo as nossas vidas.
Quadrante 1: Tarefas Urgentes e Importantes
Tarefas do Quadrante 1 são simultaneamente urgentes e importantes. São tarefas que requerem a nossa atenção imediata e também trabalham para cumprir os nossos objectivos e missões a longo prazo na vida.
Tarefas do Quadrante 1 tipicamente consistem em crises, problemas, ou prazos.
Aqui estão alguns exemplos específicos de tarefas Urgentes e Importantes:
- Determinados e-mails (pode ser uma oferta de emprego, um e-mail para uma nova oportunidade de negócio que requer acção imediata, etc.)
- Prazo final dos impostos
- Li>Defazeres domésticos
- Recebe uma chamada do director do seu filho a dizer que precisa de entrar para uma reunião sobre o seu comportamento
Li>Prazo final do papel
Li>Mulher na sala de emergênciaLi>Máquina de carro sai
Li>Tem um ataque cardíaco e acabam no hospital
Com um pouco de planeamento e organização, muitas tarefas Q1 podem ser tornadas mais eficientes ou mesmo eliminadas completamente. Por exemplo, em vez de esperar até ao último minuto para trabalhar num trabalho de termo (transformando-o assim numa tarefa urgente), poderia agendar o seu tempo de modo a terminar o seu trabalho com uma semana de antecedência. Ou em vez de esperar que algo na sua casa se desfaça e precise de ser reparado, pode seguir um horário de manutenção regular.
Embora nunca consigamos eliminar completamente tarefas urgentes e importantes, podemos reduzi-las significativamente com um pouco de proactividade e passando mais tempo no Quadrante 2.
Que, claro, nos leva a…
Quadrante 2: Tarefas Não Urgentes mas Importantes
Quadrante 2 tarefas são as actividades que não têm um prazo urgente, mas que, no entanto, o ajudam a atingir os seus importantes objectivos pessoais, escolares e de trabalho, bem como o ajudam a cumprir a sua missão global como homem.
Todicamente, as tarefas do Quadrante 2 centram-se no fortalecimento das relações, no planeamento para o futuro, e na melhoria de si próprio.
Aqui estão alguns exemplos específicos de Tarefas Não Urgentes mas Importantes:
- Planeamento semanal
- Planeamento a longo prazo
- Exercício
- Tempo da família
- Leitura da vidalivros enriquecedores
- Serviço
- Manutenção do carro e da casa
- Noite com a mulher
- Criar um orçamento e plano de poupança
li>Journalingli>Tomar uma aula para melhorar uma habilidadeli>Gastar tempo com um passatempo gratificanteli>Estudarli>Meditar
p>Segundo a Covey, devemos procurar passar a maior parte do nosso tempo em actividades do Q2, pois são elas que nos proporcionam felicidade, realização e sucesso duradouros. Infelizmente, existem alguns desafios-chave que nos impedem de investir tempo e energia suficientes em tarefas de Q2:
- Não sabe o que é verdadeiramente importante para si. Se não tem qualquer ideia dos valores e objectivos que mais lhe interessam, obviamente não saberá em que coisas deveria estar a gastar o seu tempo para atingir esses objectivos! Em vez disso, agarrar-se-á aos estímulos e às doses que forem mais urgentes. Se sente que lhe falta uma missão de vida ou não tem a certeza de quais são os seus valores fundamentais, recomendo vivamente a leitura dos nossos artigos sobre o desenvolvimento de um plano de vida, bem como a definição dos seus valores fundamentais.
- Apresentar preconceitos. Como acabamos de discutir, todos nós temos uma inclinação para nos concentrarmos no que quer que seja mais urgente neste momento. Fazê-lo é o nosso modo padrão. É difícil ficar motivado para fazer algo quando não há um prazo a aproximar-se na nossa cabeça. Partir desta posição de recurso requer força de vontade e autodisciplina – qualidades que não vêm naturalmente e devem ser activamente cultivadas e expressas.
p>p>Porque as actividades de Q2 não estão a pressionar a nossa atenção, tipicamente mantemo-las para sempre no ponto de frenesim das nossas vidas e dizemos a nós próprios: “Um dia chegarei a essas coisas ‘algum dia’ depois de ter tomado conta destas coisas urgentes”. Até adiamos descobrir o que é mais importante na vida, o que, claro, só perpetua um ciclo em que tudo o que nos ocupa são as doses mais urgentes da nossa lista.
Mas “um dia” nunca virá; se estiver à espera de fazer as coisas importantes até que a sua agenda se esclareça um pouco, acredite em mim quando digo que não virá. Sentir-se-á sempre tão ocupado como agora, e se alguma coisa, a vida fica mais ocupada à medida que envelhece (pelo menos até se reformar).
Para superar as nossas actuais ideias inerentes que nos impedem de nos concentrarmos nas actividades do Quadrante 2, temos de viver as nossas vidas de forma intencional e proactiva. Não podemos gerir a nossa vida no modo padrão. É preciso decidir conscientemente: “Vou arranjar tempo para que estas coisas venham inferno ou água alta”.
Quadrante 3: Tarefas Urgentes e Não Importantes
Tarefas do Quadrante 3 são actividades que requerem a nossa atenção agora (urgentes), mas não nos ajudam a atingir os nossos objectivos ou a cumprir a nossa missão (não importantes). A maioria das tarefas Q3 são interrupções de outras pessoas e muitas vezes envolvem ajudá-las a atingir os seus próprios objectivos e a cumprir as suas próprias prioridades.
Aqui estão alguns exemplos específicos de actividades do Quadrante 3:
- Li> Chamadas telefónicas
- Mensagens de texto
- Pedir a um antigo empregado que escreva uma carta de recomendação em seu nome (provavelmente é importante para ele, mas sejamos realistas, provavelmente não é assim tão importante para si)
- Assistir TV
- Navegar na Web sem problemas
- Jogar videojogos
- Navegar no Facebook, Twitter, Instagram
- Gambling
- Shopping sprees
Li>Mais emails (alguns emails podem ser urgentes e importantes)Li>Co-trabalhador que passa pela sua secretária durante o seu horário de trabalho principal para lhe pedir um favor
li>Mãe cai sem aviso prévio e quer a sua ajuda com uma tarefa/ul>
De acordo com Covey, muitas pessoas passam a maior parte do seu tempo em tarefas de Q3, enquanto pensam que estão a trabalhar em Q1. Como as tarefas de Q3 ajudam os outros, sentem-se definitivamente importantes. Além disso, são também geralmente tarefas tangíveis, cuja conclusão lhe dá aquela sensação de satisfação que advém de verificar algo fora da sua lista.
Mas embora as tarefas de Q3 possam ser importantes para os outros, não são importantes para si. Não são necessariamente más, mas precisam de ser equilibradas com as suas actividades de Q2. Caso contrário, acabará por se sentir como se estivesse a fazer muito no dia-a-dia, ao mesmo tempo que eventualmente percebe que não está realmente a fazer qualquer progresso nos seus próprios objectivos a longo prazo. Esta é uma receita para frustração pessoal e ressentimento para com outras pessoas.
Homens que passam a maior parte do seu tempo a trabalhar em Tarefas Urgentes mas Não Importantes sofrem frequentemente da “Síndrome de Nice Guy”, e querem agradar constantemente aos outros à custa da sua própria felicidade.
Se for você, a solução é simples: Torne-se mais assertivo e comece a dizer firmemente (mas educadamente) não à maioria dos pedidos.
Quadrante 4: Tarefas Não Urgentes e Não Importantes
Quadrante 4: As actividades não são urgentes e não são importantes. São o que eu gosto de chamar actividades de “drogar”. As actividades Q4 não são urgentes nem o ajudam a alcançar objectivos a longo prazo ou a cumprir a sua missão como homem. São principalmente distracções.
Exemplos específicos de Tarefas Não Urgentes e Não Importantes incluem:
Penso que se a maioria de nós fizesse uma auditoria de tempo sobre nós próprios, descobriríamos que gastamos uma quantidade desmesurada de tempo em actividades do Q4. Tenho a certeza de que a maioria de nós tem aqueles momentos “estou a desperdiçar a minha vida” depois de termos passado horas a navegar na web e perceber que poderíamos ter usado esse tempo para perseguir os nossos objectivos de vida mais enobrecedores. Não? Isso sou só eu? Dang.
Como pragmático, penso que não precisa de eliminar completamente as actividades do Q4 da sua vida. Após um dia particularmente agitado e ocupado, navegar aleatoriamente na Internet ou ver um programa de televisão favorito durante meia hora é exactamente o que o meu cérebro precisa para descomprimir.
Em vez de ter como objectivo livrar-se completamente das tarefas Não Urgentes e Não Importantes, tente gastar apenas uma quantidade de tempo muito limitada nelas. 5% ou menos das suas horas de vigília é um bom objectivo.
Seja como Ike; Passe mais tempo em tarefas importantes
No nosso mundo de choque actual, a capacidade de filtrar o sinal do ruído, ou distinguir entre o que é urgente e o que é verdadeiramente importante, é uma habilidade essencial a ter.
O meu desafio para si esta semana é aplicar a Matriz de Decisão Eisenhower ao máximo de aspectos da sua vida. Quando confrontado com uma decisão, pare e pergunte-se: “Estou a fazer isto porque é importante ou estou a fazer isto porque é meramente urgente?”
Prometo-lhe que ao passar a maior parte do seu tempo a trabalhar em tarefas Não Urgentes mas Importantes, sentirá uma sensação renovada de calma, controlo e compostura na sua vida. Sentir-se-á como se estivesse a fazer verdadeiros progressos. Ao investir o seu tempo nas actividades de planeamento/organização de Q2, poderá prevenir e eliminar muitas das crises e problemas de Q1, equilibrar os pedidos de Q3 com as suas próprias necessidades, e desfrutar verdadeiramente dos veg-outs de Q4, sabendo que ganhou o resto. Ao fazer das tarefas de Q2 a sua prioridade máxima, independentemente da emergência, incómodo, ou prazo com que for atingido, terá os meios mentais, emocionais e físicos para responder positivamente, em vez de reagir defensivamente.
Ferramentas para o ajudar
Para o ajudar a aplicar a Matriz de Decisão Eisenhower, sugerimos que verifique as seguintes ferramentas.
Eisenhower App. Esta é uma aplicação para iPhone que lhe permite organizar facilmente a sua tarefa de acordo com a Matriz de Decisão Eisenhower. Tive a oportunidade de brincar um pouco com ela e gostei do que vi. Não consegui encontrar nada semelhante para Android.
Download da Folha de Trabalho da Matriz de Decisão Eisenhower. Criei um pequeno PDF da Matriz de Decisão Eisenhower, disponível para descarregar gratuitamente. Imprima um hoje à noite e reserve 30 minutos para reflexão pessoal. Faça uma lista das tarefas em que passa a maior parte do seu tempo e atribua-as a um quadrante apropriado na Matriz. Ao fazê-lo, terá uma ideia aproximada de se está a gastar tempo em actividades que são realmente importantes.
Depois de o fazer, pense em formas de reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas Q1, Q3, e Q4 e aumentar a quantidade de tempo gasto em actividades Q2.