Um aviso prévio de embarque ou aviso prévio de embarque (ASN) é uma notificação de entregas pendentes, semelhante a uma lista de embalagem. É geralmente enviado em formato electrónico e é um documento EDI comum. No sistema EDI X12, é conhecido como o documento EDI 856 e o equivalente EDIFACT é a mensagem DESADV (Dispatch Advice). O ASN pode ser utilizado para listar o conteúdo de uma expedição de mercadorias, bem como informações adicionais relacionadas com a expedição, tais como informação de encomenda, descrição do produto, características físicas, tipo de embalagem, marcações, informação de transporte, e configuração das mercadorias dentro do equipamento de transporte. O ASN permite ao remetente descrever o conteúdo e configuração de uma remessa em vários níveis de detalhe e proporciona uma flexibilidade ordenada para transmitir informação.
O ASN é digno de nota na medida em que é um novo conceito em logística, possibilitado pelo avanço dos modernos métodos de comunicação. Embora forneça informação semelhante ao conhecimento de embarque, a sua função é muito diferente. Embora o conhecimento de embarque se destine a acompanhar uma carga no seu percurso, o objectivo do ASN é fornecer informações às operações de recepção do destino com bastante antecedência em relação à entrega. Isto tende a ter impacto no fluxo logístico em três áreas: custo, precisão, e flexibilidade.
Custo. As operações de recepção modernas raramente têm tempo para decompor uma unidade de expedição (caixa ou palete) e identificar os seus componentes, dependendo, em vez disso, de digitalizações rápidas dos códigos de barras nas etiquetas de expedição. Um ASN pode fornecer uma lista de todos os números de identificação dos códigos de barras das unidades de expedição e o conteúdo de cada uma. Pensa-se que os custos de recepção serão reduzidos em cerca de 40%.
Acurácia. Ao receber o ASN, o receptor é imediatamente informado de qualquer diferença entre o que era esperado, e o que foi realmente expedido.
‘Flexibilidade’. O conhecimento das taxas reais de preenchimento das encomendas dá ao receptor a oportunidade de reatribuir mercadorias em envios subsequentes.
ASN e financiar O ASN pode ser utilizado para pagar directamente aos fornecedores pelas mercadorias recebidas. Isto pode ser conseguido através da recepção do ASN no sistema informático da empresa (ERP), imprimindo etiquetas da empresa para cada contentor recebido, afixando as etiquetas nos contentores, e depois transmitindo quaisquer discrepâncias ao fornecedor através de EDI.