Qual é o objectivo das reuniões individuais?
- Descobrir o actual nível de moral, stress, etc. do funcionário.
- Track the status of Performance and Development Goals
- Aprenda se existem obstáculos à realização dos objectivos que precisam de ser removidos
- Discutam questões específicas – quer do empregado, do supervisor, ou de ambos
- Partilhar informação formal e informal sobre a unidade e a organização
li>Fornecer feedback de valor acrescentadoFornecer coaching
Porquê as reuniões One-on-One são importantes?
A relação supervisor-empregado é a unidade organizacional fundamental dentro da estrutura do Condado. Todas as equipas, divisões e departamentos são construídos a partir dessas relações. As reuniões individuais são um fórum de comunicação de supervisor para empregado, bem como de empregado para supervisor. Quando os empregados são informados, o sentimento de envolvimento aumenta, juntamente com o sentimento de propriedade que resulta em satisfação no trabalho e produtividade. O papel do empregado é assumir a responsabilidade pelo que precisa de si como seu supervisor. A sua responsabilidade é fornecer apoio e acrescentar valor que ajude o funcionário a ter um bom desempenho.
Quantas vezes devem ser realizadas reuniões individuais?
Recomenda-se que sejam agendadas reuniões individuais de duas em duas semanas. Isto permite uma comunicação frequente e individualizada. Se uma reunião tiver de ser cancelada devido a um compromisso primordial do supervisor ou do funcionário, não deve passar mais de cerca de um mês entre reuniões.
Qual é a melhor duração para as reuniões individuais?
A maior parte das reuniões deve normalmente durar cerca de 30 minutos. Reuniões mais longas ou mais frequentes podem ser agendadas conforme necessário. Uma boa regra geral é 10 minutos para as suas mensagens, 10 minutos para as suas mensagens, e 10 minutos para a partilha de informação.
Como deve o funcionário preparar-se para as reuniões One-on-One?
Você deve enviar ao funcionário perguntas ou um esboço com antecedência para as áreas que gostaria de cobrir durante a reunião. Melhor ainda, considere a possibilidade de o funcionário utilizar o “One-on-One Meeting Template” para preparar o conteúdo/agenda específicos para cada reunião. Peça-lhes que tragam dois exemplares para a reunião – um para cada um de vós para rever e seguir. Esta é uma forma eficaz de desenvolver os seus funcionários, fazendo-os conduzir as reuniões individuais trazendo as questões específicas, desafios, oportunidades e ideias que desejam discutir. Podem sempre acrescentar os vossos próprios tópicos para cada reunião, à medida que a necessidade surge. Tanto você como o seu empregado devem guardar cópias destas agendas de reuniões para consultar quando necessário ou útil.
Que tópicos devem ser abordados?
Conexão
Você deve iniciar cada reunião com a mesma pergunta de abertura para permitir ao empregado partilhar o que está na sua mente, etc. Uma pergunta como, “Como está a correr?” feita em cada reunião, dar-lhe-á uma indicação de quaisquer padrões positivos ou negativos que possam estar a desenvolver e aos quais deve prestar atenção.
Performance and Development Goal Status/Updates
Estes devem ser breves, status/actualizações de alto nível para cada objectivo que abordam:
- O objectivo está no bom caminho? Se não, porque não?
- Quais são os desafios para a realização do objectivo?
- O que mudou e porquê?
- Ainda novas prioridades que podem afectar a relevância contínua ou a realização do objectivo?
- Quais são os sucessos relacionados com o objectivo?
Aprenda o que precisa para se manter informado e oferecer ajuda onde for necessário.
p>Itens de Acção ou Projectos Significativos
Se necessário, dedique algum tempo a detalhar para discutir assuntos específicos. Isto inclui qualquer informação importante que deve conhecer para ser considerado informado, incluindo questões ou alterações que irão, ou poderão ter impacto na conclusão. Deverá reforçar a regra “sem surpresas”. Esta é mais uma oportunidade para oferecer ajuda e apoio, recursos, etc. Se for necessário mais tempo, marque outra reunião.
Reedback de Valor Acrescentado
Forneça feedback positivo e/ou negativo conforme necessário para reforçar as expectativas. Utilizar este tempo para ajudar os funcionários a estarem conscientes daquilo em que são bons e como os seus pontos fortes podem ser aproveitados em benefício da equipa e da organização. Se precisarem de fazer ajustamentos ou mudanças no seu comportamento, devem saber o que são e porque precisam de mudar para que possam tomar as medidas necessárias para serem mais bem sucedidos.
Apoio ao Coaching
A reunião também deve ser utilizada para facilitar a aprendizagem do funcionário. Deve-se treinar o empregado para ajudar a desenvolver quaisquer competências que ele, ou você, tenha identificado que possam contribuir para o seu sucesso e/ou satisfação profissional. Esta é também uma boa oportunidade para discutir ou ajudá-los a resolver outros problemas relacionados com o trabalho, ou identificar quaisquer questões pessoais que possam actualmente, ou potencialmente, ter impacto no seu desempenho profissional. Quando questões pessoais se tornam parte da conversa, esta é uma boa oportunidade para lembrar o funcionário de considerar os benefícios do Programa de Assistência ao Funcionário (EAP). O objectivo geral é reforçar a forma como os pode ajudar, por palavras e em acções. Para algumas necessidades de coaching pode querer marcar uma reunião separada.
Outros Negócios
Você e o funcionário devem ambos partilhar informações ou actualizações da Unidade, do Departamento ou da Organização. Esta informação poderia incluir o que foi ouvido informalmente através da “videira” e o que foi comunicado através de canais formais como as reuniões de gestão. Exemplos são rumores sobre as próximas mudanças e notícias factuais sobre novas políticas, etc. Os supervisores efectivos mantêm todas as linhas de comunicação abertas – tanto as informais como as formais.
Agreimentos/Nextos passos
Este é o ponto da reunião em que o funcionário deve resumir o que foi discutido e acordado. Esta é uma boa prática de desenvolvimento para o funcionário que também lhe permitirá saber quão eficaz é a comunicação entre si. Deve ficar claro quem é responsável por fazer o quê. O funcionário deve saber o que se espera que faça e até quando. Deve também informar o funcionário sobre o que irá acompanhar e comprometer-se a fazê-lo dentro de um prazo específico.
Que perguntas poderia fazer durante a reunião?
As seguintes são algumas perguntas que podem ser úteis:
ul>
li> Está no bom caminho para cumprir o prazo?
li>Que questões tem sobre esta área de responsabilidade, ou projecto?
p>Como pode documentar a reunião?
O seu funcionário poderia trazer a cada reunião duas cópias de uma actualização utilizando o esquema/template da ordem de trabalhos que fornece – uma para si, outra para eles. Isto poderia constituir a base para a sua documentação da reunião. Poderia utilizar a sua cópia para registar notas, observações, próximos passos, etc. No final da reunião, a sua cópia poderia ser guardada, digitalizada e carregada para “A minha equipa”, ou referida para notas seleccionadas que seriam acrescentadas a “A minha equipa”.