Como criar modelos no Microsoft Word para documentos legais

Em quase todas as funções de um escritório jurídico, você vai encontrar-se a criar múltiplos documentos para clientes, casos, e fins financeiros. Cada tipo de documento exigirá frequentemente o mesmo formato com cabeçalhos, logótipos, tipos de letra, espaçamento, e mais.

Criar modelos e guardar para utilização em toda a empresa para manter designs e estilos específicos no local e prontos a usar. Este passo pode reduzir em vários minutos o tempo necessário para produzir cada documento, permitindo-lhe trabalhar mais rapidamente com menos hipóteses de erros graves.

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Por que são os modelos críticos para um escritório de advocacia?

Tradicionalmente, não é invulgar “Encontrar, Renomear e Modificar” documentos antigos para introduzir novas informações. Contudo, isto deixa muito espaço para erros, e há um elevado risco de transportar metadados do ficheiro anterior. Para não mencionar que este é um processo lento e pesado.

Aqui está um guia passo-a-passo para criar modelos que o ajudarão a trabalhar mais eficientemente.

Começar de novo

P>Pode ser tentador usar um documento existente e construir o seu modelo a partir daí. Resista à tentação. As alterações e inconsistências de formato nesse documento irão segui-lo para o próximo e aumentar a possibilidade de erros.

Em vez disso, inicie o seu modelo desta forma:

1. Click File > Save As
2. Double-click Computer or This PC in Office 2016 programs
3. Nome o seu modelo
4. Escolha o seu tipo de documento
5. Guardar e já está feito

Agora tem um novo, novo modelo para começar a aperfeiçoar-se para fins presentes e futuros.

Nota: Este processo funciona para os seguintes programas: Excel, Word, PowerPoint, Access 2016 e edições 2013 juntamente com Visio Standard 2016 e Visio 2013.

P>Pode também utilizar modelos de versões anteriores do Office em 2013 e 2016, guardando os ficheiros na pasta Custom Office Templates. Se estiver a trabalhar numa versão mais antiga do Office, utilize este guia para modelos no Word 2003.

Formatando o modelo de documento predefinido

Quando abre o Word, existem várias configurações, incluindo fonte (Calibri), tamanho (11) e margens básicas (1″ em toda a volta) no documento predefinido. Se souber que os seus documentos de trabalho requerem configurações diferentes, pode alterá-las facilmente.

Para a fonte por defeito:

Clique com o botão direito do rato em qualquer parte da página do seu novo modelo

1. Clique na Fonte

Definir o estilo e tamanho da fonte preferidos na Caixa de Diálogo da FonteClique em “Guardar como predefinição” no canto inferior esquerdo

2. Selecione se pretende definir isto como padrão apenas para este modelo, ou para todos os documentos

Para margens por defeito:

1. Clique no separador Layout
2. Clique na pequena seta em Margens

>>Definir as suas margens preferidas

3. Seleccionar “Definir como padrão” no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo

P>Pode abrir e definir os Índices de Parágrafo e Espaçamento por defeito da mesma forma

Para Word 2010, utilize este guia de espaçamento.

Inicialmente cada opção de espaçamento, fonte ou estilo pode ser definida como padrão, basta procurar a opção “Guardar como padrão” na caixa de diálogo ao definir as suas preferências.

Configurar estilos

A partir do momento em que tenha as configurações padrão, pode definir os seus estilos. A função Estilos permite-lhe criar opções de formato personalizadas ou modificar formatos existentes que incluem opções de fonte, cor e indentação aplicadas a cabeçalhos, títulos, listas, etc.

Para configurar os estilos no Word 2016:

1. Formatar o texto da forma desejada, seleccionando fonte, tamanho, cor, e mais
2. Selecione o seu texto formatado

li>Clique com o botão direito do rato no texto (a caixa de diálogo Fonte abrirá)li>Clique na seta junto à galeria de estilos

3. Selecione a opção Criar um Estilo
4. Selecione um nome para o seu estilo e clique em Ok

P>Pode criar tantos estilos quantos precisar. Depois, quando for altura de usar um tipo de cabeçalho ou texto no seu documento, o estilo pré-desenhado já lá está.

Mais dicas rápidas

• Nome cada modelo e mudança de estilo que fizer com um título altamente descritivo. Por exemplo, se for um malabarismo paralegal virtual com vários clientes, vai querer guardar títulos e modelos com base no nome de cada cliente e no tipo de documento a que vai.
• Se, em qualquer altura, precisar de voltar ao modelo original por defeito do Word, basta procurar o modelo Normal.
• Utilizar o separador Inserir para adicionar páginas em branco e páginas de capa ou para modificar as preferências de Cabeçalho, Rodapé e Página.

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