Deixe que alguma vez escreva um e-mail a um professor e receba uma resposta tardia, ou uma que não tenha realmente respondido à pergunta que estava a fazer? Em menos de um parágrafo, os seus e-mails causam uma impressão na pessoa que os lê, o que afecta a actualidade e precisão da sua resposta. Quer esteja no ensino secundário ou universitário, a comunicação por correio electrónico com professores e instrutores é comum. A dada altura, darás por ti a ter uma pergunta sobre uma tarefa e a compor um e-mail para obter esta resposta. Abaixo encontram-se dicas para o envio de excelentes e-mails que aumentarão as hipóteses de receber uma resposta rápida e útil, respeitando ao mesmo tempo o tempo do professor.
Nota: “Instrutor” e “professor” são utilizados como sinónimos neste artigo. Se estiver a escrever a um professor ou instrutor universitário do ensino secundário, aplicam-se os mesmos princípios.
Utilizar saudações formais
Muitas vezes, os estudantes começam os e-mails com “Hey” ou sem qualquer saudação. Comece sempre com uma saudação; isto é amigável e cortês para o destinatário. Por exemplo, comece com “Caro Sr. Gonzalez” ou “Olá Sra. Smith”. Se nunca conheceu o instrutor ou professor antes (talvez esteja a tentar entrar numa aula completa ou trocar de secção), comece sempre por “Caro Sr. Gonzalez”, pois isto é mais formal.
- p>p>Dear ,
- p>Hi ,>/li>>p>p>boa manhã ,>/li>
- p>p>boa noite ,/li>
Utilizar linhas de encerramento formais
p>Inclua sempre um envio, especialmente no seu primeiro e-mail. “Sinceramente” é sempre uma boa opção. “Tudo de bom” e “com os melhores cumprimentos” são também opções formais e apropriadas. Incluir sempre saudações e encerramentos para causar uma impressão respeitosa e cortês.
-
Sinceramente,
- p>p>Melhores cumprimentos,
- p>p>Todos os melhores, >/li>
Personalizar saudações com nomes e dupla ortografia de verificação
Se recebesse um e-mail com um simples “Bom dia”, ou “Olá”, sentir-se-ia como se o e-mail fosse personalizado para si? Inclua sempre o nome da pessoa na saudação se a estiver a enviar a um indivíduo específico. Consulte o website da sua escola, o directório de pessoal/faculdade, ou o programa de estudos para obter nomes. Verifique sempre, sempre duas vezes a ortografia dos nomes. Um nome mal soletrado pode criar uma impressão negativa. Mostre ao instrutor que levou o tempo necessário para se dirigir a eles correctamente.
Utilizar títulos formais, depois seguir suite
Sem o seu professor ou instrutor declarar especificamente que se sentem confortáveis com base no primeiro nome, comece sempre formalmente. Especialmente com instrutores universitários, preste atenção à forma como assinam os seus e-mails. Se assinarem de volta, “Molly” ou “Julio”, então pode dirigir-se a eles pelo seu primeiro nome no seu próximo email (como eles se referiram a si próprios desta forma). Se não tiver a certeza do título para se dirigir a alguém (por exemplo “Dr.”, “Professor”, “Sra.”, ou “Sr.”), faça uma pesquisa rápida no website da sua escola, e verifique o programa de estudos. Que título é que esta pessoa usa para si própria?
- p>”Caro Dr. Morales” em vez de “Cara Molly”
- p>”Caro Sr. Johnson” em vez de “Caro Julio”
Componha no Microsoft Word, não no programa de correio electrónico
Faça o seu correio electrónico num software de processamento de texto, não no próprio programa de correio electrónico (ou seja, não componha no Gmail, Outlook, etc…). Pode ser embaraçoso se acidentalmente acertar no envio antes de terminar a composição e revisão do e-mail. Compor num software de processamento de texto permite-lhe executar uma verificação ortográfica e uma verificação gramatical antes de enviar o e-mail. Copie e cole a mensagem no programa de correio electrónico quando tiver terminado.
Contextualizar o instrutor
Especialmente na faculdade, os seus instrutores podem ter centenas de alunos. Deixem claro no vosso e-mail em que turma e secção deles se encontram. Fornecer a turma e secção específica ajudará o instrutor a compreender mais rapidamente o seu pedido e a responder de forma eficiente. Quando eles tiverem de descobrir em que turma estás, isto consumirá o seu tempo e atrasará a sua resposta. Por exemplo, “Estou na sua classe SOC 101, Sec. 8 em MWF das 10-11 da manhã”
Diga obrigado
Todos gostam de ser agradecidos. Os seus professores e instrutores têm todo o prazer em o ajudar, mas estão ocupados. Reconheçam que o tempo deles (como o vosso) é valioso, e digam obrigado algures no vosso e-mail. Por exemplo, “Obrigado pelo vosso tempo” ou “Obrigado pela vossa ajuda; agradeço-vos muito!”
Querem criar uma impressão ainda mais positiva? Se visitar um professor durante as horas de expediente, envie-lhe um e-mail rápido agradecendo-lhe pelo seu tempo de reunião consigo.
Cerve-o conciso
Deixe menos de 150 palavras. Esta contagem de palavras não é uma regra difícil e rápida, mas quanto mais concisa for a sua mensagem de correio electrónico, incluindo toda a informação relevante, mais provável será que receba uma resposta rápida. Quando os professores têm de ler longos e-mails e determinar o que o aluno está a pedir, é preciso mais tempo. Ser conciso também o obriga a pensar sobre o que está a tentar dizer ao professor ou o que está realmente a pedir.
Reunião de opinião em pessoa
Não pode expressar o que está a tentar dizer em menos de 150 palavras? Talvez uma visita presencial seja melhor. As horas de escritório ou reuniões individuais com instrutores podem ser uma grande oportunidade para construir uma relação pessoal com o professor. Aproveite o horário de expediente para tirar o máximo proveito da sua experiência escolar.
Revisar, soletrar, e capitalizar
Quando os instrutores recebem e-mails em “text-lingo” com abreviaturas, palavras não capitalizadas (como “i”), e erros de ortografia, isto pode retratar o aluno como “desleixado” ou “preguiçoso”. Não quer que o seu instrutor pense que não se preocupa o suficiente com a aula para reler o e-mail e apanhar estes erros de dactilografia. Atire-se como profissional, e use o correio electrónico como prática para a futura comunicação no local de trabalho.
Escreva uma linha de assunto específica
Um dos elementos mais importantes de um e-mail é a linha de assunto. A linha de assunto diz imediatamente ao destinatário do e-mail sobre o que se trata a mensagem. As linhas de assunto chamam a atenção, e uma linha de assunto clara e específica é mais susceptível de ser respondida correcta e eficientemente do que algo vago como “Classe” ou “Pergunta”. Nas suas linhas de assunto, inclua a classe e o pedido específico. Por exemplo, “ENGL 201: Pergunta sobre trabalhos de casa” ou “CHEM 112: Submissão presencial ou em tela para o Laboratório 1?”.
Aqui está um exemplo de correio electrónico para um instrutor universitário que utiliza estes princípios:
Para: [email protected]
Subjecto: BIOL 112: Preferência de Estilo de Citação para o Papel 1
Dear Professor Gonzalez,
Eu estou no seu curso BIOL 112 Sec. 002 no Edifício 1, TTH das 13h às 15h. Para o trabalho de revisão de literatura da BIOL 112 previsto para 30 de Setembro, que estilo de citação devemos usar? APA, MLA, ou outro estilo?
Obrigado pelo seu tempo e ajuda!
Sinceramente,
Mindy Manners
Trabalhos Consultados/Recursos Adicionais
P>Panter, M. (2019). Como escrever um e-mail profissional. Académico da AJE. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). Como escrever um e-mail profissional perfeito em inglês: 7 Dicas Úteis. Gramaticalmente. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). Como escrever um e-mail com precisão militar. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision