Avalie as práticas actuais da sua empresa em matéria de viagens de negócios.
Quantas vezes envia empregados para o estrangeiro, quanto gasta por viagem, e o que é que essas viagens alcançam?
Mais importante – que problemas e queixas é que os seus empregados têm frequentemente quando viajam em negócios? Aqui está um: pode achar difícil manter um registo do paradeiro do viajante durante a viagem. Ou talvez possa melhorar a coordenação entre o escritório e o viajante quando os voos estão atrasados. Talvez as suas despesas de transporte continuem a exceder o orçamento porque está sempre a reservar bilhetes reembolsáveis, mesmo que apenas uma pequena percentagem das suas viagens seja reprogramada ou cancelada.
Para descobrir, terá de reunir os dados de viagem de negócios da sua empresa e identificar tendências. Avaliar as práticas que funcionam e as que não funcionam.
Identificar os objectivos de viagem de negócios da sua empresa.
O que procura realizar com cada viagem? Os resultados justificam o tempo e o custo da viagem?
Asso que escreve ou revê a sua política de viagens de negócios, certifique-se de que o ajuda a alcançar os objectivos da sua empresa. É uma boa ideia falar com os empregados – especialmente os mais novos e os mais jovens – para saber se compreendem o panorama geral de como as suas viagens de negócios contribuem para a empresa.
Identificar o que mais pretende alcançar com a elaboração da política, também. Por exemplo, a sua principal prioridade é poupar dinheiro? Será para oferecer mais flexibilidade aos empregados quando viajam? Deixe as prioridades – as da empresa e dos viajantes – orientar a sua política.
Determine o quão flexível pretende ser.
Quanta margem de manobra dará aos empregados? Por exemplo, poderá dar-lhes a liberdade de escolher voos e alojamento, desde que se mantenham dentro do seu orçamento. Pode especificar companhias aéreas e hotéis parceiros, e deixar os empregados escolherem entre estes.
Cuidado que os viajantes de negócios asiáticos têm o dobro da probabilidade de incluir os fins-de-semana quando reservam datas de viagem, de acordo com McKinsey. Esta tendência é chamada de viagens de ‘bleisure’, ou prolongamento de viagens de negócios por lazer. Se permitir isto – o que provavelmente deveria acontecer se estiver a escrever uma política de viagens de negócios para viajantes modernos – pode utilizar a política para traçar uma linha clara entre a área de responsabilidade da empresa e a do funcionário.
Aferir alternativas.
Se as suas práticas de viagens actualmente limitam os funcionários aos hotéis, considere alternativas como a Airbnb. Dito isto, terá de avaliar os prós e os contras da utilização de serviços partilhados. Estes incluem o custo, conveniência e segurança.
Se tiver empregados que preferem utilizar serviços partilhados quando viajam a negócios, pergunte-lhes sobre as suas experiências – tanto os aspectos positivos como os negativos.
Decida como vai aplicar a política.
As viagens de negócios serão geridas por uma agência externa ou pela sua própria equipa administrativa? Se o primeiro, verifique se tem orçamento suficiente, pois os pacotes de gestão de viagens externas beneficiam tipicamente mais as grandes empresas do que as PME. Se a segunda, descubra quanta largura de banda a sua equipa administrativa ou de RH tem de tratar dos preparativos de viagens.
Por outro lado, mais empresas utilizam hoje em dia ferramentas digitais para auto-executar as suas políticas – para que possa verificar se isso também funciona para si. Isto é normalmente feito carregando as políticas para uma aplicação ou sistema de gestão, que também trata de reservas e outros arranjos de viagens e implementa o controlo para o cumprimento da política. As ferramentas digitais também funcionam bem para pequenas empresas, que normalmente confiam nos seus empregados para reservar os seus próprios voos e alojamento.
p>Testar também a facilidade ou complexidade de fazer cumprir a política. Não o torne demasiado complicado se quiser que os empregados cumpram.
Pense no seu público ao escrever e formatar a apólice.
Não tem de ser um documento apenas de texto, escrito numa linguagem muito formal. O seu objectivo, afinal, é que os funcionários leiam e compreendam a política. Quem quer ler um documento sem espaço em branco e que não pareça ter sido escrito para humanos?
Faça com que a sua política de viagens corporativas seja fácil de lembrar, mantendo-a curta e simples. Para melhores resultados, use uma linguagem clara, directa e específica. Use fotos, diagramas e gráficos, se necessário. Certifique-se de que os subtítulos estão claramente formatados para que seja fácil para os funcionários referirem-se a eles quando necessário.
Após ter seguido as directrizes acima, é altura de escrever (ou rever) a sua política.