Primeira impressão: nunca se tem uma segunda oportunidade de as fazer, e na Ruby® Recepcionistas, estamos todos a tentar torná-las óptimas.
Para os nossos recepcionistas virtuais, atender o telefone é uma oportunidade de mostrar o nosso material super-amigável. A saudação de uma empresa desempenha um papel fundamental para causar uma impressão impecável numa pessoa que telefona, e adoramos ajudar os novos clientes a criar saudações que uau!
Sem mais delongas, aqui estão três elementos aprovados pela Ruby para usar ao atender o telefone:
Uma saudação.
Eu sei, estás chocado.
Mas, antes de mais, o primeiro passo: simplesmente declarar o nome da tua empresa não é suficiente. Comece a saudação da sua empresa com “Olá”, ou “Obrigado por ligar,” ou, se a maioria dos seus interlocutores estiver no mesmo fuso horário, tente “Bom dia/tarde”. Melhor ainda, combine duas ou três destas opções na sua saudação!
Bem-vindo aos seus interlocutores com algumas palavras calorosas antes de dizer qualquer outra coisa. Um pouco de cortesia vai longe!
Não quer atender o seu próprio telefone?
Descobre o poder de uma recepcionista virtual no nosso livro electrónico gratuito!
DOWNLOAD
Seu nome de empresa.
Agora, “Olá” é uma óptima maneira de começar uma saudação, mas não é uma saudação feita. Se a sua empresa estiver a atender o telefone apenas com “Olá”, ligue imediatamente para uma reunião da empresa e não se preocupe com essa maluquice. De facto, um simples “Olá” pode ser confuso para os que telefonam, e é provável que os faça questionar se marcaram o número correcto. Indique sempre o nome da sua empresa ao receber chamadas. Detestaria ter um potencial cliente a desligar-lhe o telefone porque pensam ter marcado mal, certo?
Uma oferta de assistência.
“Como posso ajudá-lo?” Ah, que belas palavras. Deixe os seus interlocutores saberem que está ansioso por fazer o seu dia, arredondando a sua saudação com uma pergunta. “Como posso ajudá-lo hoje?” e “Como posso ajudá-lo?” são duas opções sólidas como rocha. Está a encaminhar chamadas em vez de responder a perguntas quando responde ao telefone? Talvez tente “Como posso direccionar a sua chamada?”. Há alguma pergunta que precisa de fazer a todos os que telefonam? Pergunte-a! (“Posso ter o seu número de conta por favor?”)
Porque cada cliente quer sentir-se considerado, terminando a sua saudação com uma pergunta útil faz com que cada passo do caminho seja uma grande experiência para o cliente.
Sua Saudação Brilhante:
Depois de tudo dito e feito, eis como deve ser o produto final, er…soar como, antes: “Bom dia! Obrigado por ligar para a ABC Company. Como posso ajudar-vos hoje?”
Sinto-me bem só de o ler. É claro que é melhor do que “Olá”!
O claro, a sua saudação é apenas uma parte da incrível equação de tratamento de chamadas que não se consegue superar. Obtenha o nosso guia completo para o tratamento de chamadas!