Com a pandemia do coronavírus a empurrar a força de trabalho para se tornar cada vez mais remota, as empresas precisam de encontrar opções criativas para continuarem a colaborar diariamente. O software de armazenamento em nuvem assegura que pode manter documentos e ficheiros seguros e os membros da sua equipa podem aceder a eles também a partir de qualquer lugar.
Estas ferramentas de colaboração armazenam os seus dados na Internet através de um fornecedor de cloud computing. O fornecedor de terceiros gere e opera esses dados como um serviço. Dois dos principais intervenientes neste campo são Dropbox e Box. A fim de o ajudar a decidir qual destas ferramentas é a melhor para si, aqui está uma repartição de tudo o que cada solução tem para oferecer. Cobriremos as seguintes secções neste artigo:
- Dropbox vs Box Overview
- Facilidade de Configuração
- Armazenamento e Preços
- Segurança
- Sincronização
- Integrações
- Partilha
Dropbox vs. Box Overview
A ferramenta de partilha foi concebida quando o seu fundador Drew Houston se esqueceu sempre da sua pen USB enquanto era estudante no MIT. A partir daí, a empresa explodiu em popularidade. A empresa ostenta grandes clientes como a National Geographic, Arizona State University, e Sundance. 500.000 empresas e contadores utilizam a solução para as suas necessidades de colaboração.
O fundador da caixa Aaron Levie desenvolveu a ferramenta como um projecto escolar quando era estudante na Universidade do Sul da Califórnia. Ao longo dos 15 anos desde o seu início, Box assegurou milhões em financiamento e adquiriu empresas ao longo do caminho. A Box tem poderes para mais de 100.000 organizações, incluindo Allstate, Morgan Stanley e Coca-Cola.
Facilidade de instalação
p>Source: Business Insider Dropbox Business oferece instruções claras no seu website para a criação da conta da sua empresa de modo a promover a facilidade de utilização. Ao inscrever-se, a sua organização terá o seu próprio espaço de equipa. Ao inscrever-se pela primeira vez, verá pastas azuis com um ícone de edifício – estas são as pastas da equipa onde a sua organização pode largar todos os documentos e ficheiros.
A sua administração de equipa tem a capacidade de ajustar as permissões para convidar partes externas a utilizar as pastas ou limitar o acesso da forma que desejar. As pastas da equipa são geridas pelos administradores, mas os membros da sua equipa também podem criar pastas partilhadas.
P>Pode também criar pastas para membros individuais da equipa. Os administradores podem aceder a pastas individuais através da consola de administração ou simplesmente entrando na sua conta. Uma vez configuradas as pastas, pode começar a coordenar e a criar.
Box também fornece passos para começar a criar a sua nova conta. Pode facilmente criar uma nova pasta e permitir que outros acedam à pasta introduzindo os seus endereços de correio electrónico ao criar a pasta. Depois de dar acesso a esses colegas, pode gerir as suas permissões específicas.
Box fornece uma interface simples para garantir que os novos utilizadores possam facilmente navegar nas suas contas. Pode facilmente procurar ficheiros e utilizar a função de árvore de pastas para que possa encontrar o documento que está a procurar.
Winner: Como a Dropbox fornece passos claros para a criação de uma conta comercial, eles saem em cima aqui.
Armazenamento e Preços
Dropbox oferece diferentes planos com base no espaço de armazenamento que procura. Isso significa que existe um plano de preços para empresas de todas as dimensões. A estrutura para cada um destes planos assegura que não precisa de pagar por mais espaço de armazenamento do que irá utilizar, o que é ideal para pequenas equipas que não têm grandes orçamentos. Pode optar por ser cobrado numa base mensal ou anual.
| Plan | Preço | Armazenamento |
| Profissional | Arranque a $16.58/month | 3 TB de armazenamento |
| Standard | Iniciar a $12.50/utilizador/mês | 5 TB de armazenamento |
| Arranque a $20/utilizador/mês | Aquilo que for necessário de armazenamento | |
| Contacto Dropbox para uma citação | A quantidade de armazenamento necessária |
Box não faz segredo de que estão orientadas para grandes empresas. Mas esta ferramenta é também ideal para empresas que se vêem a escalar no futuro. Dropbox dá-lhe as características de que necessita para avançar com o seu negócio, Box é a alternativa mais volumosa para quando quiser atingir o acelerador com um pouco mais de força.
Aqui está uma listagem de cada uma das opções de preços da Box. Tal como a Dropbox, a Box oferece a opção de as empresas serem cobradas numa base mensal ou anual.
| Plan | Preço | Armazenamento |
| Starter | Iniciar a $5/utilizador/mês | Contínuo até 100 GB de armazenamento para até 10 utilizadores |
| Business | Início a $15/utilizador/mês | Armazenamento ilimitado para toda a sua organização |
| Business Plus | Início a $25/utilizador/mês | Armazenamento ilimitado para colaboradores externos ilimitados |
| Enterprise | Início a $35/utilizador/mês | Armazenamento ilimitado para colaboradores externos ilimitados |
Vencedor: Por causa do seu plano Profissional, o Dropbox sai em cima aqui. Enquanto a Dropbox oferece uma grande quantidade de armazenamento por um preço bastante acessível, o plano Professional da Dropbox ainda oferece uma boa quantidade de armazenamento por um custo ainda mais baixo.
Segurança
Quando os seus ficheiros estão a ser armazenados com tecnologia de nuvem, há sempre um pequeno risco de violação de dados – é por isso que a Box e a Dropbox dão prioridade à segurança para os seus utilizadores. A Dropbox concebeu o seu produto com características de segurança avançadas em mente, e é por isso que os seus dados estão sempre protegidos. De facto, até fornecem aos seus clientes um guia de confiança completo, preenchido com vários artigos que provam a priorização da Dropbox em termos de segurança, conformidade e privacidade.
Box também oferece um eBook detalhando todas as medidas de segurança que a sua organização põe em prática. A selecção de armazenamento em nuvem requer autenticação do utilizador, desde granular a forte. Pode monitorizar o que está a acontecer no seu espaço de trabalho com insights e pistas de auditoria. A caixa também oferece aprendizagem automática para se defender contra ameaças externas. A solução também oferece uma governação e conformidade simplificadas para garantir o cumprimento dos requisitos de privacidade.
Aqui está uma quebra das características de segurança que a Box e a Dropbox oferecem:
| Segurança Melhorada |  |
 |
| Histórico de versão | Este plano oferece apenas os 50 pontos do histórico da versão mais recente para cada ficheiro. | |
| Recuperação de versão | Pontos de recuperação de versão ilimitada para aqueles que precisam de recuperar um ficheiro eliminado. | O Plano de Negócios da Caixa, a partir de agora, não oferece pontos de recuperação de versão para além da capacidade de restaurar ficheiros na sua pasta de lixo. |
| Rastreio de Acesso | Possibilidade de rastrear logins, dispositivos, e localizações dos membros da equipa. | Pode rastrear estatísticas básicas de acesso, com a vantagem adicional de ficheiros auto-expirados e/ou bloqueados. |
| Auditoria de Actividade | Registos de auditoria detalhados estão disponíveis. | Este plano não oferece registos de auditoria detalhados. |
| Single Sign On (SSO) e Active Directory | Yes | Yes, mas permite apenas 1 integração. |
| Enquanto existem soluções de trabalho, esta característica não é nativa. | Yes |
Winner: Este é outro sorteio. Cada um oferece características semelhantes entre si, e com ambas as opções, apenas certas características de segurança são oferecidas com certos planos.
Sincronização
Source: TryShift
Ferramentas como Dropbox e Box destinam-se a ajudar a sua organização a melhorar a colaboração entre diferentes dispositivos – pense nestas ferramentas como uma Drive Google privada e protegida para a sua empresa. Isso significa que a sincronização em tempo real deve ser uma prioridade. A ferramenta fornece instruções claras para a sincronização da sua conta através de diferentes dispositivos.
A funcionalidade Sync da dropbox é considerada como uma das principais características da plataforma. Mantém os seus ficheiros actualizados em todos os dispositivos que têm acesso à conta da sua equipa. Assim, se editar um documento num dispositivo, essas alterações serão visíveis no dispositivo de todos os outros. Pode facilmente iniciar o processo de sincronização num computador ou num telefone/tabela.
O fluxo de trabalho de fazer isto é simples. Basta descarregar a Dropbox em cada dispositivo que precise de acesso. Inicie a sessão na conta da sua equipa em cada um desses dispositivos. Depois, está livre para começar a deixar cair ficheiros na sua pasta. Se seleccionar a opção “Disponível Offline”, poderá aceder a esses documentos sem WiFi.
Box também oferece a sua própria funcionalidade de sincronização. O Box Sync permite-lhe espelhar os dados armazenados na sua conta Box para o seu ambiente de trabalho. Isto significa que os seus documentos e ficheiros estão disponíveis offline. Se fizer alterações aos ficheiros sincronizados localmente, essas edições serão automaticamente sincronizadas com a sua conta Box.
Since Box Sync permite o acesso offline, permitindo que seja um pouco mais complicado do que a funcionalidade do Dropbox. A activação desta funcionalidade é semelhante ao descarregamento de uma nova aplicação no seu computador. Terá de instalar um computador Box Sync Installer e seguir o resto dos passos que aparecerão no seu ecrã. Note que para um Mac, necessitará de um disco rígido formatado em HFS+ ou APFS.
Winner: Dropbox. O acesso offline do Box Sync é impressionante, está limitado aos computadores de secretária e é um pouco mais complicado do que a oferta do Dropbox.
Integrações
A melhor forma de o Dropbox e o Box poderem servir as suas necessidades de colaboração é oferecendo integrações que podem unir sem problemas toda a sua pilha de software. Ambas as ferramentas oferecem uma grande lista de integrações para o ajudar a satisfazer as suas necessidades de colaboração. A Dropbox promove quase 200 integrações no seu site e a Box tem mais de 1.500 integrações.
Dropbox tem parcerias com quatro fornecedores de software – Autodesk, Trello, Slack, e Okta. Combinaram forças com cada fornecedor para oferecer uma nova ferramenta da melhor qualidade. Por exemplo, o plugin para Autodesk permite aos utilizadores acederem a toda a sua biblioteca Dropbox directamente na Autodesk. A integração da Slack e Dropbox permite às equipas reunir as suas conversas e documentos em um.
Oferece também a Plataforma DBX para empresas que procuram integrações mais específicas. A plataforma permite aos utilizadores tirar partido das APIs disponíveis da solução para construir as suas próprias soluções. Dessa forma, pode construí-la para ser a ferramenta exacta de que o seu negócio necessita.
Microsoft Office, Salesforce, e Google estão entre as 1.500 integrações da Box. Estas integrações permitem que o seu conteúdo flua através das suas plataformas de software mais utilizadas. Estas integrações também asseguram a consistência dos ficheiros, para que todos na sua organização tenham uma experiência unificada de gestão de conteúdos em toda a linha. Com tantas opções de integração à escolha, a Box assegura que todos os aspectos do seu negócio serão alinhados.
No entanto, a rica lista de possíveis integrações da Box oferece mais do que apenas essa experiência de conteúdo unificado. Graças às integrações com ferramentas como Okta e Broadcom, pode reforçar a segurança online da sua organização. Estas soluções oferecem camadas adicionais de defesa sem comprometer o fluxo do seu conteúdo.
Winner: A Box oferece muito mais integrações do que a Dropbox, tornando-a claramente a vencedora nesta categoria.
Partilha de ficheiros
ambas as opções encorajam a colaboração entre equipas que trabalham a partir de diferentes locais. Assim, naturalmente, a partilha de ficheiros é uma grande parte disso. Aqui está uma repartição de como cada plataforma lida com a partilha de ficheiros.
A ferramenta fornece múltiplas opções para a partilha de ficheiros. Pode partilhar um ficheiro ou pasta directamente no website, utilizar a aplicação móvel (disponível tanto para Android como iOS), partilhar um ficheiro da aplicação no seu computador. A plataforma oferece uma página de apoio ao cliente que explicita as instruções para cada processo de partilha.
Dropbox também lhe permite ajustar as permissões para cada pessoa com quem partilha. Por exemplo, se quiser dar acesso apenas à visualização de uma pasta ou ficheiro a alguém sem uma conta Dropbox, pode partilhá-lo com um link. Se der acesso total à edição a alguém com quem partilha um ficheiro, esses comentários e alterações serão actualizados e aparecerão para todos os que têm acesso a esse documento.
Box permite aos utilizadores partilhar qualquer tipo de ficheiro de qualquer tamanho – o que significa qualquer coisa desde pastas zipadas a imagens em bruto e vídeos. Pode criar um link para partilhar com alguém ou partilhá-lo directamente dentro da plataforma. A caixa também lhe permite visualizar mais de 120 tipos de ficheiros.
Box permite-lhe partilhar ficheiros de múltiplas formas. Pode enviá-los do seu computador de secretária, portátil, ou dispositivo móvel. O seu destinatário não precisa sequer de uma conta Box para descarregar, editar, e comentar. A plataforma oferece sete níveis de permissão diferentes, assegurando que os seus ficheiros estão seguros quando são partilhados com terceiros.
Winner: A caixa aparece no topo para a partilha de ficheiros. A sua capacidade de partilhar ficheiros grandes de qualquer tipo e permitir aos utilizadores externos permissões totais não pode ser ultrapassada.
Dropbox vs Box – Haverá um Vencedor Claro?
Both Dropbox e Box são gigantes da indústria de cloud hosting e ambos têm abordagens únicas para as empresas. Ambos os produtos concentram-se na colaboração e armazenamento seguro de documentos.
Ultimamente, o vencedor depende de qual o fornecedor que tem as características que mais se adequam às suas necessidades. Por exemplo, a Box oferece mais planos com armazenamento ilimitado e a Dropbox oferece um plano que vem a um preço incrivelmente acessível. A Box tem mais integrações, mas a Dropbox oferece um processo de sincronização mais fácil de utilizar.
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