Se contratar empregados domésticos – ou empregados domésticos – tais como amas, jardineiros, ou cuidadores seniores, terá de pagar e reter os impostos da segurança social e Medicare.
Terá de obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) bem como fornecer a cada empregado um W-2 até 31 de Janeiro. Contudo, se é a primeira vez que trabalha com empregados domésticos, as regras e os regulamentos podem ser muito importantes. Certifique-se de evitar estas situações comuns e considere trabalhar com um consultor experiente para se certificar de que a apresentação dos seus impostos corre sem problemas.
Contratantes independentes diferem dos empregados domésticos. Estes incluem pessoas como canalizadores ou reparadores que prestam serviços ao público em geral. Os empreiteiros independentes fornecem as suas próprias ferramentas e controlam a forma como executam o trabalho. Por outro lado, controlam quem, o quê, quando, onde, e como um empregado doméstico executa o seu trabalho. Com este controlo vem a responsabilidade de identificar correctamente os seus empregados e de pagar os impostos adequados.
Isto é importante porque os empreiteiros independentes tratam os seus impostos de forma diferente dos empregados. Enquanto um empreiteiro independente recebe um formulário 1099 no final do ano fiscal, os seus empregados domésticos receberão um W-2. Os contratantes independentes são responsáveis por 100% dos seus impostos, enquanto os impostos dos trabalhadores domésticos são divididos entre o empregador e o empregado.
Não confunda um empregado doméstico com um contratante independente! A classificação errada dos trabalhadores pode levar a multas e taxas de evasão fiscal.
Não Reclamar os seus Empregados nas Deduções de Impostos da sua Empresa
Se já possui uma empresa, não pode reclamar os seus empregados domésticos nas deduções de impostos da sua empresa. O IRS diz que como os empregados domésticos não são membros contribuintes da sua empresa, deve tratar dos seus salários através do processo de impostos pessoais. Funciona desta forma porque as empresas têm direito a deduções fiscais nas despesas com salários, mas os trabalhadores domésticos não estão a operar como parte da sua empresa.
Só pode apresentar as suas declarações fiscais através da sua empresa se for proprietário de uma empresa individual ou se gerir uma quinta com fins lucrativos.
Não ignore as horas extraordinárias
Os trabalhadores domésticos, tal como as amas, são considerados trabalhadores não isentos ao abrigo da Lei de Normas de Trabalho Justas. Isto significa que os empregadores devem pagar horas extraordinárias quando os empregados trabalham mais de 40 horas por semana de trabalho de sete dias. As horas extraordinárias devem ser pagas pelo menos 1,5 vezes a taxa de remuneração regular. A excepção a isto é se o seu empregado viver consigo, tal como uma ama residente.
Tentar contornar esta regra oferecendo um salário em vez de um salário por hora é ilegal, e pode enfrentar repercussões muito tempo depois de ter despedido um empregado. Os empregados podem vir ter consigo e apresentar uma disputa salarial, o que significa que estará a pagar salários, impostos atrasados, penalidades e juros.
Estabelecer um acordo de pagamento que inclua os factores das horas extraordinárias, e não deverá ter problemas em apresentar o montante adequado de impostos, em época fiscal.
Se concordar com um montante salarial baseado em mais de 40 horas por semana, inclua os cálculos das horas extraordinárias no seu acordo de trabalho. Por exemplo, poderá concordar em pagar à sua ama $550 por semana por 50 horas de trabalho. No seu contrato de trabalho, poderá indicar que concorda em pagar $10/hora com $15/hora por horas extraordinárias.
Não retenha cálculos do seu empregado
Como no mundo comercial, os empregados têm direito a ver os detalhes do seu salário. Para cada período de pagamento, os empregados domésticos devem receber um cheque de pagamento que discrimine as taxas horárias e de horas extraordinárias, bem como o número de horas a serem pagas por esse período. Deve também detalhar quaisquer deduções para a Segurança Social, Medicare, e impostos federais e estaduais que esteja a reter.
Não Espere Até ao Tempo de Impostos para Endereçar Impostos
Se é a primeira vez que contrata um empregado doméstico, pode sentir-se demasiado ocupado para tratar de questões fiscais ao contratar um novo empregado. No entanto, se esperar até ao horário fiscal, há uma boa hipótese de já ter cometido vários erros que o seu CPA tem de resolver, criando um processo longo e dispendioso para todos.
Em vez disso, contacte um consultor fiscal com experiência em empregados domésticos no momento da contratação. Isto irá ajudá-lo a preparar-se para a época fiscal com menos solavancos pelo caminho.
Não pagar os livros
P>Pagar os livros refere-se a não declarar os salários pagos. Algumas pessoas tentam contornar isto pagando em dinheiro, uma vez que este é um meio difícil de transferência de dinheiro para rastrear. No entanto, isto pode trazer grandes problemas a ambos. Quer se esteja a deixar tudo fora dos livros ou apenas uma parte dele, isto é um grande não-não. Pode levar a encargos de fraude fiscal. Se os seus impostos ficarem por pagar, poderá enfrentar encargos de crime que o afectarão para o resto da sua vida.
Não é tão fácil fugir como pensa. Por exemplo, se terminar uma ama e ela se candidatar mais tarde ao desemprego, ela poderá denunciar a quantia de dinheiro que efectivamente ganhou para maximizar os seus benefícios. Se manteve parte dos seus rendimentos fora dos livros, foi agora apanhada, e não há qualquer estatuto de limitações aos impostos sobre o trabalho não pagos.
Remember, tem de comunicar o seguinte como salário de empregada doméstica:
- Salário e bónus
- Salário e bónus
- Vacação e subsídio de doença
- Impostos não retidos no ordenado
- Abonos de automóvel
- Cartões de oferta
- Outros benefícios pecuniários
Sê honesto, e manter registos detalhados, e não deverá ter de enfrentar quaisquer multas ou acusações criminais no futuro.
Com estas precauções em mente, pode abordar os impostos dos empregados domésticos da forma correcta para evitar questões ou disputas que possam surgir no futuro. Se estiver confuso ou simplesmente não tiver tempo para lidar sozinho com estas questões, consulte um advogado licenciado, ou trabalhe com um serviço de salários para saber mais sobre como lidar com a sua situação pessoal.
Kathleen Webb co-fundou a HomeWork Solutions em 1993 para fornecer serviços de salários e impostos às famílias que empregam trabalhadores domésticos. Kathy tem uma vasta experiência na preparação de impostos sobre a folha de pagamentos “impostos de ama”. É autora de numerosos artigos sobre este tema e tem sido publicada no Wall Street Journal, Kiplinger’s Personal Finance, e no Congressional Quarterly. Consultou também os funcionários do Senado na elaboração da Lei dos Impostos sobre Nanny de 1994.
br>Webb é licenciada magna cum laude do Boston College. É a ex-Presidente da Associação Internacional de Ama, a principal associação profissional da indústria de acolhimento de crianças em casa.