1. Localização do inventário
Na prática VMI, a localização do inventário depende do acordo entre o fornecedor e o cliente. A primeira opção é que o inventário seja localizado tanto nas instalações do cliente como nas instalações do fornecedor. Para o fornecedor, isto serve como salvaguarda contra ciclos de entrega curtos ou ciclos de produção dessincronizados. Por outro lado, esta disposição pode também inferir custos de manutenção de inventário mais elevados devido à necessidade de armazenamento do material, ao seu seguimento e manuseamento, e à ameaça de obsolescência do inventário.
Outra opção pode ser que o fornecedor entregue no armazém central do cliente ou, em alternativa, num armazém de terceiros. Esta última pode ser uma solução para os compradores que tenham externalizado parte ou a totalidade das suas operações logísticas. A gestão do inventário no armazém central permite uma melhor optimização das entregas, menores custos e, em última análise, permite ao comprador maximizar as economias de escala. Contudo, nem sempre é uma opção, pelo que os armazéns de terceiros são frequentemente a solução para muitos problemas diferentes, tais como o armazém do fornecedor estar demasiado longe do comprador ou a inexperiência do comprador em armazenar tipos particulares de mercadorias mais difíceis de armazenar.
O inventário também pode ser localizado directamente nas instalações do comprador, tais como o armazém do comprador no local, a linha de produção ou o próprio chão de fábrica. Contudo, a reposição dos níveis de inventário nestes locais específicos pode ser mais dispendiosa, menos organizada e globalmente mais difícil de gerir para o fornecedor.
2. Propriedade do inventário
A propriedade do inventário refere-se à propriedade do inventário e quando a factura está a ser emitida ao retalhista. No inventário gerido pelo fornecedor, existe uma série de soluções em termos de pagamento e transferência de propriedade.
Na primeira alternativa, o fornecedor é o proprietário do inventário nas instalações do cliente. A factura é emitida quando os artigos são emitidos a partir do stock. Na segunda alternativa, o retalhista assume a propriedade do inventário, mas recebe uma factura no acto da entrega. No entanto, o vendedor não é pago até que o cliente emita os artigos a partir do stock e dentro de um prazo de pagamento acordado. Isto permite a partilha de riscos entre ambas as partes, uma vez que o retalhista acarreta risco de obsolescência enquanto o fornecedor teria sido responsável pelos custos de capital e flutuação dos preços do inventário.
Na terceira alternativa, também referida como um processo padrão na entrega tradicional de encomendas, o retalhista é proprietário do inventário no momento da entrega, enquanto o fornecedor factura o retalhista assim que o envio é feito. Neste cenário, o retalhista é responsável pelo investimento no inventário e pelos custos de manutenção, mas tem a opção de se proteger contra flutuações de preços.
3. Nível de Visibilidade da Procura
Estes elementos referem-se ao tipo de informação da procura partilhada pelos clientes para ajudar os fornecedores a controlar o seu inventário. Muitos tipos de informação sobre a procura são partilhados no Programa VMI. As informações sobre a procura que são visíveis para o fornecedor são: dados de vendas, retirada de stock, calendário de produção, nível de inventário, mercadorias em trânsito, encomenda em atraso, encomenda recebida e devolução. Argumenta-se que a partilha de dados e inventário pode melhorar o planeamento de produção do fornecedor, torná-lo mais estável e aumentar a sua visibilidade. Também proporciona uma melhor compreensão das mudanças sazonais, e ajuda a descobrir os tempos críticos. O fornecedor pode, portanto, tirar partido desta informação e adaptar a sua produção aos pedidos dos clientes, e responder mais rapidamente. Com a crescente visibilidade da informação, o fornecedor tem um prazo mais longo para o reabastecimento O fornecedor também obtém visibilidade em tempo real, o que lhe permite ter uma mão no inventário para a previsão da procura do comprador, o que permite projectar o inventário com base na procura futura para orientar o seu inventário (minimizá-lo ou maximizá-lo). Esta estabilidade e coordenação permite reduzir o efeito Bullwhip, uma vez que o fabricante tem uma visibilidade mais clara sobre a cadeia de abastecimento e uma visão geral da procura recebida.
Os dados são normalmente actualizados todas as semanas e são transmitidos através de um EDI, o que permite prever as tendências reais do mercado. Os dados são baseados em quantidades reais de artigos produzidos e vendidos. Este acordo de partilha de informação destina-se a manter um fluxo constante de bens necessários.