Se precisar de definir objectivos de comunicação, ou identificar intervenientes e canais, pode utilizar este modelo de plano de comunicação para programar as comunicações do projecto e estabelecer um circuito de feedback que mantenha todos actualizados. Ao formular o seu plano de comunicação antes do projecto, assegura-se de que a informação será divulgada de forma clara e correcta a quem precisar dela.
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Why You Need a Communication Plan Template
A comunicação é a espinha dorsal de qualquer projecto. Bem, uma boa comunicação, ou seja. Com este modelo de plano de comunicação gratuito pode assegurar que a documentação, mensagens, dados e relatórios do seu projecto são tão claros e eficazes quanto possível.
Este modelo descreve a forma como irá partilhar a informação com as suas equipas de projecto e partes interessadas para que sejam ouvidos correctamente e direccionados para a parte apropriada. Também estabelece o período de tempo em que o fará. Não só isso, mas este modelo de plano de comunicação permitir-lhe-á registar os objectivos, intervenientes, estratégias e actividades relacionadas com as suas comunicações..
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Pense neste modelo de plano de comunicação como:
- Um repositório para os seus objectivos de comunicação;
- Como planeia realizar esses objectivos;
- Em que prazo e o esforço envolvido para realizar esses objectivos; e finalmente,
- As métricas para medir o seu sucesso.
alguns momentos são melhores do que outros em relação a quando se usa o modelo do seu plano de comunicação. Por exemplo, se estiver a trabalhar num grande projecto, com muitos recursos, vendedores, gestores, etc., então vai querer uma entrega mais estruturada para as comunicações. Dessa forma, assegurará que as necessidades de todos estão a ser satisfeitas.
A necessidade de comunicações informais é também crucial para o sucesso de um projecto. É inteligente considerar que, por mais útil que este modelo de plano de comunicação possa ser, tem de haver um item de linha em que se lembre de falar informalmente com membros da equipa, partes interessadas, e até mesmo vendedores.
Este modelo gratuito, no entanto, é apenas um documento estático. Se quiser levar o seu planeamento, acompanhamento, e relatórios para o próximo nível, então pretende envolver-se com um software de gestão de projectos online e colaborativo.
ProjectManager.com é baseado na nuvem e acessível em qualquer lugar e em qualquer altura. As nossas ferramentas premiadas foram repetidamente classificadas como #1 pela Gartner’s GetApp na sua categoria de gestão de projectos. Incorporadas no software estão muitas formas de comunicar individualmente e em chats de grupo, adaptadas para chegar apenas às pessoas com quem deseja falar.
Como utilizar este modelo de plano de comunicação
Agora de ter descarregado o seu modelo de plano de comunicação excel, é altura de o colocar em uso no seu projecto. Embora este documento seja ideal para projectos maiores, (uma vez que as comunicações em projectos mais pequenos são menos complexas) mesmo que esteja a trabalhar em projectos mais pequenos, é bom saber como organizar e executar comunicações para quando eventualmente gerir um projecto maior.
Para começar, preencha as seguintes secções no modelo:
Contexto
Esta secção pede-lhe para descrever o seu plano de comunicação no contexto para obter a adesão dos interessados e dos membros da equipa. Entre as coisas que irá abordar aqui estão:
- Visão e Objectivos: Seja claro quanto à razão pela qual existe um plano de comunicação. Pode haver várias razões – quais são elas? Não deixe de anotar as metas e objectivos dessas comunicações, para que fique tudo claro desde o início.
- Metas e Prazos: Ao detalhar os objectivos, também vai querer colocá-los dentro de um determinado prazo. Nada é feito sem um prazo.
- Pessoal e Ferramentas de Comunicação: Para que a comunicação funcione, é necessário que haja uma pessoa ou grupo que tenha a propriedade sobre o processo. Quem são eles, e que ferramentas utilizam para distribuir essas missivas, e-mail, texto, etc.?
- Rever a Eficácia: Não há forma de saber se as suas comunicações estão de facto a passar se não estiver a medir os resultados. Tenha métricas em vigor para ver como o seu plano de comunicação está a funcionar, e mantenha esses dados para precedentes históricos.
- Faça um Plano: Escusado será dizer que tem de planear tudo isto, mas talvez deva ser dito, de forma clara e definitiva. Não iniciaria um projecto sem o planear primeiro, por isso siga os seus próprios conselhos e faça um plano antes de estabelecer um processo de comunicação.
- Record Outcome: Como parte do seu processo de medição, após o encerramento do projecto, dedique algum tempo para ver até que ponto o plano de comunicação foi globalmente eficaz. Aprenderá muito: o que repetir da próxima vez e o que mudar.
Análise da situação
Aqui abordará os pontos fortes, fracos, oportunidades, e ameaças inerentes ao plano de comunicação. Os pontos fortes podem incluir onde a sua equipa se destaca nas comunicações, enquanto os pontos fracos assinalam áreas onde as comunicações não estão a ser bem servidas. Quanto às oportunidades, são áreas em que se pode melhorar. Uma ameaça é um problema que pode fazer cair todo o processo de comunicação. Certifique-se de que é claro sobre estas quatro áreas e registe-as em detalhe aqui.
Lessons Learned
Agora é altura de esboçar uma história da comunicação na sua organização para obter uma imagem das tendências e de como apoiar o positivo e afastar-se do negativo. Comece por enumerar as comunicações básicas que já tiveram lugar. Como foram feitas estas comunicações e em que medida foram bem sucedidas? Finalmente, documente o que aprendeu com esta investigação.
Objectivos
Descreveu os antecedentes, agora pretende avançar para o futuro e expressar o que irá alcançar com este plano de comunicação.
Comece com uma lista simples dos seus três objectivos principais. Certifique-se de que estes são muito específicos, mensuráveis, accionáveis, relevantes, e oportunos. Pode lembrar-se deste critério com a sigla S.M.A.R.T.
Guia
Agora que tem objectivos, como vai atingi-los? Linhas de orientação para o ajudar a sair das suas comunicações irão ajudá-lo. Faça uma lista de como pretende que as comunicações sejam divulgadas. Isso pode incluir feedback ou reuniões regulares, aprovação antes do envio, comunicação apenas de informações pertinentes, etc.
Participantes
Faça uma lista do pessoal chave do projecto pelo nome, seguido do seu papel e depois da informação que precisa de conhecer. Depois disso, pode indicar a frequência com que devem ser comunicados. Faça aprovar esta lista pelas pessoas que nela figuram para se certificar de que conseguiu o que eles querem e quando o desejam correctamente.
Mensagens
Quais são as suas mensagens-chave? Algumas comunicações regulares para projectos incluem: estado do projecto, problemas do projecto, risco do projecto, resultados do projecto e recursos do projecto. Estes são marcadores que serão incluídos na maioria das suas mensagens de comunicação.
Canais de entrega
Por que mecanismo irá divulgar as suas comunicações? Qual é o canal de preferência do seu público-alvo? Pode ser e-mail ou texto ou mesmo material impresso, mas descubra o que é e utilize esse ponto de acesso que chegará de facto ao seu leitor.
Recolha de Informação
Após ter decidido sobre o canal, vai querer criar um documento que recolha a informação que vai enviar através deste canal. Escreva o nome do canal, as informações necessárias, quem é o fornecedor de informação e o prazo.
Calendário de comunicação
Agora está pronto para o plano de comunicação, que começa com um calendário. Pode criar um horário num gráfico de Gantt para visualizar a frequência das comunicações, incluindo reuniões, boletim informativo, eventos sociais, conferências, seminários, alertas, etc.
Eventos de comunicação
Finalmente, pretende descrever os eventos no seu horário de comunicação em detalhe para ajudar os membros da equipa a completar estes eventos a tempo. Assim, numere os eventos, nomeie-os, descreva-os, escreva qual é o seu objectivo, a frequência e depois a data.
Templates para complementar o seu plano de comunicação
Planos de comunicação tocam quase todos os aspectos do seu projecto. Quanto melhor comunicar, maior será a probabilidade de conseguir um bom resultado. Para aprofundar o seu plano de comunicação, consulte a nossa página de modelos gratuitos de gestão de projectos no nosso website. Aí encontrará ferramentas para o ajudar em todas as fases do projecto. Aqui estão algumas para o ajudar com o seu plano de comunicação.
Modelo de plano de projecto
O modelo gratuito de plano de projecto ajuda-o a reunir todas as partes do seu plano de projecto, incluindo a listagem de tarefas, recursos e um processo de comunicação. As comunicações são a forma como entrega o plano à sua equipa, para que saibam como executá-lo – mas também é crucial para os seus intervenientes. Têm um interesse declarado no plano e precisam de ser mantidos no circuito.
RACI Chart
Comunicação é dirigida. Pode ser claro na sua redacção, mas se for entregue à parte errada, a informação é inútil ou mesmo perturbadora. Para saber quem recebe o quê, é necessário utilizar o modelo gratuito de gráfico RACI. Ajuda-o a determinar quem precisa de ouvir o quê, definindo as pessoas no projecto pelo RACI ou responsáveis, responsáveis, consultados, informados. O modelo lista todo o pessoal do projecto e os seus departamentos, depois códigos de cor das suas necessidades, utilizando o gráfico RACI para tornar as suas comunicações mais precisas.
Relatório de estado
Um relatório de estado capta o projecto num determinado momento. É uma óptima forma de acompanhar o seu desempenho e certificar-se de que o seu progresso real se encontra onde planeou estar neste momento. Por outras palavras, um relatório de estado é uma ferramenta de comunicação para os gestores de projecto controlarem o trabalho e também comunicarem esse trabalho às partes interessadas. Este modelo gratuito de relatório de estado é uma ferramenta de comunicação que lhe permite assegurar-se de que recolhe toda a informação pertinente e a apresenta claramente, para que seja facilmente compreendida.
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Comunicações em todas as suas formas, desde um plano estruturado a um pilar fundamental da liderança, foi escrito sobre e tem sido objecto de tutoriais em vídeo no ProjectManager.com. O nosso site não é apenas um portal para grandes ferramentas de software de gestão de projectos, mas um centro onde tanto profissionais como principiantes podem vir a aperfeiçoar todos os aspectos de conduzir um projecto, grande ou pequeno, a uma conclusão bem sucedida.
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(Este post foi actualizado em Outubro de 2020)