Durante o ciclo de vida do projecto, terá muitas reuniões com os seus interessados. A maioria das reuniões envolve-o a si e aos membros da sua equipa a discutir o estado do projecto, questões e planos. Outras reuniões incluem a gestão e o cliente.
Estas reuniões têm o seu significado, no entanto, a reunião de pontapé de saída é única.
O PMI introduziu a reunião de pontapé de saída na 6ª edição do Guia do PMBOK. É uma ferramenta e técnica do processo “Desenvolver Plano de Gestão de Projectos”.
O que é uma reunião de pontapé de saída?
Esta é a primeira reunião realizada entre os intervenientes do projecto quando se inicia um novo projecto ou uma nova fase.
Esta reunião pode incluir intervenientes de alto nível tais como o patrocinador do projecto, a gestão, o gestor do projecto, e alguns membros da equipa. No entanto, dentro da equipa do projecto, envolve o gestor do projecto e os membros da equipa. Esta reunião dá ao gestor de projecto a oportunidade de definir os objectivos comuns e de construir um consenso.
Uma reunião de lançamento é uma ferramenta valiosa para motivar os membros da equipa a alcançar os objectivos do projecto.
Quando se realiza a reunião de lançamento?
Para pequenos projectos, a reunião de lançamento tem lugar imediatamente após a fase de iniciação e inclui todos os membros da equipa. Para muitos membros da equipa, esta será a primeira reunião com outros membros e, portanto, é uma oportunidade de conhecer outros.
Projectos menores têm apenas uma reunião de pontapé de saída.
Em projectos maiores, conduzirá a reunião de pontapé de saída quando o planeamento estiver concluído e a execução estiver prestes a começar. Se o projecto for multifásico, poderá ter uma reunião de pontapé de saída no início de cada fase.
Se o projecto estiver espalhado por uma grande área geográfica, terá uma reunião de pontapé de saída virtual para que os membros da equipa possam comunicar através da Internet.
O objectivo de uma reunião de pontapé de saída
Uma equipa de projecto é composta por novos membros da equipa, pelo que é essencial uma sessão de familiarização. Esta sessão proporciona uma oportunidade para os membros da equipa se conhecerem uns aos outros, construir confiança e promover a compreensão mútua.
Na sessão, é possível discutir os objectivos do projecto, pressupostos, restrições, resultados, desafios, metodologias, procedimentos, planos, ambiente de trabalho, e os papéis de cada parte interessada, etc.
Uma reunião de abertura bem sucedida pode definir o tom para o projecto. Assegura que os interessados estão na mesma página e têm um entendimento comum dos objectivos do projecto. Ajuda-os a chegar a um acordo sobre a forma de trabalhar em equipa.
Uma reunião de pontapé de saída ajuda os clientes a construir uma relação com a equipa do projecto e a compreender como o projecto irá decorrer.
Como se realiza uma reunião de pontapé de saída bem sucedida?
Projectos grandes podem ter reuniões de pontapé de saída internas e externas.
Reuniões de pontapé de saída internas são realizadas entre os membros da equipa e a direcção para compreender o projecto.
Ajudam os membros da equipa a prepararem-se para a reunião com o cliente e evitam fazer perguntas desnecessárias. Aumenta a confiança dos membros da equipa.
Após a realização da reunião de pontapé de saída interna, realiza-se a reunião de pontapé de saída externa com o cliente. Esta é uma oportunidade para compreender o cliente e as suas expectativas, esclarecer quaisquer dúvidas, e explicar o processo de execução do projecto.
Para conduzir uma reunião de pontapé de saída bem sucedida, siga estes passos:
- Definir a Agenda
- Conduzir a Reunião
- Fechar a Reunião
Definir a Agenda
Deve decidir sobre os tópicos a serem discutidos na reunião.
P>Terá uma sessão introdutória, apresentará o projecto e os seus objectivos, marcos, pressupostos, constrangimentos, e no final terá uma sessão de perguntas e respostas.
Utilize apresentações para explicar o seu raciocínio.
Envie esta agenda antes de realizar a reunião para que os participantes se possam preparar e contribuir activamente.
Conduzir a Reunião
Introduzir-se e pedir aos outros que façam o mesmo. Posteriormente, apresentará a ordem de trabalhos e explicará os tópicos a serem discutidos na reunião.
Depois, explique o projecto, os seus objectivos, um breve resumo sobre o âmbito do projecto, e os papéis e responsabilidades dos membros da equipa.
Discutir o sistema de comunicação e informação: por exemplo, como comunicar informação com os interessados. Definirá a agenda a ser discutida com o cliente. Finalmente, terá uma sessão QA.
Explicar a carta do projecto e o seu conteúdo. Diga-lhes que esta é a fase inicial e que necessitará da sua ajuda para desenvolver um plano detalhado de gestão do projecto.
Definir as expectativas. Por exemplo, explicar as tarefas de trabalho, rotação, procedimentos de férias, etc.
Discutam os intervenientes críticos, e as suas necessidades e papéis. Explicar o sistema de comunicação e relatórios. Por exemplo, especificar os formatos dos relatórios e a frequência da comunicação.
Finalmente, explicar o projecto, as suas necessidades comerciais e porque é vital para o cliente e para a empresa. Liderar esta parte com o cliente. Deve informar previamente o cliente para que este se possa preparar para a reunião.
P>Pode discutir quaisquer riscos ou constrangimentos significativos que o projecto possa enfrentar e como os ultrapassará.
Fecha a Reunião
No final, realize uma sessão de perguntas e respostas e encoraje os participantes a esclarecer quaisquer dúvidas que possam ter.
Finalmente, agradeça aos participantes e peça-lhes que o contactem se precisarem de algum esclarecimento.
Após o fim da reunião, preparará a acta da reunião e enviá-la-á aos participantes, bem como aos que não compareceram à reunião.
Benefícios de uma reunião de lançamento
A reunião de lançamento tem os seguintes benefícios:
- Ajuda os membros da equipa a conhecerem-se.
- Mostra a autoridade e capacidade de liderança do gestor do projecto.
- Ajuda os membros da equipa a compreenderem os objectivos do projecto.
>li>Permite aos intervenientes compreender os marcos, riscos, pressupostos e constrangimentos do projecto.Assiste o gestor do projecto a obter apoio dos intervenientes.li>Permite aos participantes a oportunidade de esclarecer dúvidas.li>Permite aos intervenientes na mesma página.
Sumário
Uma reunião de lançamento é uma parte significativa da conclusão bem sucedida do projecto. Ajuda-o a executar e completar o projecto com o mínimo de obstrução. Este é um momento em que pode demonstrar as suas capacidades e construir a confiança das partes interessadas no seu projecto. É aqui que estabelece as expectativas das partes interessadas para o projecto.