Sente que a sua organização de trabalho é uma confusão de informação perdida e de expectativas indefinidas, que lentamente mas seguramente foge ao controlo?
Se assim for, não está sozinho. A maioria dos trabalhadores de escritório sente que a sua organização de trabalho não está onde deveria estar. Infelizmente, esta falta de organização tem consequências reais tanto para eles como para os seus empregadores. Felizmente, a investigação deixa claro que pequenas mudanças na forma como abordamos a nossa organização de trabalho podem contribuir em muito para restaurar a ordem, quer seja afiando a sua mente e removendo a confusão mental ou estabelecendo processos que transformem a sua equipa numa multi-ferramenta de precisão.
Aqui estão 30 dicas para o levar da confusão da organização do trabalho para o mestre da organização do trabalho:
Organize Your Brain
Breathe
dicas de organização do trabalho>p>Everest College’s 2013 Work Stress Survey constatou que 83% dos trabalhadores de escritório sentem-se stressados no trabalho. Um inquérito Workfront concluiu que 51% dos trabalhadores de escritório atribuem o seu stress no trabalho à tentativa de fazer malabarismos com o seu trabalho nas suas múltiplas formas.
Antes de poder organizar as suas tarefas, no entanto, os especialistas dizem que é necessário organizar primeiro os seus pensamentos. Não estamos a dizer que deve começar todas as manhãs com meditação transcendental, mas pode experimentar este simples exercício respiratório para ficar claro e começar de novo.
Coma alimentos para o cérebro
dicas de organização do trabalhobr>Sua capacidade de organização é tão boa como o combustível que coloca no seu cérebro. Não se pode pensar claramente nos desafios do dia sem a dieta certa e isto começa com a primeira refeição do dia. Ao pequeno-almoço, tente comer cereais integrais, mirtilos, tomates e nozes para dar a si próprio um impulso cerebral cientificamente comprovado antes de enfrentar o seu trabalho.
Comece com apenas um objectivo
br>Lê isso correctamente. Uma. Todos nós tivemos a importância de estabelecer objectivos desde o início das nossas carreiras. Mas a maioria das pessoas fica aquém não no estabelecimento de objectivos, mas no alcance de objectivos. Porquê? Porque tentamos fazê-las todas de uma só vez.
Gary Keller e Jay Papasan, autores de The One Thing, sugerem que escolhamos uma coisa para fazer nesse ano – lançar um novo website, por exemplo – e dividi-lo numa só coisa para atingir esse objectivo para esse mês, essa semana, esse dia, e essa hora. Se escolhermos a coisa mais crítica a fazer e o fizermos nessa hora, isso leva a que os objectivos maiores sejam alcançados ao longo do tempo. É um sucesso compartimentado!
O claro, quanto mais complexa a sua organização se torna, mais difícil se torna escolher apenas um objectivo. A resposta a este problema é forçar os líderes a nomear os seus principais objectivos estratégicos. Isto permitir-lhe-á a si e à sua equipa reduzir os seus objectivos dos 25 ou mais que tendem a flutuar em torno de uma organização maior e concentrar-se em três ou quatro.
Focus in bursts
Após ter o seu cérebro limpo e os seus objectivos diários definidos, é tempo de trabalhar. Mas e quanto a todas as distracções? “O seu dia é a sua semana é o seu mês é o seu ano”, diz Chris Brogan, orador e CEO do Owner Media Group. A sua dica é que escolher um tópico e ficar nele apenas 20 minutos irá ajudá-lo a estabelecer um padrão de foco e leva a fazer mais ao longo do tempo.
block out distracções
br>Para aquelas rápidas explosões de produtividade de 20-30 minutos, desligue as notificações no seu telefone e computador para permanecer na zona. Considere usar uma luz “ocupada” e comunicar à sua equipa que, quando os seus auscultadores Beats estão nos seus ouvidos, significa que não há interrupções.
Organize o Relógio
Estimar e depois seguir o seu tempo
br>Agora, não nos referimos a seguir cada segundo de cada dia ou a perfurar um relógio de ponto. Um estudo recente mostrou que 51% dos marqueteiros temem os seus trabalhos porque sentem que têm de fazer tudo na semana de 40 horas de trabalho. Rastrear e saber quanto tempo realmente passa a fazer as suas actividades ajudá-lo-á a estabelecer uma base para futuros compromissos e produtividade, o que, por sua vez, lhe permitirá organizar melhor o seu trabalho no futuro.
Organização de lápis no seu calendário
br> Claro, está a utilizar um calendário para reuniões ou compromissos de almoço. Dê um passo em frente e introduza um item de calendário no início e/ou fim de cada dia para rever a sua agenda. Ter tempo para o rever pode ajudá-lo a manter-se mais consciente do tempo que tem para fazer as coisas.
Ativar notificações
Quando não estiver na zona, considere o uso estratégico das notificações. A maioria das soluções de software de calendário permitem-lhe definir lembretes durante um período de tempo antes da ocorrência do evento. O orador e estratega digital Jason Falls recomenda:
br>Aprendizagem para gerir e programar as suas notificações – mesmo as de aplicações no seu telefone – para lhe lembrar que a consulta médica é dentro de uma hora ou que o relatório TPS está previsto para sexta-feira ajuda a mente desorganizada a lembrar-se que essas tarefas estão a chegar e que devem fazer algo quanto a isso.
Sem multitarefas
br>Por agora sabe que multitarefas no trabalho é, sem dúvida, a coisa mais desorganizada e improdutiva que pode fazer. Portanto, não o faça. Lembre-se do seu único objectivo para aquela hora, mantenha-se fiel a ele, acabe com ele e siga em frente. Para o caso de se ter esquecido das malditas estatísticas, aqui vai uma, cortesia de Peter Bregman da Harvard Business Review, para colocar o medo de volta em si:
a nossa produtividade diminui até 40%. Na verdade, não temos multitarefas. Mudamos de tarefa, mudando rapidamente de uma coisa para outra, interrompendo-nos improdutivamente, e perdendo tempo no processo.
Priorize o seu trabalho e diga não a outras coisas
Todos sentimos que temos um milhão de coisas para fazer. Comece por colocar o seu objectivo (ver #3) no topo da lista. A partir daí, vá prioritizar. Como disse Stephen Covey: “Têm de decidir quais são as vossas maiores prioridades e ter a coragem – agradavelmente, sorridente, sem desculpas – de dizer ‘não’ a outras coisas”
Utilizar um cartão de pontuação para decidir qual é a próxima prioridade
Lembrar-se daquela estatística sobre malabarismo, trabalho e stress? Trinta e seis por cento desses mesmos trabalhadores disseram que apagar fogos era o que mais os fazia temer o seu trabalho.
Evite uma lista de tarefas padrão
Se for como a maioria dos trabalhadores, a lista de tarefas é provavelmente a sua tarefa, quando as coisas ficam peludas, fazer uma lista é uma reacção intestinal comum à sobrecarga. Mas a lista de afazeres pode vir com algumas pesadas consequências negativas. A maioria das listas de afazeres está ligada a “coisas que precisam de ser feitas hoje”, em vez de “coisas que irão fazer avançar os meus objectivos declarados”. A maioria das listas são normalmente apenas coisas a fazer em vez de objectivos priorizados que ajudarão a sua equipa e empresa.
Definir prazos e ser responsável
br>Gururus de marketing do conteúdo Ann Handley diz que a responsabilidade ajuda a evitar que caia no poço da procrastinação. Ela recomenda-lhe que encontre “outra pessoa” para o ajudar a cumprir os seus prazos:
Diz-lhes o seu plano. Dê-lhes a sua linha temporal. Deixe-os ser o seu farol na praia, guiando-o para casa. (E seja isso para eles, se puder. Porque não é egoísta.)
Deixar de lado o tempo do e-mail e manter o tempo
Verificar e responder a um e-mail sempre que ouvir uma notificação não é eficaz e faz de si mais parecido com o cão de Pavlov do que com o brilhante colega que é. Em vez de ofegar cada vez que ouvir essa ofegante, ponha de lado os blocos de tempo só de e-mail durante o seu dia. O nosso mais recente Relatório do Estado do Trabalho Empresarial descobriu que, após e-mail, reuniões, e interrupções, os trabalhadores de escritório têm apenas 46% do seu tempo para o trabalho que foram contratados para fazer. Isto torna crítico organizar um tempo para responder ao correio electrónico e, depois, aderir a ele.
Tirar pausas
Tirar pausas e fazê-las contar. Dar um passeio, tomar um café, ou jogar matraquilhos. Vai ajudar. A pesquisa do professor de psicologia da Universidade de Illinois Alejandro Lleras sugeriu que:
quando confrontado com tarefas longas … é melhor impor breves pausas a si próprio. Breves pausas mentais irão de facto ajudá-lo a manter-se concentrado na sua tarefa!
Criar e manter limites
Limites podem estar entre si e a sua necessidade auto-infligida de estar a trabalhar constantemente. Ou pode ser uma fronteira entre um projecto de maior prioridade e outro de menor prioridade (mas mais divertido). Ou pode ser uma fronteira temporária entre si e o projecto ou requisitante de trabalho.
Para que qualquer fronteira dure, tem de comunicá-la e mantê-la. Informe os seus interessados onde o seu projecto se encontra na linha temporal e na sua lista de prioridades. Dessa forma, eles podem ter uma clara expectativa de quando o seu pedido estará terminado.
Seja social mas comunique os seus limites
Simples limites de trabalho, é importante comunicar com os seus colegas de trabalho sobre como gosta (ou não gosta) de ser social no trabalho. Certifique-se de que eles sabem que você é bom para conversar durante alguns minutos na sua secretária de vez em quando. Ou talvez só queira brincar na sala de descanso. Seja o que for, a sua equipa não saberá o que é fixe e o que não é, a menos que estabeleça expectativas.
Organize os seus espaços de trabalho
Desclua a sua secretária
dicas de organização do trabalhop>P>As pessoas estão a julgá-lo. Vêem aquela banana madura. Não só é importante estar organizado mentalmente, mas também no seu espaço físico. Um relatório de 2011 da OfficeMax que descobriu que a desorganização do escritório mina a produtividade e a motivação. “O seu desempenho coincide com o seu espaço de trabalho”, diz Jennie Dede, vice-presidente de recrutamento de pessoal para a empresa Adecco. “Quando é organizado e preciso, tem a mentalidade e a motivação para trabalhar”
Utilizar um caderno
Tirar os seus pensamentos fora de linha. Leve consigo um diário e uma caneta. Para alguns de nós, o acto de tomar notas é terapêutico e ajuda os nossos pensamentos a colar. Ideia nova e brilhante? Escreva-a. O colega de trabalho foi à casa de banho 12 vezes? Escreva-a. Nós brincamos. Mas a sério, registar as suas ideias, notas e outros pensamentos vai ajudá-lo a saber exactamente onde encontrá-los quando precisar deles.
De facto, existem mais versões de alta tecnologia do caderno que podem servir como repositório acessível para os seus pensamentos, ideias, discussões, etc., e armazená-los todos no contexto do próprio trabalho.
Ditch the Sticky Notes
P>Desde que estás agora a escrever os teus pensamentos num diário, já não precisas das notas pegajosas. São uma das piores formas de solicitar trabalho, e só são realmente úteis para cobrir o cubículo do seu colega de trabalho no dia do Bobo de Abril, de qualquer forma. Ok, há benefícios em utilizar notas adesivas, mas apenas se estiver a utilizar um processo muito específico, como por exemplo as placas Kanban.
Spring clean your inbox
Todos nós quisemos clicar em seleccionar tudo e apagar todos os e-mails da nossa caixa de entrada em algum momento, certo? Bem, como isso não é uma opção, tente dar-lhe uma boa limpeza algumas vezes por ano. Isto pode implicar o cancelamento da subscrição de newsletters que desgastaram o seu acolhimento, a criação de uma caixa de entrada prioritária para filtrar correio de entrada urgente, aprender a utilizar a função de mudo, ou instalar o Boomerang (no Gmail). Assim que tiver a caixa de entrada limpa, sentir-se-á livre de encargos e pronto a balançar.
Utilizar um espaço partilhado para pedidos de trabalho
Centralizar o seu processo de pedido. Crie um e-mail dedicado a pedidos ou obtenha uma solução de gestão de trabalho que tenha uma funcionalidade de recepção de pedidos. Certifique-se de que os pedidos das pessoas à sua equipa passam pelo seu processo de recepção. Se eles vierem de outra forma, diga ao requisitante que não considerará o seu pedido até que este tenha passado pelo seu caminho de pedido decidido. Isto irá reduzir o número de e-mails que entram na sua conta principal. Também reduzirá projectos ad hoc e exercícios de incêndio.
Assumindo que tenha criado um formulário de pedido de projecto ou alguma forma de padronizar a forma como está a receber pedidos de projectos, poderá ter uma pasta partilhada onde todos os pedidos são submetidos antes de serem analisados. Em vez de ter várias formas diferentes de receber pedidos, certifique-se de que tudo vai para essa pasta partilhada.
Partilha de ficheiros
“Dropbox é outra excelente ferramenta que lhe permite manter os ficheiros seguros entre si e um cliente”, diz Tara Mulhern na Webtek. “Estes ficheiros podem ser acedidos em qualquer lugar versus apenas na rede do seu escritório, serão sempre sincronizados, e poderá facilmente partilhar documentos, fotografias e vídeos”.
Organize os seus processos
Padronize os seus processos
O Project Management Institute (PMI) informa que as organizações com medidas de desempenho de trabalho bem sucedidas (a tempo, no orçamento, e objectivos alcançados) têm quase três vezes mais probabilidades do que as organizações com fraco desempenho de trabalho de utilizarem práticas padronizadas em toda a organização, e têm melhores resultados como resultado.
Escolha uma metodologia PM e comunique-a
Ágil. Queda de água. Qualquer que seja a metodologia que decida ser correcta para a sua equipa, divulgue o que o processo é – ou o que o processo muda que pretende fazer. Pode adoptar qualquer processo que queira, mas a única forma de funcionar é se você e todos os outros membros da sua equipa estiverem na mesma página. Quer certificar-se de educar os seus solicitantes sobre o seu processo, porque o está a alterar, e como funciona.
Se mantenha fiel às suas armas no processo
É uma coisa decidir sobre uma metodologia de trabalho, mas outra é realmente fazer com que a sua organização compreenda o processo. Como com a maioria das mudanças, haverá pessoas que gostarão das coisas como eram. Elas sabiam o que se passava ali. Tinham atravessado a curva de aprendizagem. Agora a sua nova metodologia está a forçá-los a voltar à estaca zero.
Esta pressão negativa constante pode tornar-se cansativa e até fazer-nos pensar se cometemos um erro terrível. Mas isto é quando precisa de se manter firme. Quando, por exemplo, os solicitantes zangados querem que os deixe contornar o seu sistema apenas uma vez, empurrem para trás. Diga-lhes: “Lamento, mas não posso trabalhar nisso, a não ser que passe pelo processo da forma que acordámos”.
Não, isto não é divertido. Mas a alternativa é ceder, apagar o progresso feito, e mergulhar a sua equipa num estado de confusão onde vários sistemas estão em jogo ao mesmo tempo.
Utilizar templates
Templates são uma forma perfeita de padronizar a forma como você e a sua equipa fazem o trabalho. Isto reduz erros, passos em falso e tempo desperdiçado a tentar descobrir como fazer as coisas. Impedem-no de ter de reinventar a roda em cada projecto. Os modelos são tão úteis para impulsionar a organização do trabalho que as empresas que não os utilizam tipicamente vêem taxas de fracasso de 10 a 30 erros por cem oportunidades.
Se está no marketing, por exemplo, isto significa que deve estar a utilizar briefs criativos. Eles forçam os solicitantes a fazê-lo:
- explique porque deve estar a trabalhar no seu projecto
- faça exactamente o que eles querem que seja e como eles se sentem
- defina onde o projecto deve ser priorizado ao lado de outros projectos, e
li>acordo sobre as datas de entrega
Como resultado de passar por um modelo como um brief criativo, o trabalho é mostrado para ser completado mais rapidamente, enquanto as revisões e aprovações se tornam mais curtas.
Estranhamente, estudos de equipas criativas internas descobriram que apenas 16% utilizam realmente dossiers criativos. E mesmo entre as que o fazem, 60% chicoteiam os dossiers criativos apenas para os seus projectos de topo. Nos projectos que não utilizam pastas criativas, o retrabalho resultante pode acabar por equivaler a 40-60% do total gasto nos projectos.
Cuidado com as folhas de cálculo
O que torna as folhas de cálculo excelentes é que todos as têm e são uma ferramenta flexível para armazenar e organizar dados e fazer cálculos. O problema é que demasiadas pessoas as utilizam para organizar o seu trabalho – e as folhas de cálculo simplesmente não conseguem acompanhar.
A única excepção a isto é em equipas muito pequenas (1-3 pessoas). Quando começar a tentar organizar o trabalho em folhas de cálculo para equipas maiores do que isto, poderá passar mais tempo a tentar manter a sua folha de cálculo actualizada do que no trabalho real. Algumas equipas relataram que as folhas de cálculo actualizadas do seu departamento – depois de criar dezenas de folhas e filas intermináveis – simplesmente começarão a falhar cada vez que forem abertas.
fluxos de trabalho corporativo
A partir do momento em que ultrapassa a organização do seu trabalho pessoal, passa a organizar a forma como o trabalho se move de uma pessoa para outra, procurando pontos de fricção desnecessários, e racionalizando-os. Isto pode começar como um simples fluxograma no quadro branco, mas muito em breve informará como criar os seus modelos (ver #27).
Utilizar as ferramentas certas
Já mencionei folhas de cálculo e e-mail, mas existe uma horda sempre crescente de soluções que são construídas para o ajudar a organizar melhor o seu trabalho. Ferramentas de relatório. Ferramentas de seguimento do tempo. Ferramentas de gestão de tarefas. Soluções de bilhética. Algumas destas funcionam melhor do que outras, enquanto outras prejudicam os seus esforços de organização em geral. Então, como é que se retira o mau do bom?
p>Aqui está uma boa regra geral: escolha soluções e ferramentas que tornarão mais fácil ver no que está a trabalhar. Por exemplo, um software de colaboração que permita aos membros da sua equipa comunicar rapidamente através de mensagens instantâneas pode parecer óptimo, mas como bloqueia informações cruciais do trabalho em conversas isoladas, esta ferramenta pode na realidade criar pontos cegos na sua visibilidade geral.
Por outro lado, soluções e ferramentas que pensam holisticamente sobre o seu trabalho, que reúnem informação de diferentes áreas num só lugar, vão melhorar a sua organização do trabalho – e poupar-lhe uma tonelada de tempo.
No final, a organização não é apenas ter tudo no lugar certo, mas ver onde está e como está a trabalhar com tudo o resto.