© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC.
Adaptado do Guia de Campo para Liderança e Supervisão em Negócios e Guia de Campo para Liderança e Supervisão para Pessoal Sem Fins Lucrativos.
Seções deste tópico incluem
Selecção dos participantes
Desenvolvimento de agendas
Abrir a reunião
Estabelecer regras básicas
Gestão do tempo em reuniões
Avaliar o processo da reunião
Avaliar a reunião global
Fechar a reunião
Vários tipos de grupos
Perspectivas adicionais sobre a realização de reuniões bem sucedidas
p>P>Tópicos da biblioteca relacionados
Planeamento de reuniões eficazes
A gestão de reuniões tende a ser um conjunto de competências frequentemente negligenciado por líderes e gestores. A seguinte informação é uma versão bastante “Cadillac” de sugestões de gestão de reuniões. O leitor pode escolher quais as sugestões que melhor se adaptam à cultura particular da sua própria organização. Tenha em mente que as reuniões são actividades muito dispendiosas quando se considera o custo de mão-de-obra para a reunião e o quanto pode ou não ser feito nelas. Por isso, leve a gestão de reuniões muito a sério.
O processo utilizado numa reunião depende do tipo de reunião que se pretende ter, por exemplo, reunião de pessoal, reunião de planeamento, reunião de resolução de problemas, etc. No entanto, existem certas bases que são comuns a vários tipos de reuniões. Estas noções básicas são descritas abaixo.
(Note que pode parecer haver muitas sugestões listadas abaixo para algo tão aparentemente simples como ter uma reunião. No entanto, qualquer actividade importante incluiria uma longa lista de sugestões. A lista parece tornar-se muito mais pequena quando se domina a forma de conduzir a actividade).
Guias Completas
Guia Básica para Conduzir Reuniões Eficazes
Planeamento de uma Grande Reunião
Gerir Reuniões (Um guia)
Como Conduzir uma Reunião
Selecção de Participantes
– A decisão sobre quem deve participar depende do que se pretende realizar na reunião temática. Isto pode parecer demasiado óbvio para afirmar, mas é surpreendente como muitas reuniões ocorrem sem a presença das pessoas certas.
– Não dependa do seu próprio julgamento sobre quem deve vir. Peça também a opinião de várias outras pessoas.
– Se possível, ligue a cada pessoa para lhe falar sobre a reunião temática, é o seu objectivo geral e porque é que a sua presença é importante.
– Faça o seguimento da sua chamada com um aviso de reunião, incluindo o objectivo da reunião, onde será realizada e quando, a lista de participantes e a quem contactar se tiverem perguntas.
– Envie uma cópia da agenda proposta juntamente com o aviso de reunião temática.
– Tenha alguém designado para registar acções importantes, tarefas e datas de vencimento durante a reunião. Esta pessoa deve assegurar-se de que esta informação é distribuída a todos os participantes pouco tempo depois da reunião.
Desenvolver agendas
– Desenvolver a agenda juntamente com os principais participantes na reunião. Pense no resultado global que pretende da reunião e que actividades precisam de ocorrer para se chegar a esse resultado. A agenda deve ser organizada de modo a que estas actividades sejam realizadas durante a reunião.
Na agenda, indique o resultado global que pretende da reunião temática
– Conceba a agenda de modo a que os participantes se envolvam mais cedo, tendo algo para fazer de imediato e para que cheguem na altura certa.
– Ao lado de cada tópico principal, inclua o tipo de necessidade de acção, o tipo de resultado esperado (decisão, votação, acção atribuída a alguém), e estimativas de tempo para abordar cada tópico
– Pergunte aos participantes se se comprometerão com a agenda.
– Manter a agenda sempre afixada.
– Não conceber demasiadas reuniões; estar disposto a adaptar a agenda da reunião temática se os membros estiverem a fazer progressos no processo de planeamento.
– Pense em como rotular um evento, para que as pessoas entrem com essa mentalidade; pode ser compensador ter um breve diálogo em torno do rótulo para desenvolver uma mentalidade comum entre os participantes, particularmente se eles incluírem representantes de várias culturas.
h2>OpeningMeetings- Comecem sempre a horas; isto respeita aqueles que apareceram a horas e lembra aos atrasados que a programação é séria.
– Dar as boas-vindas aos participantes e agradecer-lhes pelo seu tempo.
– Rever a agenda no início de cada reunião, dando aos participantes a oportunidade de compreenderem todos os tópicos principais propostos, alterá-los e aceitá-los.
– Notar que um gravador de reuniões, se utilizado, fará uma acta e fornecê-la-á a cada participante pouco depois da reunião.
– Modelar o tipo de energia e participante necessário aos participantes da reunião.
– Esclarecer o(s) seu(s) papel(s) na reunião.
h2>Estabelecer Regras do Local para Reuniões
Não é necessário desenvolver novas regras básicas cada vez que se tem uma reunião, certamente. Contudo, compensa ter algumas regras básicas que podem ser utilizadas para a maioria das suas reuniões. Estas regras básicas cultivam os ingredientes básicos necessários para uma reunião bem sucedida.
– Quatro regras básicas poderosas são: participar, concentrar-se, manter o ímpeto e chegar ao encerramento. (Pode querer uma regra básica sobre confidencialidade.)
– Liste as suas principais regras básicas na agenda.
– Se tiver novos participantes que não estejam habituados às suas reuniões, pode rever cada regra básica.
– Mantenha as regras básicas sempre afixadas.
Como Interagir numa Reunião
TimeManagement
– Uma das tarefas de facilitação mais difíceis é a gestão do tempo – o tempo parece esgotar-se antes das tarefas estarem concluídas.Portanto, o maior desafio é manter a dinâmica para manter o processo em movimento.
– Pode pedir aos participantes que o ajudem a acompanhar o tempo.
– Se o tempo planeado na agenda estiver a ficar fora de controlo,apresente-o ao grupo e peça o seu contributo para uma resolução.(Ver também Gestão do Tempo.)
h2>Avaliação do Processo de Reunião
– É espantoso quantas vezes as pessoas se queixam de uma reunião ser uma completa perda de tempo — mas só o dizem depois da reunião. Obtenha o seu feedback durante a reunião quando pode melhorar o processo de reunião de imediato. Avaliar uma reunião apenas no final da reunião é normalmente demasiado tarde para fazer algo sobre o feedback dos participantes.
– A cada duas horas, realize 5-10 minutos de “verificações de satisfação”.
– Numa abordagem de mesa redonda, peça rapidamente a cada participante que indique como pensa que a reunião está a decorrer.
p>Estimar o custo de uma reunião
Avaliar o processo da reunião
Avaliar a reunião global
A reunião está terminada. Agora é Tempo de Avaliar e Melhorar!
/p>
Avaliar a Reunião Global
– Deixe 5-10 minutos no final da reunião para avaliar a reunião; não salte esta parte da reunião.
– Faça com que cada membro classifique a reunião de 1-5, com 5 ao máximo, e faça com que cada membro explique a sua classificação
– Faça com que o chefe executivo classifique a reunião em último lugar.
h2>ClosingMeetings
– Sempre terminar as reuniões a tempo e tentar terminar com uma nota positiva.
– No final de uma reunião, rever acções e tarefas, e marcar a hora para a próxima reunião e perguntar a cada pessoa se pode ou não (para obter o seu compromisso)
– Esclarecer que as actas e/ou acções da reunião serão comunicadas aos membros no máximo dentro de uma semana (isto ajuda a manter a dinâmica).
Vários Tipos de Grupos
Acção de Aprendizagem
Comités
Comunidades de Prática
Gestão de Conflitos
Dialoguia
Facilitação
Grupos Focais
Gestão de Conflitos em Grupo
Dinâmica de Grupo (sobre a natureza dos grupos, fases de desenvolvimento do grupo, etc)
Aprendizagem em grupo
Resolução de problemas e tomada de decisões em grupo
Intervenções em grande escala
Tecnologia do espaço aberto
Self-Directed and Self-Self.Equipas de Trabalho Geridas
Construção de Equipas
Formação e Desenvolvimento
Equipas Virtuais
h2> Perspectivas Adicionais Sobre a Realização de Reuniões de Sucessop>Gestão de Reuniões
Duas Razões para as Reuniões Falharem
Porquê as Reuniões Cara-a-Face Fazem Toda a Diferença
Conversações Realizadas, Não Reuniões
Guardar uma Reunião Condenada
Reuniões de Pessoal: “Todos por Um e Um por Todos”
Reuniões Eficazes: Os Três Principais Desafios
Saiba mais nos Blogs da Biblioteca relacionados com este tópico
Além dos artigos desta página actual, veja também os seguintes blogs que têm posts relacionados com este tópico. Descarregue a página do blogue para ver vários posts. Ver também a secção “Posts recentes de blogues” na barra lateral do blogue ou clicar em “next” perto da parte inferior de um post no blogue. O blog também tem links para inúmeros recursos gratuitos relacionados.
Blog de Liderança da Biblioteca
Blog de Supervisão da Biblioteca
Blog de Desempenho da Equipa da Biblioteca