Uma carta comercial é uma carta formal. Ao contrário de um currículo ou carta de apresentação, pode ser mais do que uma página, e é provável que contenha seis partes:
O cabeçalho
O cabeçalho contém o endereço de retorno com a data na última linha. Por vezes é necessário incluir uma linha antes da data com um número de telefone, número de fax, ou endereço de correio electrónico. Muitas vezes há uma linha saltada entre o endereço e a data. Não é necessário digitar um endereço de retorno se estiver a utilizar papel de carta com o endereço de retorno já impresso, mas deve sempre utilizar uma data. Certifique-se de que o cabeçalho está na margem esquerda.
p>Exemplo:p>Ms. Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
Junho 28, 2011
Endereço do Destinatário
p> Este é o endereço para o qual está a enviar a sua carta. Certifique-se de a tornar tão completa quanto possível para que chegue ao seu destino. Inclua sempre os nomes dos títulos (tais como Dr.) se os conhecer. Este é, tal como o outro endereço, na margem esquerda. Se um papel padrão 8 ½” x 11″ for dobrado em terços para caber num envelope comercial padrão de 9″, o endereço interior deve aparecer através da janela do envelope (se existir). Não deixe de saltar uma linha após o cabeçalho e antes do endereço do destinatário, depois salte outra linha após o endereço interior antes da saudação. Para um exemplo, ver o final desta folha para uma carta de exemplo.
A Saudação
A saudação (ou saudação) numa carta comercial é sempre formal. Começa frequentemente com “Caro {Nome da pessoa}”. Mais uma vez, não se esqueça de incluir o título da pessoa se o souber (tal como Ms., Mrs., Mr., ou Dr.). Se não tiver a certeza sobre o título ou género da pessoa, basta usar o seu primeiro nome. Por exemplo, usaria apenas o primeiro nome da pessoa se a pessoa a quem está a escrever for “Jordan” e não sabe se se identifica como masculino, feminino, ou não-binário.
A saudação termina sempre com dois pontos.
O Corpo
O corpo é a carne da sua carta. Para formatos de letra de bloco e letra de bloco modificados, espaço único e esquerda justificam cada parágrafo. No entanto, não deixe uma linha em branco entre cada parágrafo, independentemente do formato. Certifique-se também de saltar uma linha entre a saudação e o corpo, assim como o corpo e o fecho.
O fecho de cortesia
O fecho de cortesia é uma observação curta e educada que termina a sua carta. O fecho começa com a mesma justificação da sua data e uma linha após o último parágrafo do corpo. Capitalize a primeira palavra do seu encerramento (Obrigado) e deixe quatro linhas para uma assinatura entre o encerramento e o nome do remetente. Uma vírgula deve seguir o fecho.
A Linha de Assinatura
Digite pelo menos quatro linhas após o fecho para a sua assinatura, e depois digite o nome a ser assinado. Se estiver a imprimir esta carta e a enviar por correio, assinará o seu nome em caneta. Esta linha incluirá o seu primeiro e último nome, e muitas vezes inclui uma inicial do meio, embora não seja necessária. Pode colocar o seu título com antecedência para mostrar como deseja ser tratado (Ms., Mrs., Dr.).
A assinatura deve ser em tinta azul ou preta.
Aposições
Se tiver algum documento anexo, tal como um currículo, pode indicá-lo escrevendo “Aposições” uma linha abaixo da lista. Também pode incluir o nome de cada documento.
Formato e Fonte
Muitas organizações têm o seu próprio estilo para escrever uma carta comercial, mas aqui estão alguns exemplos comuns.
Bloqueio
O esquema mais comum para uma carta comercial chama-se formato de bloco. Neste formato, toda a carta é justificada à esquerda e espaçada individualmente, excepto para um espaço duplo entre parágrafos.
bloco modificado
bloco modificado é outro tipo popular de carta de negócios. O corpo da carta e os endereços do remetente e do destinatário são deixados justificados e espaçados um a um. Contudo, neste formato, a data e o fecho são tabulados no ponto central.
Semi-Block
O estilo menos utilizado é chamado de semi-bloco. Nele cada parágrafo é recuado em vez de justificado à esquerda.
Font
A fonte padrão para cartas comerciais é Times New Roman, tamanho 12. No entanto, podem ser utilizadas fontes que sejam claras para ler, tais como Arial.
Carta de amostra
{NOTE: o seu nome só vai ao fundo}
Sua morada de retorno (sem abreviaturas para Rua, Avenida, etc.).)
Sua Cidade, YC zip
Data (escreva ou como 4 de Junho de 2004 ou 4 de Junho de 2004)
Primeiro e último nome da pessoa a quem está a escrever
Endereço
Cidade, ST zip
Caro Sr./Ms. Quem:
No primeiro parágrafo, introduza o que está a escrever e o que pretende deles.
Nos parágrafos seguintes, explique a natureza do seu problema e o que eles podem fazer por si. Seja não-combativo e directo ao ponto.
No último parágrafo, não deixe de agradecer ao destinatário pelo seu tempo e esforços em seu nome. Além disso, diga-lhes que irá contactá-los ou que eles podem contactá-lo com quaisquer questões.
Sinceramente seu,
{de quatro espaços para que a sua assinatura possa aparecer aqui}
Jane Doe
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