Se gerir um negócio, provavelmente já emitiu uma factura proforma a um cliente. No entanto, as facturas proforma diferem muito de uma factura normal. Neste artigo, explicarei o que são facturas proforma, como diferem das facturas normais, e se pode aceitar o pagamento numa factura proforma.
A resposta simples é não, não pode ser efectuado um pagamento numa factura proforma. Contudo, a fim de compreender por que razão teremos de mergulhar no tópico de como as facturas proforma e as facturas padrão diferem.
Qual é a diferença entre uma factura pró-forma e uma factura padrão?
Uma factura pró-forma é um documento enviado ao cliente antes de os detalhes da venda terem sido finalizados. Terá normalmente o mesmo formato que uma factura padrão, no entanto, incluirá uma etiqueta “factura proforma”.
Uma factura, por outro lado, é um documento emitido ao cliente uma vez que todos os detalhes tenham sido finalizados e uma data de pagamento tenha sido definida. É um documento legal que descreve os produtos e serviços vendidos e o montante em dívida.
Embora ambos os documentos pareçam muito semelhantes, uma factura proforma não incluirá um número de factura, mas incluirá a etiqueta ‘proforma’.
Uma factura proforma é essencialmente um ‘esboço de factura’, pelo que não tem a mesma importância legal que uma factura normal. Portanto, isto significa que:
- O cliente não é legalmente obrigado a pagar o montante numa factura proforma
- As facturas proforma não podem ser utilizadas para recuperar o IVA
- Os montantes declarados numa factura proforma não serão incluídos nos relatórios contabilísticos
Porque é que os pagamentos não podem ser efectuados em facturas proforma
Para começar, uma factura proforma não é um documento legal. Isto significa que o cliente não tem qualquer obrigação legal de pagar o montante na factura proforma.
É necessário emitir uma factura completa para aceitar pagamentos, ligar o pagamento à factura, e ter o pagamento registado nos seus relatórios contabilísticos, tais como o balanço e a demonstração de lucros e perdas.
Outra razão é que uma factura proforma não satisfaz os requisitos para uma factura. Uma factura deve incluir um número de factura, e etiqueta de factura, que não aparecem numa factura proforma.
Por que motivo emitiria uma factura proforma se não posso aceitar o pagamento?
P>Pode estar a perguntar-se porque precisaria de emitir uma factura proforma se o cliente não é legalmente obrigado a pagá-la. A razão é que o cliente se comprometeu com a venda, mas ainda não confirmou os detalhes finais. Por outras palavras, uma venda irá acontecer, mas a factura pode mudar.
Facturas proforma são emitidas numa fase diferente do processo de venda. As facturas proforma são emitidas quando a venda está “à espera de ser finalizada”, enquanto as facturas normais são emitidas quando a venda é “confirmada”.
Porquê emitir uma factura pró-forma em vez de uma cotação?
Ganhar, a resposta chega à fase em que a venda se realiza. Uma cotação é normalmente emitida quando um cliente está a fazer um inquérito, mas não se comprometeu com a venda, e pode não fazer qualquer compra. Com uma factura proforma, o cliente já se comprometeu com a venda, mas ainda não confirmou os detalhes.
Utilizar software de facturação para criar e editar facturas proforma
O software de facturação pode ajudá-lo a criar facturas proforma e facturas padrão, enviá-las aos seus clientes, e ajudá-lo a aceitar pagamentos.
Com Debitoor, pode guardar listas de clientes e produtos para que possa facilmente preencher a informação que vai nos seus documentos. Pode também personalizar os seus documentos para adicionar logotipos, imagens e informações bancárias para o diferenciar da sua concorrência.
Pode criar e enviar uma factura proforma com Debitoor em menos de um minuto! Basta criar uma nova factura, introduzir os detalhes da venda, clicar em ‘Guardar’, e enviar o documento proforma para o correio electrónico dos clientes.
Aqui está um exemplo de uma factura proforma criada com Debitoor:
Se a factura proforma precisar de ser editada no caso de os detalhes terem mudado, isto pode ser feito rapidamente em poucos cliques.
Se o cliente confirmar os detalhes na factura proforma, pode então convertê-la numa factura completa e enviá-la para o seu correio electrónico.
P>Pode também ligar certos fornecedores de pagamento para adicionar um botão ‘Pagar Agora’ directamente à factura, de modo a poder aceitar o pagamento instantaneamente assim que o cliente introduza de forma segura os detalhes do seu cartão de crédito.
Com Debitoor, pode criar uma factura proforma personalizada profissional em menos de um minuto. Sinta-se à vontade para a testar no nosso teste gratuito de 7 dias.