Outro mês nos livros…mas agora é altura de reconciliar e encerrar o mês anterior. Quando a sua equipa contabilística tiver passado a ferro e finalizado o mês anterior, já está no mês seguinte.
Outro mês nos livros…mas agora é altura de reconciliar e encerrar o mês anterior. Quando a sua equipa de contabilidade tiver passado a ferro e finalizado o mês anterior, já terá passado ao mês seguinte. O ciclo de encerramento do mês é uma área em que as empresas podem ter dificuldade em encontrar o equilíbrio entre dedicar demasiados recursos e não fazer o suficiente. Iremos identificar e explicar as duas abordagens fundamentais básicas para fechar os livros durante um período: 1) o fecho difícil, & 2) o fecho suave, bem como delinear algumas considerações fundamentais a fazer ao escolher a abordagem a implementar.
A Abordagem de Fecho Difícil:
Acima do fecho difícil, uma empresa pretende tratar esse mês quase como um “fim de ano”. O seu pessoal de contabilidade está a reconciliar as contas do balanço (contas a receber, contas a pagar, outros acréscimos, receitas diferidas/desconhecidas, etc.) e a aperfeiçoar o corte de receitas/despesas correspondente, tal como se aplica à declaração de rendimentos. Qualquer que seja a duração do seu processo de encerramento do mês, os livros do mês anterior permanecem abertos no sistema contabilístico para que os lançamentos apropriados possam ser efectuados retroactivamente até ao final desse mês. O benefício de fazer isto todos os meses é que a empresa produz, em última análise, princípios contabilísticos geralmente aceites (“GAAP”) demonstrações financeiras de base integral para cada mês. A direcção pode utilizar esta informação para tomar decisões empresariais importantes. O inconveniente é a natureza morosa deste processo e os recursos dedicados à sua execução.
A Abordagem de Fecho Suave:
Em contraste, uma empresa pode utilizar um processo de fecho suave, enquanto que a equipa de contabilidade elimina uma parte significativa do processo de reconciliação de fecho no final do mês. Sob a abordagem de fecho suave, a gerência geralmente não permitirá que os livros do mês anterior permaneçam abertos durante muito tempo, em vez disso bloqueando-os para edição. Cinco dias após o fim do mês chega uma factura do fornecedor para os serviços do mês anterior e esse mês é fechado…o que é que se faz? Sob fecho suave, basta marcá-la para o período actual.
Key Considerations:
- Quanta importância para a gerência e para os proprietários é ter extractos de contas de exercício GAAP completos no período intermédio? Pode viver sabendo que as receitas e despesas podem ser reservadas para o mês seguinte devido a questões de calendário?
- E quanto a terceiros? Será que o banco necessita de contas GAAP mensais ou trimestrais?
- Embora um processo de fecho suave possa funcionar durante o período intermédio, é importante notar que, depois do final do ano, ainda terá provavelmente de efectuar um fecho difícil.
- Se a sua empresa optar por um fecho suave nos primeiros onze meses do ano e depois por um fecho difícil no final do ano, existem algumas armadilhas que tornariam mais difícil reconciliar os números de final do ano não tendo efectuado esse trabalho durante o período intermédio? Se isto apresentar um problema, talvez executar uma opção seja um fecho duro no final de cada trimestre e um fecho suave para os restantes oito meses.
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