Na realidade, fez $4.000 do seu projecto de Abril; não é um mau lucro. Os seus extractos baseados na contabilidade de exercício mostram-no sob a forma de uma conta a receber de $5.000. Por outro lado, se estivesse a utilizar uma base de caixa, pareceria que perdeu $1.000 nos materiais, uma vez que ainda não reservou qualquer rendimento em dinheiro. Quando recebesse esse pagamento em Maio, a base de caixa mostraria um grande lucro, apesar de não ter feito o projecto em Maio.
Embora a contabilidade de caixa seja reconhecidamente mais simples, o método de acumulação dá uma “imagem” mais precisa do que realmente se passa na sua empresa. Torna muito mais fácil fazer corresponder as receitas às suas despesas relacionadas – mesmo que estas tenham sido pagas em meses diferentes – para que possa acompanhar a sua verdadeira rentabilidade.
O que exige o IRS?
Pode estar a perguntar-se como estes dois métodos se acumulam quando se trata de tempo de imposto. Para a maioria das pequenas empresas, o método de contabilidade utilizado é opcional. Ao abrigo da recente Lei dos Cortes de Impostos e Emprego, as pequenas empresas podem apresentar impostos sobre o rendimento numa base de caixa até um rendimento de 25 milhões de dólares por ano. Uma vez que a maioria das pequenas empresas se encontra dentro desse limite, parece ser mais uma vitória para a base de numerário. Mas será?
Felizmente, a contabilidade de base de numerário começa a falhar antes de se atingir a marca dos 25 milhões de dólares. Na realidade, está mais perto de 1 milhão de dólares por ano. À medida que as empresas crescem para além deste ponto, precisam de tomar algumas grandes decisões estratégicas. Precisam dos seus balanços financeiros para dar uma visão do negócio que os balanços de base de caixa simplesmente não oferecem.
Vamo-nos debruçar sobre isso em apenas um segundo, mas aqui está algo a ter em mente por agora: O IRS permite-lhe utilizar um método diferente para calcular impostos do que utiliza para o seu próprio rastreio interno. Por outras palavras, o seu contabilista de impostos pode fazer algumas conversões e arquivar os seus impostos numa base de caixa, enquanto desfruta dos conhecimentos mais profundos da contabilidade de exercício para o ajudar a gerir o seu negócio.
Aqui está porque é que todos realmente precisam de ambos
A verdade é que tanto a contabilidade de caixa como a contabilidade de exercício têm as suas vantagens. Seja qual for o método utilizado, provavelmente acabará por utilizar secretamente um pouco de ambos. Deixem-me explicar o que quero dizer.
Um dos maiores benefícios da contabilidade de caixa é que lhe dá uma imagem precisa de quanto dinheiro está realmente a mudar de mãos. Se não trouxer dinheiro tão rapidamente como o despende, vai estar em apuros. Se tiver de pagar a vendedores e fornecedores imediatamente, mas esperar que os seus próprios clientes paguem em 30 dias, estará para sempre a perseguir facturas e a esperar que as luzes se mantenham acesas.
É por isso que as empresas baseadas na acumulação precisam de utilizar uma declaração de fluxos de caixa. É uma forma de manter um registo de caixa enquanto ainda reconhece as receitas e despesas acumuladas. Ao rastrear o fluxo de caixa, prevê quaisquer insuficiências onde possa ficar sem dinheiro antes dos seus próximos pagamentos.
As empresas que utilizam o método de caixa por vezes baseiam-se nos princípios da acumulação, mesmo que não os registem nos livros. Lembra-se de contas a receber e contas a pagar? Se tiver um cliente que lhe deve dinheiro, está a contar os dias até que possa esperar esse cheque, mesmo que não haja lugar para registar uma conta a receber nos seus livros. O mesmo é verdade se tiver um pagamento de renda a aproximar-se.
A maior falha com a contabilidade de caixa é a luta para medir o desempenho da sua empresa. Para se ter realmente uma boa visão de como se está a sair, é necessário estabelecer e acompanhar os KPIs (indicadores-chave de desempenho). Pense nestes como o colesterol, a pressão arterial e o ritmo cardíaco da sua empresa. Estes irão variar de negócio para negócio, mas é preciso ter a capacidade de os seguir e ver como quando mudam para compreender realmente a saúde do seu negócio. Infelizmente, tudo isto é quase impossível numa base de dinheiro.
Para acompanhar a sua rentabilidade, precisa de saber não só quanto dinheiro entra e sai, mas também como estes montantes estão ligados. Precisa de saber quanto está ligado a cada período e as transacções desse período. Este é o princípio de correspondência de que falámos anteriormente. É preciso fazer corresponder as suas despesas às receitas que ajudaram a criar. Os acréscimos tornam isto possível.
Qual é o mais adequado para si?
Então, que método contabilístico é adequado para o seu negócio? Se gere um negócio super simples e pequeno – como um monopólio baseado em serviços – a base de caixa pode ser muito boa para si. Pode agilizar o seu processo contabilístico e poupar-lhe tempo.
Por outro lado, o método de acumulação é um must if:
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Você tem inventário. A maioria das empresas com inventário necessitará de contabilidade de exercício mesmo para impostos. Também precisará dela para ver o valor do seu inventário no balanço e reflectir o custo dos bens vendidos na sua declaração de rendimentos. Caso contrário, terá um mês muito baixo quando comprar o seu inventário e um mês irrealisticamente alto quando o vender.
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Pagou adiantado por um serviço ou pela sua renda e precisa de distribuir essa despesa ao longo dos meses em que a vai efectivamente utilizar (como dividir uma taxa de subscrição anual em 12 entradas de despesa mensais).
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Os seus clientes pagaram-lhe antecipadamente por trabalho que ainda não tenha feito. Precisa de saber como isto o afecta, uma vez que a prestação de serviços é uma forma de responsabilidade.
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A sua empresa possui um activo fixo e quer reconhecer e acompanhar a depreciação ao longo da vida útil do activo.
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Você está à procura de financiamento bancário ao longo do caminho (a maioria dos bancos irá requerer financiamentos baseados na acumulação que sigam GAAP a fim de avaliar o seu risco e potencial como mutuário.)
Conclusão
Se este rápido resumo o leva a pensar que o método de acumulação pode ser melhor para o seu negócio, provavelmente tem razão. Não tenha medo de fazer o turno e começar a colher os benefícios.
Pode contactar os profissionais na Base 365 para agendar a sua consulta gratuita. Falaremos sobre os detalhes do seu modelo de negócio e informá-lo-emos exactamente sobre o que poderia obter com o método de acumulação.