Richtlinien für die Durchführung effektiver Meetings

Aus dem Leitfaden für Führung und Supervision in Unternehmen und dem Leitfaden für Führung und Supervision für gemeinnützige Mitarbeiter.

Abschnitte dieses Themas umfassen

Teilnehmer auswählen
Tagesordnungen entwickeln
Eröffnung des Meetings
Grundregeln festlegen
Zeitmanagement in Meetings
Auswertung des Meeting-Prozesses
Auswertung des gesamten Meetings
Abschluss des Meetings

Verschiedene Arten von Gruppen
Zusätzliche Perspektiven zur Durchführung erfolgreicher Meetings

Betrachten Sie auch
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Planen Sie effektive Meetings

Das Management von Meetings ist eine Reihe von Fähigkeiten, die von Führungskräften und Managern oft übersehen werden. Die folgenden Informationen sind eine Art „Cadillac“-Version von Vorschlägen zum Meeting-Management. Der Leser kann sich die Vorschläge heraussuchen, die am besten zur besonderen Kultur seiner eigenen Organisation passen. Denken Sie daran, dass Besprechungen sehr kostspielige Aktivitäten sind, wenn man die Arbeitskosten für die Besprechung berücksichtigt und wie viel in ihnen erledigt werden kann oder nicht. Nehmen Sie das Meeting-Management also sehr ernst.

Der Ablauf eines Meetings hängt von der Art des Meetings ab, z.B. Mitarbeiter-Meeting, Planungs-Meeting, Problemlösungs-Meeting, etc. Es gibt jedoch bestimmte Grundlagen, die den verschiedenen Arten von Besprechungen gemeinsam sind. Diese Grundlagen werden im Folgenden beschrieben.

(Beachten Sie, dass im Folgenden eine Vielzahl von Vorschlägen für etwas scheinbar so Einfaches wie eine Besprechung aufgeführt sind. Allerdings würde jede wichtige Aktivität eine lange Liste von Vorschlägen enthalten. Die Liste scheint viel kleiner zu werden, sobald Sie die Durchführung der Aktivität beherrschen.)

Komplette Leitfäden

Grundlagen für die Durchführung effektiver Meetings
Planen eines großartigen Meetings
Managen von Meetings (Ein Leitfaden)
Wie man ein Meeting durchführt

Teilnehmer auswählen

– Die Entscheidung darüber, wer teilnehmen soll, hängt davon ab, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen.
– Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr eigenes Urteil darüber, wer kommen soll, sondern fragen Sie auch mehrere andere Personen nach ihrer Meinung.
– Rufen Sie nach Möglichkeit jede Person an, um sie über das Thema des Meetings, den allgemeinen Zweck und die Bedeutung ihrer Teilnahme zu informieren.
– Geben Sie im Anschluss an den Anruf eine Besprechungsankündigung heraus, die den Zweck der Besprechung, den Ort und den Zeitpunkt, die Teilnehmerliste und die Ansprechpartner für Fragen enthält.

– Versenden Sie zusammen mit der Besprechungsankündigung eine Kopie der vorgeschlagenen Tagesordnung.
– Bestimmen Sie eine Person, die während der Besprechung wichtige Aktionen, Aufgaben und Termine festhält. Diese Person sollte sicherstellen, dass diese Informationen kurz nach der Besprechung an alle Teilnehmer verteilt werden.

Aufstellen der Tagesordnung

– Stellen Sie die Tagesordnung gemeinsam mit den wichtigsten Teilnehmern des Meetings auf. Überlegen Sie, welches Gesamtergebnis Sie von der Besprechung erwarten und welche Aktivitäten stattfinden müssen, um dieses Ergebnis zu erreichen. Die Tagesordnung sollte so organisiert sein, dass diese Aktivitäten während der Besprechung durchgeführt werden.
– Geben Sie in der Tagesordnung das Gesamtergebnis an, das Sie sich von der Besprechung erhoffen
– Gestalten Sie die Tagesordnung so, dass die Teilnehmer frühzeitig eingebunden werden, indem sie sofort etwas zu tun haben und pünktlich erscheinen.
– Geben Sie neben jedem Hauptthema die Art der erforderlichen Maßnahmen, die Art des erwarteten Ergebnisses (Entscheidung, Abstimmung, jemandem zugewiesene Maßnahme) und die geschätzte Zeit für die Behandlung jedes Themas an
– Fragen Sie die Teilnehmer, ob sie sich an die Tagesordnung halten werden.
– Lassen Sie die Tagesordnung immer aushängen.
– Planen Sie Meetings nicht zu sehr; seien Sie bereit, die Tagesordnung anzupassen, wenn die Mitglieder im Planungsprozess Fortschritte machen.
– Überlegen Sie, wie Sie eine Veranstaltung bezeichnen, damit die Teilnehmer mit dieser Einstellung kommen; es kann sich lohnen, einen kurzen Dialog über die Bezeichnung zu führen, um eine gemeinsame Einstellung unter den Teilnehmern zu entwickeln, besonders wenn Vertreter verschiedener Kulturen dabei sind.

Eröffnungssitzungen

– Beginnen Sie immer pünktlich; das respektiert diejenigen, die pünktlich gekommen sind, und erinnert Nachzügler daran, dass die Planung ernst gemeint ist.
– Begrüßen Sie die Teilnehmer und danken Sie ihnen für ihre Zeit.
– Gehen Sie zu Beginn jedes Meetings die Tagesordnung durch und geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, alle vorgeschlagenen Hauptthemen zu verstehen, sie zu ändern und zu akzeptieren.
– Beachten Sie, dass ein Meeting-Rekorder, wenn er verwendet wird, ein Protokoll aufnimmt und es jedem Teilnehmer kurz nach dem Meeting zurückgibt.
– Legen Sie die Art von Energie und Teilnehmer fest, die von den Besprechungsteilnehmern benötigt wird.
– Klären Sie Ihre Rolle(n) in der Besprechung.

Grundregeln für Besprechungen aufstellen

Sie müssen sicherlich nicht bei jeder Besprechung neue Grundregeln aufstellen. Es lohnt sich jedoch, ein paar grundlegende Grundregeln zu haben, die für die meisten Ihrer Meetings verwendet werden können. Diese Grundregeln kultivieren die grundlegenden Zutaten, die für ein erfolgreiches Meeting benötigt werden.
– Vier mächtige Grundregeln sind: teilnehmen, Fokus erhalten, Schwung beibehalten und Abschluss erreichen. (Möglicherweise möchten Sie eine Grundregel über Vertraulichkeit aufstellen.)
– Listen Sie Ihre wichtigsten Grundregeln auf der Tagesordnung auf.
– Wenn Sie neue Teilnehmer haben, die nicht an Ihre Meetings gewöhnt sind, können Sie jede Grundregel durchgehen.
– Halten Sie die Grundregeln immer sichtbar.

Wie man in einem Meeting interveniert

Zeitmanagement

– Eine der schwierigsten Moderationsaufgaben ist das Zeitmanagement – die Zeit scheint abzulaufen, bevor Aufgaben erledigt sind.
– Sie können die Teilnehmer bitten, Ihnen dabei zu helfen, den Überblick über die Zeit zu behalten.
– Wenn die geplante Zeit auf der Tagesordnung aus dem Ruder läuft, stellen Sie es der Gruppe vor und bitten Sie sie um Vorschläge für eine Lösung.(Siehe auch Zeitmanagement.)

Bewertung des Meeting-Prozesses

– Es ist erstaunlich, wie oft sich die Teilnehmer darüber beschweren, dass ein Meeting eine totale Zeitverschwendung war – aber sie sagen es erst nach dem Meeting. Holen Sie sich ihr Feedback während des Meetings, wenn Sie den Meeting-Prozess gleich verbessern können. Ein Meeting erst am Ende des Meetings zu evaluieren, ist meist zu spät, um noch etwas gegen das Feedback der Teilnehmer zu unternehmen.
– Führen Sie alle paar Stunden 5-10 Minuten „Zufriedenheitschecks“ durch.
– Lassen Sie in einer Gesprächsrunde jeden Teilnehmer kurz angeben, wie er den Verlauf des Meetings findet.

Schätzen Sie die Kosten eines Meetings
Evaluieren Sie den Meeting-Prozess
Evaluieren Sie das gesamte Meeting
Das Meeting ist vorbei. Jetzt ist es an der Zeit, das Meeting zu bewerten und zu verbessern!

Gesamtbewertung des Meetings

– Lassen Sie sich am Ende des Meetings 5-10 Minuten Zeit, um das Meeting zu bewerten; lassen Sie diesen Teil des Meetings nicht ausfallen.
– Lassen Sie jedes Mitglied das Meeting auf einer Skala von 1-5 bewerten, wobei 5 die höchste Bewertung ist, und lassen Sie jedes Mitglied seine Bewertung erläutern
– Lassen Sie den Geschäftsführer das Meeting zuletzt bewerten.

Schließen Sie Meetings

– Beenden Sie Meetings immer pünktlich und versuchen Sie, mit einer positiven Note zu enden.
– Gehen Sie am Ende eines Meetings die Aktionen und Aufgaben durch und legen Sie die Zeit für das nächste Meeting fest und fragen Sie jede Person, ob sie es schaffen kann oder nicht (um ihre Zusage zu bekommen)
– Stellen Sie klar, dass Meeting-Protokolle und/oder Aktionen in spätestens einer Woche an die Mitglieder zurückgemeldet werden (das hilft, den Schwung beizubehalten).

Verschiedene Arten von Gruppen

Action Learning
Ausschüsse
Communities of Practice
Konfliktmanagement
Dialogführung
Facilitation
Fokusgruppen
Gruppencoaching
Gruppenkonfliktmanagement
Gruppendynamik (über die Natur von Gruppen, Stufen der Gruppenentwicklung, etc)
Gruppenlernen
Gruppenbasiertes Problemlösen und Entscheidungsfindung
Groß angelegte Interventionen
Open Space Technologie
Selbstgesteuerte und selbstverwalteteManaged Work Teams
Teambuilding
Training und Entwicklung
Virtuelle Teams

Zusätzliche Perspektiven zur Durchführung erfolgreicher Meetings

Meetings leiten
Zehn Gründe, warum Meetings scheitern
Warum persönliche Meetings den Unterschied ausmachen
Gespräche führen, Not Meetings
Save a Doomed Meeting
Staff Meetings: „Alle für einen und einer für alle!“
Effektive Meetings: Die drei größten Herausforderungen

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