Wenn Sie Hausangestellte – oder Haushaltsangestellte – wie Kindermädchen, Gärtner oder Seniorenbetreuer einstellen, sind Sie verpflichtet, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zu zahlen und einzubehalten.
Sie müssen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) erhalten und jedem Mitarbeiter spätestens am 31. Januar ein W-2 aushändigen.
Wenn Sie einen Buchhalter oder einen Lohnbuchhaltungsservice haben, der Ihnen hilft, sollte die Einreichung von Steuern für Hausangestellte einfach sein. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal mit inländischen Angestellten arbeiten, können die Regeln und Vorschriften eine Menge sein, die es zu berücksichtigen gilt. Achten Sie darauf, diese häufigen Situationen zu vermeiden und erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Berater, um sicherzustellen, dass die Steuererklärung reibungslos verläuft.
Unabhängige Auftragnehmer unterscheiden sich von inländischen Arbeitnehmern. Dazu gehören Personen wie Klempner oder Handwerker, die Dienstleistungen für die Allgemeinheit erbringen. Unabhängige Auftragnehmer stellen ihre eigenen Werkzeuge zur Verfügung und kontrollieren, wie sie die Arbeit ausführen. Auf der anderen Seite kontrollieren Sie, wer, was, wann, wo und wie ein Haushaltsangestellter seine Arbeit ausführt. Mit dieser Kontrolle kommt die Verantwortung, Ihre Mitarbeiter korrekt zu identifizieren und die richtigen Steuern zu zahlen.
Dies ist wichtig, weil unabhängige Auftragnehmer ihre Steuern anders behandeln als Angestellte. Während ein unabhängiger Auftragnehmer am Ende des Steuerjahres ein 1099-Formular erhält, erhalten Ihre inländischen Mitarbeiter ein W-2. Unabhängige Auftragnehmer sind für 100 % ihrer Steuern verantwortlich, während die Steuern für inländische Arbeitnehmer zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer aufgeteilt werden.
Verwechseln Sie einen inländischen Arbeitnehmer nicht mit einem unabhängigen Auftragnehmer! Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern kann zu Geldstrafen und Anklagen wegen Steuerhinterziehung führen.
Beanspruchen Sie Ihre Angestellten nicht für Ihre geschäftlichen Steuerabzüge
Wenn Sie bereits ein Unternehmen besitzen, können Sie Ihre Hausangestellten nicht für Ihre geschäftlichen Steuerabzüge beanspruchen. Die IRS sagt, dass Sie die Löhne Ihrer Haushaltsangestellten über den persönlichen Steuerprozess abwickeln müssen, da sie keine beitragenden Mitglieder Ihres Unternehmens sind. Es funktioniert so, weil Unternehmen zu Steuerabzügen für Lohnkosten berechtigt sind, aber Haushaltsangestellte sind nicht als Teil Ihres Unternehmens tätig.
Sie können ihre Steuererklärungen nur über Ihr Unternehmen einreichen, wenn Sie ein Einzelunternehmen besitzen oder einen gewinnorientierten Betrieb führen.
Don’t Ignore Overtime
Haushaltsangestellte, wie Kindermädchen, gelten als nicht-befreite Arbeiter unter dem Fair Labor Standards Act. Das bedeutet, dass Arbeitgeber Überstunden bezahlen müssen, wenn Mitarbeiter mehr als 40 Stunden pro Sieben-Tage-Woche arbeiten. Überstunden müssen mindestens mit dem 1,5-fachen des regulären Lohnsatzes bezahlt werden. Die Ausnahme ist, wenn Ihr Angestellter bei Ihnen wohnt, wie z. B. ein Kindermädchen, das bei Ihnen wohnt.
Der Versuch, diese Regel zu umgehen, indem Sie ein Gehalt statt eines Stundenlohns anbieten, ist illegal, und Sie können mit Konsequenzen rechnen, lange nachdem Sie einen Angestellten entlassen haben. Mitarbeiter können sich an Sie wenden und eine Lohnklage einreichen, was bedeutet, dass Sie Löhne, Steuern, Strafen und Zinsen nachzahlen müssen.
Einigen Sie sich auf eine Gehaltsvereinbarung, die Überstunden berücksichtigt, und Sie sollten kein Problem damit haben, in der kommenden Steuersaison den richtigen Betrag an Steuern einzureichen.
Wenn Sie sich auf einen Gehaltsbetrag einigen, der auf mehr als 40 Stunden pro Woche basiert, schließen Sie die Überstundenberechnung in Ihren Arbeitsvertrag ein. Sie könnten zum Beispiel vereinbaren, Ihrem Kindermädchen 550 Dollar pro Woche für 50 Stunden Arbeit zu zahlen. In Ihrer Vereinbarung würden Sie darlegen, dass Sie zustimmen, $10/Stunde mit $15/Stunde für Überstunden zu zahlen.
Don’t Withhold Calculations From Your Employee
Wie in der Geschäftswelt haben Angestellte das Recht, die Details ihres Gehaltsschecks einzusehen. Für jeden Zahlungszeitraum sollten Haushaltsangestellte einen Gehaltsscheck erhalten, auf dem die Stunden- und Überstundensätze sowie die Anzahl der für diesen Zeitraum bezahlten Stunden aufgeführt sind. Sie sollten auch alle Abzüge für Sozialversicherung, Medicare, und Bundes- und Staatseinkommenssteuern, die Sie einbehalten, detailliert auflisten.
Warten Sie nicht bis zur Steuerzeit, um sich mit Steuern zu befassen
Wenn Sie zum ersten Mal eine Hausangestellte einstellen, haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Sie zu beschäftigt sind, um sich mit Steuerfragen zu befassen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Wenn Sie jedoch bis zur Steuerzeit warten, besteht eine gute Chance, dass Sie bereits mehrere Fehler gemacht haben, die Ihr Steuerberater durchgehen muss, was zu einem langen, teuren Prozess für alle führt.
Setzen Sie sich stattdessen zum Zeitpunkt der Einstellung mit einem Steuerberater in Verbindung, der sich mit Haushaltsangestellten auskennt. Dies wird Ihnen helfen, sich auf die Steuersaison vorzubereiten, ohne dass es zu Problemen kommt.
Don’t Pay Off the Books
Paying Off the Books bezieht sich darauf, bezahlte Löhne nicht zu melden. Manche Leute versuchen, dies zu umgehen, indem sie in bar zahlen, da dies eine schwer zu verfolgende Art des Geldtransfers ist. Dies kann Sie jedoch in große Schwierigkeiten bringen. Egal, ob Sie alles oder nur einen Teil davon nicht angeben, das ist ein großes Tabu. Es kann zu einer Anklage wegen Steuerbetrugs führen. Wenn Ihre Steuern nicht bezahlt werden, können Sie mit einer Anklage wegen eines Verbrechens konfrontiert werden, die Sie für den Rest Ihres Lebens betreffen wird.
Es ist nicht so einfach, damit durchzukommen, wie Sie vielleicht denken. Wenn Sie zum Beispiel einem Kindermädchen kündigen und sie sich später arbeitslos meldet, kann sie den Betrag angeben, den sie tatsächlich verdient hat, um ihre Leistungen zu maximieren. Wenn Sie Teile ihres Einkommens nicht gemeldet haben, sind Sie jetzt erwischt worden, und es gibt keine Verjährungsfrist für unbezahlte Lohnsteuern.
Erinnern Sie sich, dass Sie die folgenden Dinge als Lohn von Haushaltsangestellten melden müssen:
- Gehalt und Boni
- Überstunden
- Urlaubs- und Krankengeld
- Steuern, die nicht vom Gehaltsscheck einbehalten werden
- Autozulagen
- Geschenkkarten
- Andere Geldleistungen
Sein Sie ehrlich, und führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, und Sie sollten in Zukunft keine Bußgelder oder strafrechtlichen Anklagen befürchten müssen.
Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen können Sie die Steuern für inländische Arbeitnehmer auf die richtige Weise angehen, um Probleme oder Streitigkeiten zu vermeiden, die in der Zukunft auftreten können. Wenn Sie verwirrt sind oder einfach nicht die Zeit haben, sich selbst mit diesen Fragen zu befassen, wenden Sie sich an einen zugelassenen Anwalt oder arbeiten Sie mit einem Gehaltsabrechnungsdienst zusammen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre persönliche Situation handhaben können.
Kathleen Webb hat HomeWork Solutions 1993 mitbegründet, um Familien, die Hausangestellte beschäftigen, Gehaltsabrechnungs- und Steuerdienstleistungen anzubieten. Kathy hat umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von „Nanny Tax“-Lohnsteuerabrechnungen. Sie ist die Autorin zahlreicher Artikel zu diesem Thema und wurde im Wall Street Journal, in Kiplinger’s Personal Finance und im Congressional Quarterly vorgestellt. Sie beriet auch Mitarbeiter des Senats bei der Ausarbeitung des Nanny Tax Law von 1994.
Webb ist Absolventin des Boston College mit magna cum laude. Sie ist die ehemalige Präsidentin der International Nanny Association, dem führenden Berufsverband in der Branche der häuslichen Kinderbetreuung.