Ein Geschäftsbrief ist ein formeller Brief. Anders als ein Lebenslauf oder ein Anschreiben kann er mehr als eine Seite lang sein und enthält wahrscheinlich sechs Teile:
Die Überschrift
Die Überschrift enthält die Absenderadresse mit dem Datum in der letzten Zeile. Manchmal ist es notwendig, vor dem Datum eine Zeile mit einer Telefonnummer, einer Faxnummer oder einer E-Mail-Adresse einzufügen. Oft wird eine Zeile zwischen der Adresse und dem Datum übersprungen. Es ist nicht notwendig, eine Absenderadresse zu schreiben, wenn Sie Briefpapier verwenden, auf dem die Absenderadresse bereits aufgedruckt ist, aber Sie sollten immer ein Datum verwenden. Achten Sie darauf, dass die Überschrift am linken Rand steht.
Beispiel:
Ms. Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
Juni 28, 2011
Empfängeradresse
Dies ist die Adresse, an die Sie Ihren Brief senden. Achten Sie darauf, dass sie so vollständig wie möglich ist, damit der Brief sein Ziel erreicht. Geben Sie immer Titelnamen (z. B. Dr.) an, wenn Sie diese kennen. Diese steht, wie die andere Adresse, am linken Rand. Wenn ein Standardpapier im Format 8 ½“ x 11″ auf ein Drittel gefaltet wird, damit es in einen normalen 9″-Geschäftsumschlag passt, sollte die innere Adresse durch das Fenster im Umschlag erscheinen (falls vorhanden). Achten Sie darauf, dass nach der Überschrift und vor der Empfängeradresse eine Zeile ausgelassen wird, dann eine weitere Zeile nach der inneren Adresse vor der Begrüßung ausgelassen wird. Ein Beispiel für einen Musterbrief finden Sie am Ende dieses Blattes.
Die Anrede
Die Anrede (oder Begrüßung) in einem Geschäftsbrief ist immer formell. Sie beginnt oft mit „Sehr geehrter {Name der Person}“. Auch hier sollten Sie den Titel der Person angeben, wenn Sie ihn kennen (z. B. Frau, Herr oder Dr.). Wenn Sie sich über den Titel oder das Geschlecht der Person nicht sicher sind, verwenden Sie nur den Vornamen. Zum Beispiel würden Sie nur den Vornamen der Person verwenden, wenn die Person, an die Sie schreiben, „Jordan“ heißt und Sie nicht wissen, ob sie sich als männlich, weiblich oder nicht-binär identifiziert.
Die Anrede endet immer mit einem Doppelpunkt.
Der Hauptteil
Der Hauptteil ist der Kern Ihres Briefes. Bei Block- und modifizierten Blockbriefformaten setzen Sie jeden Absatz in ein Leerzeichen und richten ihn links aus. Achten Sie jedoch darauf, zwischen jedem Absatz eine Leerzeile zu lassen, egal in welchem Format. Achten Sie auch darauf, eine Zeile zwischen der Anrede und dem Hauptteil sowie zwischen dem Hauptteil und dem Schluss auszulassen.
Der höfliche Schluss
Der höfliche Schluss ist eine kurze und höfliche Bemerkung, die Ihren Brief beendet. Der Schluss beginnt mit der gleichen Begründung wie Ihr Datum und eine Zeile nach dem letzten Absatz des Hauptteils. Schreiben Sie das erste Wort Ihres Schlusses (Danke) groß und lassen Sie vier Zeilen für eine Unterschrift zwischen dem Schluss und dem Namen des Absenders. Nach dem Schluss sollte ein Komma folgen.
Die Unterschriftszeile
Nach dem Schluss lassen Sie mindestens vier Zeilen für die Unterschrift frei und schreiben dann den Namen des Absenders. Wenn Sie den Brief ausdrucken und per Post verschicken, unterschreiben Sie mit Kugelschreiber. Diese Zeile enthält Ihren Vor- und Nachnamen und oft auch eine mittlere Initiale, obwohl dies nicht erforderlich ist. Sie können Ihren Titel voranstellen, um zu zeigen, wie Sie angesprochen werden möchten (Frau, Mrs., Dr.).
Die Unterschrift sollte mit blauer oder schwarzer Tinte erfolgen.
Anlagen
Wenn Sie Dokumente beifügen, wie z.B. einen Lebenslauf, können Sie dies angeben, indem Sie eine Zeile darunter „Anlagen“ schreiben. Sie können auch den Namen jedes Dokuments angeben.
Format und Schriftart
Viele Unternehmen haben ihren eigenen Stil für das Schreiben eines Geschäftsbriefs, aber hier sind einige gängige Beispiele.
Block
Das gängigste Layout für einen Geschäftsbrief ist das sogenannte Blockformat. In diesem Format ist der gesamte Brief linksbündig und einzeilig mit Ausnahme eines doppelten Leerzeichens zwischen den Absätzen.
Modifizierter Block
Der modifizierte Block ist ein weiterer beliebter Typ eines Geschäftsbriefs. Der Brieftext und die Absender- und Empfängeradresse sind linksbündig und einzeilig angeordnet. Allerdings werden bei diesem Format das Datum und das Schlusswort zur Mitte hin eingerückt.
Semi-Block
Der am wenigsten verbreitete Stil wird als Semi-Block bezeichnet. Darin ist jeder Absatz eingerückt statt linksbündig.
Schrift
Die Standardschrift für Geschäftsbriefe ist Times New Roman, Größe 12. Es können aber auch gut lesbare Schriftarten wie Arial verwendet werden.
Musterbrief
{Hinweis: Ihr Name kommt nur unten hin}
Ihre Absenderadresse (keine Abkürzungen für Straße, Allee, etc.)
Ihre Stadt, PLZ
Datum (schreiben Sie entweder wie 4. Juni 2004 oder 4. Juni 2004)
Vor- und Nachname der Person, der Sie schreiben
Adresse
Stadt, PLZ
Sehr geehrter Mr./Ms. Whomever:
In dem ersten Absatz stellen Sie vor, worüber Sie schreiben und was Sie von ihnen wollen.
In den folgenden Absätzen erklären Sie die Art Ihres Problems und was sie für Sie tun können. Im letzten Absatz sollten Sie dem Empfänger für seine Zeit und seine Bemühungen in Ihrem Namen danken. Lassen Sie ihn außerdem wissen, dass Sie sich mit ihm in Verbindung setzen werden oder dass er Sie bei Fragen kontaktieren kann.
Mit freundlichen Grüßen,
{vier Leerzeichen, damit Ihre Unterschrift hier erscheinen kann}
Jane Doe