Der erste Eindruck: Man bekommt nie eine zweite Chance, ihn zu hinterlassen, und bei Ruby® Receptionists dreht sich alles darum, ihn großartig zu gestalten.
Für unsere virtuellen Empfangsmitarbeiterinnen ist das Beantworten des Telefons eine Chance, ihre Superfreundlichkeit unter Beweis zu stellen. Die Begrüßung eines Unternehmens spielt eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, einen tadellosen Eindruck auf den Anrufer zu machen, und wir lieben es, neuen Kunden dabei zu helfen, Begrüßungen zu erstellen, die beeindrucken!
Ohne weiteres Zutun finden Sie hier drei von Ruby geprüfte Elemente, die Sie beim Beantworten des Telefons verwenden sollten:
Eine Begrüßung.
Ich weiß, Sie sind schockiert.
Aber das Wichtigste zuerst: Es reicht nicht aus, nur Ihren Firmennamen zu nennen. Beginnen Sie die Begrüßung Ihrer Firma mit „Hallo“ oder „Danke für Ihren Anruf“ oder, wenn die meisten Ihrer Anrufer in der gleichen Zeitzone sind, versuchen Sie es mit „Guten Morgen/Nachmittag“. Besser noch: Kombinieren Sie zwei oder drei dieser Optionen in Ihrer Begrüßung!
Begrüßen Sie Ihre Anrufer mit ein paar warmen Worten, bevor Sie etwas anderes sagen. Ein bisschen Höflichkeit kann viel bewirken!
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Ihr Firmenname.
Nun, „Hallo“ ist eine tolle Art, eine Begrüßung zu beginnen, aber es macht keine Begrüßung aus. Wenn Ihr Unternehmen das Telefon nur mit „Hallo“ beantwortet, sollten Sie pronto ein Firmentreffen einberufen und diesen Schwachsinn verwerfen. In der Tat kann ein einfaches „Hallo“ für Anrufer verwirrend sein und sie dazu bringen, sich zu fragen, ob sie die richtige Nummer gewählt haben. Nennen Sie immer Ihren Firmennamen, wenn Sie Anrufe entgegennehmen. Sie würden es hassen, wenn ein potenzieller Kunde auflegt, weil er denkt, dass er sich verwählt hat, oder?
Ein Angebot zur Unterstützung.
„Wie kann ich Ihnen helfen?“ Ah, was für schöne Worte. Lassen Sie Ihre Anrufer wissen, dass Sie ihnen den Tag versüßen wollen, indem Sie Ihre Begrüßung mit einer Frage abrunden. „Wie kann ich Ihnen heute helfen?“ und „Wie kann ich Ihnen helfen?“ sind zwei grundsolide Optionen. Leiten Sie Anrufe weiter, anstatt Fragen zu stellen, wenn Sie das Telefon beantworten? Versuchen Sie vielleicht: „Wie kann ich Ihren Anruf weiterleiten?“ Gibt es eine Frage, die Sie jedem Anrufer stellen müssen? Fragen Sie sie! („Darf ich bitte Ihre Kontonummer haben?“)
Da jeder Kunde das Gefühl haben möchte, berücksichtigt zu werden, sorgt die Beendigung Ihrer Begrüßung mit einer hilfreichen Frage für ein großartiges Kundenerlebnis auf Schritt und Tritt.
Ihre strahlende Begrüßung:
Nachdem alles gesagt und getan ist, sollte das fertige Produkt wie folgt aussehen, äh…eher klingen: „Guten Morgen! Danke, dass Sie die Firma ABC angerufen haben. Wie kann ich Ihnen heute helfen?“
Ich fühle mich gut, wenn ich das lese.
Natürlich ist Ihre Begrüßung nur ein Teil der erstaunlich-einprägsamen-unschlagbaren Gleichung für die Anrufbearbeitung. Holen Sie sich die vollständige Anleitung in unserem umfassenden Leitfaden zur Anrufbehandlung!