Vorlagen in Microsoft Word für juristische Dokumente erstellen

In fast jeder Rolle in einer juristischen Kanzlei werden Sie mehrere Dokumente für Mandanten, Fälle und finanzielle Zwecke erstellen müssen. Jede Art von Dokument erfordert oft das gleiche Format mit Überschriften, Logos, Schriftarten, Abständen und mehr.

Erstellen Sie Vorlagen und speichern Sie diese für die unternehmensweite Verwendung, um bestimmte Designs und Stile zu speichern und bereitzuhalten. Mit diesem einen Schritt können Sie bei jedem Dokument mehrere Minuten Zeit einsparen und so schneller arbeiten, ohne dass es zu schwerwiegenden Fehlern kommt.

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Warum sind Vorlagen für eine Anwaltskanzlei so wichtig?

Traditionell ist es nicht unüblich, alte Dokumente zu „suchen, umzubenennen und zu ändern“, um neue Informationen einzugeben. Dies lässt jedoch viel Raum für Fehler, und es besteht ein hohes Risiko, dass Metadaten aus der vorherigen Datei übernommen werden. Ganz zu schweigen davon, dass dies ein langsamer und unhandlicher Prozess ist.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Vorlagen, die Ihnen helfen wird, effizienter zu arbeiten.

Fangen Sie neu an

Es kann verlockend sein, ein bestehendes Dokument zu verwenden und Ihre Vorlage von dort aus zu erstellen. Widerstehen Sie der Versuchung. Formatänderungen und Inkonsistenzen in diesem Dokument werden Ihnen in das nächste folgen und die Wahrscheinlichkeit für Fehler erhöhen.

Starten Sie Ihre Vorlage stattdessen auf diese Weise:

1. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter
2. Doppel-Klick auf Computer oder Dieser PC in Office 2016 Programmen
3. Benennen Sie Ihre Vorlage
4. Wählen Sie Ihren Dokumententyp
5. Speichern und fertig

Jetzt haben Sie eine frische, neue Vorlage, die Sie für aktuelle und zukünftige Zwecke perfektionieren können.

Hinweis: Dieser Vorgang funktioniert für folgende Programme: Excel, Word, PowerPoint, Access 2016 und 2013 sowie Visio Standard 2016 und Visio 2013.

Sie können auch Vorlagen aus früheren Versionen von Office 2013 und 2016 verwenden, indem Sie die Dateien im Ordner „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ speichern. Wenn Sie in einer älteren Version von Office arbeiten, verwenden Sie diese Anleitung für Vorlagen in Word 2003.

Formatieren der Standarddokumentvorlage

Wenn Sie Word öffnen, sind verschiedene Einstellungen wie Schriftart (Calibri), Größe (11) und grundlegende Ränder (1″ rundherum) für das Standarddokument vorhanden. Wenn Sie wissen, dass Ihre Arbeitsdokumente andere Einstellungen benötigen, können Sie diese leicht ändern.

Für die Standardschriftart:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle auf der Seite Ihrer neuen Vorlage

1. Klicken Sie auf „Schriftart“
2. Stellen Sie im Dialogfeld „Schriftart“ Ihre bevorzugte Schriftart und -größe ein
3. Klicken Sie unten links auf „Als Standard speichern“
4. Wählen Sie aus, ob Sie dies nur für diese Vorlage als Standard festlegen möchten, oder für alle Dokumente

Für Standardränder:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Layout“
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter „Ränder“
3. Stellen Sie Ihre bevorzugten Ränder ein
4. Wählen Sie „Als Standard festlegen“ unten links im Dialogfeld

Auf die gleiche Weise können Sie die Standardeinstellungen für Absatzeinzüge und Abstände öffnen und festlegen

Für Word 2010 verwenden Sie diese Anleitung für Abstände.

Nahezu jede Option für Abstände, Schriftarten oder Formatvorlagen lässt sich als Standard festlegen, suchen Sie einfach nach der Option „Als Standard speichern“ in der Dialogbox, wenn Sie Ihre Einstellungen vornehmen.

Einrichten von Formatvorlagen

Wenn Sie die Standardeinstellungen vorgenommen haben, können Sie Ihre Formatvorlagen einrichten. Mit der Funktion „Formatvorlagen“ können Sie benutzerdefinierte Formatierungsoptionen erstellen oder vorhandene Formatierungen ändern, z. B. Schriftart, Farbe und Einrückung, die auf Überschriften, Titel, Listen usw. angewendet werden.

Um die Formatvorlagen in Word 2016 einzurichten:

1. Formatieren Sie Text so, wie Sie es wünschen, indem Sie Schriftart, Größe, Farbe auswählen, und mehr
2. Markieren Sie Ihren formatierten Text
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text (das Dialogfeld „Schriftart“ wird geöffnet)
4. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Galerie der Formatvorlagen
5. Wählen Sie die Option „Formatvorlage erstellen“
6. Wählen Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage und klicken Sie auf „Ok“

Sie können so viele Formatvorlagen erstellen, wie Sie benötigen. Wenn es dann an der Zeit ist, eine bestimmte Art von Überschrift oder Text in Ihrem Dokument zu verwenden, ist die vorgefertigte Formatvorlage bereits vorhanden.

Weitere Kurztipps

• Benennen Sie jede Vorlage und Formatänderung, die Sie vornehmen, mit einem aussagekräftigen Titel. Wenn Sie zum Beispiel eine virtuelle Anwaltsgehilfin sind, die mit mehreren Mandanten jongliert, sollten Sie Überschriften und Vorlagen basierend auf dem Namen des jeweiligen Mandanten und der Art des Dokuments, zu dem es gehört, speichern.
• Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt zur ursprünglichen Word-Standardvorlage zurückkehren möchten, suchen Sie einfach nach der Vorlage „Normal“.
• Über die Registerkarte „Einfügen“ können Sie leere Seiten und Deckblätter hinzufügen oder die Einstellungen für Kopfzeile, Fußzeile und Seitenzahl ändern.

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