Was ist der Unterschied zwischen kassenbasierter und periodengerechter Buchhaltung?

In Wirklichkeit haben Sie mit Ihrem Projekt im April 4.000 $ verdient; kein schlechter Gewinn. Ihre periodengerechte Abrechnung zeigt dies in Form einer Forderung in Höhe von 5.000 $. Würden Sie hingegen nach dem Kassenprinzip abrechnen, würde es so aussehen, als ob Sie 1.000 $ für die Materialien verloren hätten, da Sie noch keine Bareinnahmen verbucht haben. Wenn Sie diese Zahlung im Mai erhalten, würde die Cash-Basis einen großen Gewinn ausweisen, obwohl Sie das Projekt im Mai nicht durchgeführt haben.

Während die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zugegebenermaßen einfacher ist, gibt die Periodenabgrenzung ein genaueres „Bild“ davon, was in Ihrem Unternehmen wirklich vor sich geht. Sie macht es viel einfacher, die Einnahmen mit den zugehörigen Ausgaben abzugleichen – selbst wenn sie in verschiedenen Monaten gezahlt wurden -, so dass Sie Ihre wahre Rentabilität verfolgen können.

Was verlangt das Finanzamt?

Sie fragen sich vielleicht, wie diese beiden Methoden im Vergleich zueinander stehen, wenn es zur Steuerzeit kommt. Für die meisten kleinen Unternehmen ist die verwendete Buchhaltungsmethode optional. Nach dem kürzlich verabschiedeten Tax Cuts and Jobs Act können kleine Unternehmen bis zu einem Einkommen von 25 Millionen US-Dollar pro Jahr Einkommenssteuern auf Cash-Basis einreichen. Da die meisten kleinen Unternehmen unter diese Grenze fallen, scheint dies ein weiterer Gewinn für die Cash-Basis zu sein. Aber ist es das auch?

Unglücklicherweise beginnt die Cash-Basis-Buchhaltung zu scheitern, lange bevor Sie die 25-Millionen-Dollar-Marke erreichen. Es ist eigentlich näher an 1 Million Dollar pro Jahr. Wenn Unternehmen über diesen Punkt hinaus wachsen, müssen sie einige wichtige strategische Entscheidungen treffen. Sie brauchen ihre Jahresabschlüsse, um Einblicke in das Geschäft zu erhalten, die eine Cash-Basis-Rechnung einfach nicht bieten kann.

Darauf gehen wir in einer Sekunde ein, aber hier ist etwas, das Sie erst einmal im Hinterkopf behalten sollten: Die IRS erlaubt Ihnen, eine andere Methode zur Steuerberechnung zu verwenden als Sie für Ihre eigene interne Nachverfolgung. Mit anderen Worten: Ihr Steuerberater kann ein paar Umrechnungen vornehmen und Ihre Steuern auf Bargeldbasis einreichen, während Sie die tieferen Einblicke der periodengerechten Buchführung genießen, die Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens helfen.

Hier ist, warum jeder eigentlich beides braucht

Die Wahrheit ist, dass sowohl die Kassen- als auch die Periodenbuchhaltung ihre Vorteile haben. Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, werden Sie wahrscheinlich insgeheim ein bisschen von beiden nutzen. Lassen Sie mich erklären, was ich meine.

Einer der größten Vorteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, dass sie Ihnen ein genaues Bild davon gibt, wie viel Geld tatsächlich den Besitzer wechselt. Wenn Sie nicht so schnell Bargeld einnehmen, wie Sie es ausgeben, werden Sie in Schwierigkeiten geraten. Wenn Sie Verkäufer und Lieferanten sofort bezahlen müssen, aber darauf warten, dass Ihre eigenen Kunden in 30 Tagen zahlen, werden Sie ewig Rechnungen hinterherlaufen und hoffen, dass die Lichter anbleiben.

Aus diesem Grund müssen periodengerechte Unternehmen eine Kapitalflussrechnung verwenden. Es ist eine Möglichkeit, den Überblick über die liquiden Mittel zu behalten und gleichzeitig die aufgelaufenen Einnahmen und Ausgaben zu berücksichtigen. Indem Sie den Cashflow verfolgen, prognostizieren Sie etwaige Engpässe, bei denen Ihnen das Geld ausgehen könnte, bevor die nächsten Zahlungen eintreffen.

Unternehmen, die die Cash-Methode verwenden, verlassen sich manchmal auf die Prinzipien der Periodenabgrenzung, auch wenn sie diese nicht in den Büchern aufzeichnen. Erinnern Sie sich an die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung? Wenn Sie einen Kunden haben, der Ihnen Geld schuldet, zählen Sie die Tage, bis Sie den Scheck erwarten können, obwohl Sie nirgendwo ein Forderungskonto in Ihren Büchern führen. Das Gleiche gilt, wenn Sie eine bevorstehende Mietzahlung zu leisten haben.

Das größte Manko der kassenbasierten Buchführung ist die Schwierigkeit, die Leistung Ihres Unternehmens zu messen. Um wirklich einen guten Überblick über Ihre Leistung zu bekommen, müssen Sie KPIs (Key Performance Indicators) festlegen und verfolgen. Stellen Sie sich diese als den Cholesterinspiegel, den Blutdruck und die Herzfrequenz Ihres Unternehmens vor. Diese variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber Sie müssen die Möglichkeit haben, sie zu verfolgen und zu sehen, wie sie sich verändern, um die Gesundheit Ihres Unternehmens wirklich zu verstehen. Leider ist das auf Kassenbasis so gut wie unmöglich.

Um Ihre Rentabilität zu verfolgen, müssen Sie nicht nur wissen, wie viel Geld ein- und ausgeht, sondern auch, wie diese Beträge miteinander verbunden sind. Sie müssen wissen, wie viel mit jeder Periode und den Transaktionen aus dieser Periode verbunden ist. Dies ist das Matching-Prinzip, über das wir bereits gesprochen haben. Sie müssen Ihre Ausgaben mit den Einnahmen abgleichen, die sie mit verursacht haben. Die Periodenabgrenzung macht dies möglich.

Welche ist die richtige für Sie?

So, welche Buchhaltungsmethode ist die richtige für Ihr Unternehmen? Wenn Sie ein sehr einfaches, kleines Unternehmen führen – wie ein dienstleistungsbasiertes Einzelunternehmen – ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vielleicht genau das Richtige für Sie. Es kann Ihren Buchhaltungsprozess rationalisieren und Ihnen Zeit sparen.

Auf der anderen Seite ist die Abgrenzungsmethode ein Muss, wenn:

• Sie haben Inventar. Die meisten Unternehmen mit Inventar benötigen eine periodengerechte Buchführung, auch für die Steuern. Sie benötigen sie auch, um den Wert des Inventars in der Bilanz zu sehen und die Kosten der verkauften Waren in der Gewinn- und Verlustrechnung abzubilden. Andernfalls haben Sie einen sehr niedrigen Monat, wenn Sie Ihr Inventar kaufen und einen unrealistisch hohen Monat, wenn Sie es verkaufen.

• Sie haben im Voraus für eine Dienstleistung oder für Ihre Miete bezahlt und müssen diese Ausgaben auf die Monate verteilen, in denen Sie sie tatsächlich nutzen (z.B. Aufteilung einer jährlichen Abonnementgebühr in 12 monatliche Ausgabeneinträge).

• Ihre Kunden haben Sie im Voraus für Arbeit bezahlt, die Sie noch nicht erledigt haben. Sie müssen wissen, wie sich dies auf Sie auswirkt, da es sich bei den geschuldeten Leistungen um eine Form der Verbindlichkeit handelt.

• Ihr Unternehmen besitzt eine Anlage und möchte die Abschreibung über die Nutzungsdauer der Anlage erfassen und verfolgen.

• Sie streben eine Bankfinanzierung an (die meisten Banken verlangen eine periodengerechte Rechnungslegung nach GAAP, um Ihr Risiko und Ihr Potenzial als Kreditnehmer zu bewerten.)

Fazit

Wenn Sie nach dieser kurzen Übersicht denken, dass die Periodenrechnung für Ihr Unternehmen besser ist, haben Sie wahrscheinlich recht. Scheuen Sie sich nicht, die Umstellung vorzunehmen und die Vorteile zu nutzen.

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