Während des Projektlebenszyklus werden Sie viele Meetings mit Ihren Stakeholdern haben. In den meisten Meetings besprechen Sie und Ihre Teammitglieder den Projektstatus, Probleme und Pläne. Andere Meetings betreffen das Management und den Kunden.
Diese Meetings haben ihre Bedeutung, doch das Kickoff-Meeting ist einzigartig.
Das PMI hat das Kickoff-Meeting in der 6. Auflage des PMBOK Guide eingeführt. Es ist ein Werkzeug und eine Technik des „Develop Project Management Plan“-Prozesses.
Was ist ein Kickoff-Meeting?
Das Kickoff-Meeting ist das erste Treffen der Projektbeteiligten beim Start eines neuen Projekts oder einer neuen Phase.
Dieses Meeting kann hochrangige Stakeholder wie den Projektsponsor, das Management, den Projektmanager und einige Teammitglieder umfassen. Innerhalb des Projektteams bezieht es jedoch den Projektmanager und die Teammitglieder ein. Dieses Meeting gibt dem Projektmanager die Möglichkeit, die gemeinsamen Ziele zu definieren und einen Konsens zu finden.
Ein Kickoff-Meeting ist ein wertvolles Instrument, um die Teammitglieder zu motivieren, die Projektziele zu erreichen.
Wann findet das Kickoff-Meeting statt?
Bei kleinen Projekten findet das Kickoff-Meeting unmittelbar nach der Initiierungsphase statt und schließt alle Teammitglieder ein. Für viele Teammitglieder wird dies das erste Treffen mit anderen Mitgliedern sein und ist daher eine Gelegenheit, die anderen kennenzulernen.
Bei kleineren Projekten gibt es nur ein Kickoff-Meeting.
Bei größeren Projekten führen Sie das Kickoff-Meeting durch, wenn die Planung abgeschlossen ist und die Ausführung ansteht. Wenn das Projekt mehrphasig ist, können Sie zu Beginn jeder Phase ein Kickoff-Meeting abhalten.
Wenn sich das Projekt über ein großes geografisches Gebiet erstreckt, halten Sie ein virtuelles Kickoff-Meeting ab, damit die Teammitglieder über das Internet kommunizieren können.
Der Zweck eines Kickoff-Meetings
Ein Projektteam besteht aus neuen Teammitgliedern, daher ist eine Einführungssitzung unerlässlich. Diese Sitzung bietet den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich gegenseitig kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen und das gegenseitige Verständnis zu fördern.
In der Sitzung können Sie Projektziele, Annahmen, Einschränkungen, zu liefernde(s) Ergebnis(e), Herausforderungen, Methoden, Verfahren, Pläne, Arbeitsumgebung und die Rollen der einzelnen Beteiligten usw. besprechen.
Ein erfolgreiches Kickoff-Meeting kann den Ton für das Projekt vorgeben. Es stellt sicher, dass die Stakeholder auf einer Wellenlänge sind und ein gemeinsames Verständnis der Projektziele haben. Es hilft ihnen, sich darauf zu einigen, wie sie als Team arbeiten wollen.
Ein Kickoff-Meeting hilft Kunden, eine Beziehung zum Projektteam aufzubauen und zu verstehen, wie das Projekt ablaufen wird.
Wie führt man ein erfolgreiches Kickoff-Meeting durch?
Große Projekte können interne und externe Kickoff-Meetings haben.
Interne Kickoff-Meetings werden zwischen den Teammitgliedern und dem Management abgehalten, um das Projekt zu verstehen.
Sie helfen den Teammitgliedern dabei, sich auf das Meeting mit dem Kunden vorzubereiten und unnötige Fragen zu vermeiden. Es stärkt das Vertrauen der Teammitglieder.
Nach der Durchführung des internen Kickoff-Meetings führen Sie das externe Kickoff-Meeting mit dem Kunden durch. Dies ist eine Gelegenheit für Sie, den Kunden und seine Erwartungen zu verstehen, alle Zweifel auszuräumen und den Ablauf des Projekts zu erklären.
Um ein erfolgreiches Kickoff-Meeting durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Setzen Sie die Agenda
- Leiten Sie das Meeting
- Schließen Sie das Meeting
Setzen Sie die Agenda
Sie sollten sich für die Themen entscheiden, die im Meeting besprochen werden sollen.
Sie fügen eine Einführungssitzung ein, stellen das Projekt und seine Ziele, Meilensteine, Annahmen und Einschränkungen vor und haben am Ende eine Frage-Antwort-Runde.
Verwenden Sie Präsentationen, um Ihre Überlegungen zu erläutern.
Senden Sie diese Agenda vor der Durchführung des Meetings, damit sich die Teilnehmer vorbereiten und aktiv mitarbeiten können.
Leiten Sie das Meeting
Stellen Sie sich vor und bitten Sie die anderen, das Gleiche zu tun. Danach schreiben Sie die Tagesordnung aus und erklären die Themen, die in der Besprechung besprochen werden sollen.
Erläutern Sie anschließend das Projekt, seine Ziele, einen kurzen Überblick über den Projektumfang und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder.
Besprechen Sie das Kommunikations- und Berichtswesen: z.B. wie Sie Informationen mit den Stakeholdern kommunizieren. Sie legen die Agenda fest, die mit dem Kunden besprochen werden soll. Abschließend führen Sie eine Q&A-Sitzung durch.
Erläutern Sie die Projektcharta und ihren Inhalt. Sagen Sie ihnen, dass dies die Anfangsphase ist und Sie ihre Hilfe bei der Entwicklung eines detaillierten Projektmanagementplans benötigen.
Setzen Sie die Erwartungen fest. Erläutern Sie zum Beispiel Arbeitsaufgaben, Rotation, Urlaubsverfahren usw.
Diskutieren Sie die wichtigen Stakeholder und deren Bedürfnisse und Rollen. Erklären Sie das Kommunikations- und Berichtswesen. Legen Sie z. B. die Berichtsformate und die Kommunikationshäufigkeit fest.
Schließlich erklären Sie das Projekt, seine geschäftlichen Anforderungen und warum es für den Kunden und das Unternehmen wichtig ist. Führen Sie diesen Teil mit dem Kunden durch. Sie sollten den Kunden im Voraus informieren, damit er sich auf das Treffen vorbereiten kann.
Sie können alle bedeutenden Risiken oder Einschränkungen besprechen, denen das Projekt ausgesetzt sein könnte, und wie Sie diese überwinden werden.
Schließen Sie das Meeting
Am Ende halten Sie eine Frage-und-Antwort-Runde ab und ermutigen die Teilnehmer, alle Zweifel, die sie haben, zu klären.
Abschließend bedanken Sie sich bei den Teilnehmern und bitten sie, sich an Sie zu wenden, wenn sie weitere Fragen haben.
Nach dem Ende der Besprechung erstellen Sie das Besprechungsprotokoll und senden es an die Teilnehmer sowie an diejenigen, die nicht zur Besprechung gekommen sind.
Nutzen eines Kickoff-Meetings
Das Kickoff-Meeting hat folgende Vorteile:
- Es hilft den Teammitgliedern, sich gegenseitig kennenzulernen.
- Es zeigt die Autorität und die Führungsqualitäten des Projektmanagers.
- Es hilft den Teammitgliedern, die Projektziele zu verstehen.
- Es ermöglicht den Stakeholdern, die Meilensteine, Risiken, Annahmen und Einschränkungen des Projekts zu verstehen.
- Es hilft dem Projektmanager, die Unterstützung der Stakeholder zu gewinnen.
- Es bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, Zweifel zu klären.
- Es bringt die Stakeholder auf die gleiche Seite.
Zusammenfassung
Ein Kickoff-Meeting ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektabschlusses. Es hilft Ihnen, das Projekt mit minimalen Hindernissen durchzuführen und abzuschließen. Dies ist ein Moment, in dem Sie Ihre Fähigkeiten demonstrieren und das Vertrauen der Stakeholder in Ihr Projekt aufbauen können. Hier legen Sie die Erwartungen der Stakeholder an das Projekt fest.