Haben Sie schon einmal eine E-Mail an einen Lehrer geschrieben und eine verspätete Antwort erhalten, oder eine, die nicht wirklich die Frage beantwortet hat, die Sie gestellt haben? In weniger als einem Absatz hinterlassen Ihre E-Mails einen Eindruck bei der Person, die sie liest, was sich auf die Pünktlichkeit und Genauigkeit ihrer Antwort auswirkt. Egal, ob Sie in der High School oder im College sind, E-Mail-Kommunikation mit Lehrern und Dozenten ist üblich. Irgendwann werden Sie sich dabei ertappen, dass Sie eine Frage zu einer Aufgabe haben und eine E-Mail verfassen, um die Antwort zu erhalten. Im Folgenden finden Sie Tipps für das Versenden guter E-Mails, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Sie eine schnelle und hilfreiche Antwort erhalten und gleichzeitig die Zeit des Lehrers respektieren.
Anmerkung: „Ausbilder“ und „Lehrer“ werden in diesem Artikel synonym verwendet. Wenn Sie an einen High-School-Lehrer oder einen College-Dozenten schreiben, gelten die gleichen Prinzipien.
Verwenden Sie formelle Begrüßungen
Viele Male beginnen Studenten E-Mails mit „Hey“ oder gar keiner Begrüßung. Beginnen Sie immer mit einer Begrüßung; das ist freundlich und höflich gegenüber dem Empfänger. Beginnen Sie zum Beispiel mit „Sehr geehrter Herr Gonzalez“ oder „Hallo Frau Smith“. Wenn Sie den Ausbilder oder Lehrer noch nie zuvor getroffen haben (vielleicht versuchen Sie, in eine volle Klasse zu kommen oder die Abteilung zu wechseln), beginnen Sie immer mit „Sehr geehrte/r“, da dies formeller ist.
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Liebe ,
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Hallo ,
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Guten Morgen ,
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Guten Abend ,
Verwenden Sie formelle Schlusszeilen
Geben Sie immer eine Verabschiedung an, besonders in Ihrer ersten E-Mail. „Mit freundlichen Grüßen“ ist immer eine gute Option. „Alles Gute“ und „Mit freundlichen Grüßen“ sind ebenfalls formale, angemessene Optionen. Fügen Sie immer Grüße und Abschlüsse ein, um einen respektvollen und höflichen Eindruck zu hinterlassen.
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Mit freundlichen Grüßen,
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Mit freundlichen Grüßen,
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Alles Gute,
Personalisieren Sie Grüße mit Namen und überprüfen Sie die Rechtschreibung
Wenn Sie eine E-Mail mit einem einfachen „Guten Morgen“ oder „Hallo“ erhalten würden, hätten Sie dann das Gefühl, dass die E-Mail für Sie personalisiert ist? Fügen Sie immer den Namen der Person in die Begrüßung ein, wenn Sie sie an eine bestimmte Person senden. Schauen Sie auf der Website Ihrer Schule, im Personal-/Fakultätsverzeichnis oder im Lehrplan nach Namen. Überprüfen Sie die Schreibweise von Namen immer doppelt. Ein falsch geschriebener Name kann einen negativen Eindruck erwecken. Zeigen Sie dem Dozenten, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihn korrekt anzusprechen.
Verwenden Sie förmliche Anreden, dann folgen Sie der Reihe nach
Wenn Ihr Lehrer oder Dozent nicht ausdrücklich sagt, dass er mit der Anrede beim Vornamen einverstanden ist, beginnen Sie immer förmlich. Achten Sie besonders bei Hochschullehrern darauf, wie sie ihre E-Mails abzeichnen. Wenn sie mit „Molly“ oder „Julio“ unterschreiben, dann können Sie sie in Ihrer nächsten E-Mail mit ihrem Vornamen ansprechen (da sie sich selbst so angesprochen haben). Wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Titel Sie jemanden ansprechen sollen (z.B. „Dr.“, „Professor“, „Frau“ oder „Herr“), machen Sie eine kurze Suche auf der Website Ihrer Schule und sehen Sie im Lehrplan nach. Welchen Titel verwendet diese Person für sich selbst?
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„Lieber Dr. Morales“ statt „Liebe Molly“
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„Lieber Mr. Johnson“ statt „Lieber Julio“
Verfassen Sie Ihre E-Mail in Microsoft Word, nicht im E-Mail-Programm
Verfassen Sie Ihre E-Mail in einer Textverarbeitungssoftware, nicht im E-Mail-Programm selbst (also nicht in Gmail, Outlook, etc.). Es kann peinlich werden, wenn Sie versehentlich auf „Senden“ klicken, bevor Sie die E-Mail fertig verfasst und Korrektur gelesen haben. Wenn Sie die E-Mail in einem Textverarbeitungsprogramm verfassen, können Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchführen, bevor Sie die E-Mail senden. Kopieren Sie die Nachricht und fügen Sie sie in das E-Mail-Programm ein, wenn Sie fertig sind.
Bieten Sie Kontext für den Dozenten
Vor allem im College haben Ihre Dozenten vielleicht Hunderte von Studenten. Machen Sie in Ihrer E-Mail deutlich, in welcher Klasse und Sektion Sie sind. Die Angabe der spezifischen Klasse und Sektion hilft dem Dozenten, Ihre Anfrage am schnellsten zu verstehen und effizient zu beantworten. Wenn er erst herausfinden muss, in welcher Klasse Sie sind, frisst das seine Zeit und verzögert seine Antwort. Zum Beispiel: „Ich bin in Ihrem SOC 101, Sek. 8 Kurs am MWF von 10-11 Uhr.“
Sagen Sie Danke
Jeder mag es, wenn man sich bedankt. Ihre Lehrer und Ausbilder helfen Ihnen gerne, aber sie sind beschäftigt. Erkennen Sie an, dass ihre Zeit (wie Ihre) wertvoll ist, und sagen Sie irgendwo in Ihrer E-Mail Danke. Zum Beispiel: „Danke für Ihre Zeit“ oder „Danke für Ihre Hilfe; ich weiß es wirklich zu schätzen!“
Wollen Sie einen noch positiveren Eindruck hinterlassen? Wenn Sie einen Lehrer während der Sprechstunde besuchen, schicken Sie ihm eine kurze E-Mail, in der Sie sich für die Zeit bedanken, die er sich für Sie genommen hat.
Behalten Sie es kurz
Lassen Sie es bei weniger als 150 Wörtern. Diese Wortzahl ist keine feste Regel, aber je knapper Ihre E-Mail ist und trotzdem alle relevanten Informationen enthält, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine schnelle Antwort erhalten. Wenn Lehrer lange E-Mails lesen und herausfinden müssen, worum der Schüler bittet, nimmt das mehr Zeit in Anspruch. Prägnant zu sein, zwingt Sie auch dazu, darüber nachzudenken, was Sie den Lehrer wissen lassen wollen oder was Sie eigentlich fragen.
Können Sie ein persönliches Treffen in Erwägung ziehen
Können Sie nicht in weniger als 150 Worten ausdrücken, was Sie zu sagen versuchen? Vielleicht ist ein persönliches Gespräch besser. Sprechstunden oder Einzelgespräche mit Dozenten können eine gute Gelegenheit sein, eine persönliche Beziehung zum Lehrer aufzubauen. Nutzen Sie die Sprechstunden, um das Beste aus Ihrer Schulerfahrung herauszuholen.
Korrekturlesen, Rechtschreibprüfung und Großschreibung
Wenn Dozenten E-Mails in „Text-Lingo“ mit Abkürzungen, nicht großgeschriebenen Wörtern (wie „i“) und Rechtschreibfehlern erhalten, kann dies den Studenten als „schlampig“ oder „faul“ darstellen. Sie wollen nicht, dass Ihr Ausbilder denkt, dass Sie sich nicht genug um den Kurs kümmern, um die E-Mail noch einmal zu lesen und diese Tippfehler zu erkennen. Zeigen Sie sich als Profi und nutzen Sie E-Mails als Übung für die zukünftige Kommunikation am Arbeitsplatz.
Schreiben Sie eine spezifische Betreffzeile
Eines der wichtigsten Elemente einer E-Mail ist die Betreffzeile. Die Betreffzeile sagt dem Empfänger der E-Mail sofort, worum es in der Nachricht geht. Betreffzeilen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, und eine klare, spezifische Betreffzeile wird mit größerer Wahrscheinlichkeit richtig und effizient beantwortet als etwas Vages wie „Klasse“ oder „Frage“. Geben Sie in Ihren Betreffzeilen die Klasse und die spezifische Anfrage an. Zum Beispiel: „ENGL 201: Frage zu Hausaufgaben“ oder „CHEM 112: Persönliche Abgabe oder Canvas für Labor 1?“
Hier ist eine Beispiel-E-Mail an einen College-Dozenten, die diese Prinzipien verwendet:
Von: [email protected]
Subject: BIOL 112: Citation Style Preference for Paper 1
Sehr geehrter Herr Professor Gonzalez,
Ich bin in Ihrem Kurs BIOL 112 Sec. 002 in Gebäude 1, TTH von 1-3pm. Für die BIOL 112 Literaturübersicht, die am 30. September fällig ist, welchen Zitierstil sollten wir verwenden? APA, MLA, oder einen anderen Stil?
Danke für Ihre Zeit und Hilfe!
Mindy Manners
Gezählte Werke/zusätzliche Ressourcen
Panter, M. (2019). How to write a professional email. AJE Scholar. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). Wie man eine perfekte professionelle E-Mail auf Englisch schreibt: 7 nützliche Tipps. Grammarly. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). Wie man eine E-Mail mit militärischer Präzision schreibt. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision