Bewerten Sie die aktuelle Geschäftsreisepraxis Ihres Unternehmens.
Wie oft schicken Sie Mitarbeiter ins Ausland, wie viel geben Sie pro Reise aus, und was bewirken diese Reisen?
Was noch wichtiger ist: Welche Probleme und Beschwerden haben Ihre Mitarbeiter häufig, wenn sie auf Geschäftsreise sind? Eines davon: Vielleicht fällt es Ihnen schwer, den Überblick über den Aufenthaltsort des Reisenden während der Reise zu behalten. Oder vielleicht können Sie die Koordination zwischen dem Büro und dem Reisenden verbessern, wenn Flüge verspätet sind. Vielleicht übersteigen Ihre Transportkosten ständig das Budget, weil Sie immer erstattungsfähige Tickets buchen, obwohl nur ein winziger Prozentsatz Ihrer Reisen umdisponiert oder storniert wird.
Um das herauszufinden, müssen Sie die Geschäftsreisedaten Ihres Unternehmens sammeln und Trends erkennen. Beurteilen Sie die Praktiken, die funktionieren, und die, die nicht funktionieren.
Identifizieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens für Geschäftsreisen.
Was wollen Sie mit jeder Reise erreichen? Rechtfertigen die Ergebnisse die Zeit und die Kosten der Reise?
Wenn Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie schreiben oder überarbeiten, stellen Sie sicher, dass sie Ihnen hilft, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Es ist eine gute Idee, mit den Mitarbeitern zu sprechen – besonders mit den neueren und jüngeren – um herauszufinden, ob sie das Gesamtbild verstehen, wie ihre Geschäftsreisen zum Unternehmen beitragen.
Ermitteln Sie auch, was Sie mit der Erstellung der Richtlinie am meisten erreichen wollen. Ist es zum Beispiel Ihre oberste Priorität, Geld zu sparen? Ist es, den Mitarbeitern mehr Flexibilität beim Reisen zu bieten? Lassen Sie sich von den Prioritäten – denen des Unternehmens und denen der Reisenden – leiten.
Bestimmen Sie, wie flexibel Sie sein wollen.
Wie viel Spielraum wollen Sie den Mitarbeitern geben? Sie könnten ihnen zum Beispiel die freie Wahl von Flügen und Unterkünften überlassen, solange sie im Rahmen Ihres Budgets bleiben. Sie könnten Partner-Fluggesellschaften und -Hotels vorgeben und die Mitarbeiter unter diesen auswählen lassen.
Denken Sie daran, dass asiatische Geschäftsreisende laut McKinsey doppelt so häufig wie ihre europäischen Kollegen Wochenenden einplanen, wenn sie Reisedaten buchen. Dieser Trend wird „Bleisure“-Reisen genannt, also die Verlängerung von Geschäftsreisen für die Freizeit. Wenn Sie dies zulassen – was Sie wahrscheinlich tun sollten, wenn Sie eine Firmenreiserichtlinie für moderne Reisende schreiben – können Sie die Richtlinie nutzen, um eine klare Linie zwischen dem Verantwortungsbereich des Unternehmens und dem des Mitarbeiters zu ziehen.
Auswahl von Alternativen.
Wenn Ihre Reisepraktiken Mitarbeiter derzeit auf Hotels beschränken, sollten Sie Alternativen wie Airbnb in Betracht ziehen. Das heißt, Sie müssen die Vor- und Nachteile der Nutzung von Shared Services abwägen. Dazu gehören Kosten, Komfort und Sicherheit.
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die es vorziehen, Shared Services zu nutzen, wenn sie geschäftlich reisen, fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen – sowohl nach den positiven als auch nach den negativen Aspekten.
Entscheiden Sie, wie Sie die Richtlinie durchsetzen werden.
Werden Geschäftsreisen von einer externen Agentur oder von Ihrem eigenen Verwaltungsteam verwaltet? Wenn ersteres, prüfen Sie, ob Sie genügend Budget haben, da externe Travel-Management-Pakete typischerweise eher für große Unternehmen als für KMUs geeignet sind. Wenn letzteres der Fall ist, finden Sie heraus, wie viel Bandbreite Ihr Verwaltungs- oder HR-Team für die Abwicklung von Reisearrangements hat.
Auf der anderen Seite nutzen heute mehr Unternehmen digitale Tools, um ihre Richtlinien automatisch durchzusetzen – also können Sie prüfen, ob das auch bei Ihnen funktioniert. Dies geschieht in der Regel durch das Hochladen der Richtlinien in eine App oder ein Managementsystem, das auch Buchungen und andere Reisearrangements abwickelt und die Kontrolle für die Einhaltung der Richtlinien implementiert. Digitale Tools eignen sich auch gut für kleine Unternehmen, die ihren Mitarbeitern in der Regel zutrauen, ihre Flüge und Unterkünfte selbst zu buchen.
Testen Sie auch die Einfachheit oder Komplexität der Durchsetzung der Richtlinie. Machen Sie es nicht zu kompliziert, wenn Sie wollen, dass sich die Mitarbeiter daran halten.
Denken Sie an Ihre Zielgruppe, wenn Sie die Richtlinie schreiben und formatieren.
Es muss kein reines Textdokument sein, das in einer sehr formalen Sprache geschrieben ist. Ihr Ziel ist es schließlich, dass die Mitarbeiter die Richtlinie lesen und verstehen. Wer will schon ein Dokument lesen, das keinen Weißraum hat und nicht so klingt, als wäre es für Menschen geschrieben?
Machen Sie Ihre Firmenreiserichtlinie leicht zu merken, indem Sie sie kurz und einfach halten. Am besten verwenden Sie eine klare, eindeutige und spezifische Sprache. Verwenden Sie bei Bedarf Fotos, Diagramme und Tabellen. Stellen Sie sicher, dass die Zwischenüberschriften klar formatiert sind, damit die Mitarbeiter bei Bedarf leicht darauf verweisen können.
Wenn Sie die oben genannten Richtlinien befolgt haben, ist es an der Zeit, Ihre Richtlinie zu schreiben (oder zu überarbeiten).